Einladungen annehmen: Aufbau, Tipps & Muster
Die Zusage zu einer Einladung ist nicht nur eine höfliche Geste, sondern zeigt dem Gastgeber auch Wertschätzung und Verlässlichkeit. Ob geschäftlich oder privat – mit einer gut formulierten Zusage sorgen Sie für einen positiven Eindruck und sichern sich einen Platz bei der Veranstaltung.
Einladung zusagen: Was muss man beachten?
Auf den Inhalt der Einladung sollte man jedenfalls genau eingehen. Alle Ungewissheiten seitens des Gastgebers gilt es in der Zusage zu beantworten. Viele Gastgeber geben in der Einladung an, ob und wie viele Begleitpersonen etwa zur Hochzeit erwünscht sind. In der Zusage sollte man die Frage nach der genauen Anzahl beantworten. Manchmal gibt es auch das Angebot einer persönlichen Abholung an Tag der Feier vom nächstgelegenen Bahnhof oder Flughafen. Auch darauf wird in der Rückmeldung eine Antwort erwartet.
Sollte der Gast offene Fragen haben, werden diese am besten ganz prägnant als letzter Satz vor der Grußformel oder als PS (Postskriptum) eingebaut, damit sie jedenfalls gelesen werden. Wenn Sie sicher gehen wollen, können Sie für eine Terminbestätigung das Datum und die Uhrzeit des Anlasses noch einmal in der Zusage erwähnen.
Zusage einer Einladung – Aufbau und Inhalte
Einladungsschreiben – insbesondere im Geschäftsbereich – verlangen oft eine strukturierte und präzise Antwort. Der Aufbau einer Zusage umfasst:
- Bezug auf den Anlass: Beziehen Sie sich auf die Einladung und das zugrundeliegende Ereignis, im ersten Satz oder bereits im Betreff.
- Danksagung für die Einladung: Zeigen Sie Wertschätzung, indem Sie sich zunächst höflich bedanken.
- Bestätigung der Teilnahme: Drücken Sie klar aus, dass Sie gerne teilnehmen werden.
- Optional – weiterführende Infos: Sollten Sie mit Begleitung kommen, ist es wichtig, deutlich zu kommunizieren, wer alles an dem Event teilnehmen wird. Wurden zudem nach speziellen Wünschen oder auch Einschränkungen (z. B. das Essen betreffend) gefragt, gilt es diese Fragen stets zu beantworten.
- Klärung offener Fragen: Sollten noch Fragen Ihrerseits bestehen zur Veranstaltung, können Sie diese nachfolgend ergänzen.
- Abschließende Grußformel: Verabschieden Sie sich höflich und lassen Sie, wenn nötig, eine Kontaktmöglichkeit offen.
Formulierung: Wie schreibt man eine Zusage auf eine Einladung?
Ist man sich über Sprachgebrauch (formell/locker) und Form (Brief/E-Mail) im Klaren, kann auch schon begonnen werden. Die Zusage sollte kurz und deutlich sein, alle grundlegenden Informationen sollten daraus hervorgehen. Wichtig ist alle Ungewissheiten zu klären und die eigenen Fragen zu stellen, damit einem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung nichts mehr im Wege steht.
Für eine formelle Zusage kann es schwierig sein, die richtigen Worte zu finden, deshalb hier ein Beispiel bzw. Mustertext:
Form der Einladung beachten
Um den richtigen Ton zu treffen, muss bei einer Zusage ebenso wie einer Absage zuallererst die Form der Einladung betrachtet werden. Wurde die Einladung telefonisch ausgesprochen? Wurde der Gast per E-Mail kontaktiert? Auch der Postweg ist eine beliebte Möglichkeit, eine Einladung zu übermitteln. Die Zusage überbringt man am besten auf dem gleichen Weg, auf dem auch schon die Einladung erfolgt ist.
Auch zu beachten ist die Sprache der Einladung, vor allem wenn diese schriftlich vorliegt. Sehr formelle Einladungen sind auch ebenso höflich zu beantworten, lockere Einladungen lassen mehr Freiraum.
Abkürzungen in Einladungen
Oftmals werden gängige Formulierungen auf Einladungen abgekürzt. Hier ein Überblick über die häufigsten Abkürzungen:
Abkürzung | Bedeutung | Erklärung | Beispiel |
s.t. | sine tempore ohne Zeit | Der Gastgeber legt besonderen Wert auf Pünktlichkeit. Zu diesem Zeitpunkt sollte der Gast nicht erst eintreffen, sondern bereits alle Vorbereitungen (Registration, Platz finden) getroffen haben. | Die Vorstellung beginnt um 19:00 Uhr s.t. |
c.t. | cum tempore mit Zeit | Offizielle Veranstaltungen beginnen in der Regel genau 15 Minuten (akademisches Viertel) nach dem genannten Zeitpunkt. Bei mit c.t. gekennzeichneten privaten Veranstaltungen kann das akademische Viertel aus verschiedenen Gründen meist nicht punktgenau eingehalten werden, zum Beispiel durch die persönlichen Begrüßung der Gäste. | Einlass: 19:00 c.t. |
u.A.w.g. | um Antwort wird gebeten | Diese Formulierung ist (nicht mehr häufig) am Ende eines Einladungsbriefes anzutreffen. Eine Rückmeldung bis zum genannten Datum ist Pflicht. | u.A.w.g. bis 11.10.2023 |
r.s.v.p. | répondez s’il vous plaît bitte antworten Sie | Ebenso wie die vorher genannte Abkürzung ist auch diese am Ende einer formellen Einladung zu finden. Besonders wenn sich diese an ein internationales Publikum richtet, kann diese Abkürzung sinnvoll sein. Wieder ist mit einer Zusage oder Absage zu antworten. | r.s.v.p. by October 11, 2023 |
Einladung zusagen – bis wann?
Im Idealfall sollten Sie eine Einladung so früh wie möglich bestätigen. Das gibt dem Gastgeber Planungssicherheit und hilft ihm, die Veranstaltung besser zu organisieren. Eine gute Faustregel ist, die Einladung innerhalb einer Woche zu beantworten. Wenn Details wie die Uhrzeit oder der Ort unklar sind, sollten Sie diese vor der Zusage erfragen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Einladung zusagen: ein Fazit
Eine Einladung zu einem besonderen Anlass – sei es eine Einladung zur Hochzeit, ein Geschäftsessen oder ein Spatenstich – erweckt zumeist besondere Freude bei dem Gast. Die Zusage sollte freundlich und kurz erfolgen, und dennoch alle Informationen enthalten.
Beim Erscheinen zur Veranstaltung wird oft besonders auf Pünktlichkeit Wert gelegt. Auch ein kleines Geschenk, wie zum Beispiel Blumen oder Wein, ist nie fehl am Platz.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
