Ghostwriting: Tipps zum Schreiben im Namen der Führungskraft
E-Mail-Entwurf, Social-Media-Post oder Fachartikel – das Schreiben von Texten für andere ist ein Kompetenzfeld im Assistenzberuf. Hier geben Assistenzen wertvolle Einblicke und zeigen praxisnahe Umsetzungsmöglichkeiten. Inklusive Checkliste und Tipps für Dos and Don’ts.
Was in der Unternehmenskommunikation und in der Politik längst etabliert ist, wird in Unternehmen eher stillschweigend praktiziert: Ghostwriting, also das Schreiben im Namen anderer. Doch dieser Bereich bietet eine spannende Perspektive für Assistenzen. Vom E-Mail-Entwurf über die Eventnachbereitung bis zu LinkedIn-Kommentaren – wer nah an der Führungskraft arbeitet, weiß, wie sie denkt, spricht und sich positioniert.
Genau das macht die Assistenz zur perfekten Ghostwriterin. Einige Assistenzen sprechen über ihre Erfahrungen. Und wie es sich für Ghostwriter gehört, möchten sie hier anonym bleiben.
Erfahrung, Vertrauen, Verständnis
„Ich bin Tippgeberin, Tonfinderin und manchmal auch Übersetzerin“, sagt eine Assistenz, die seit mehreren Jahren eng mit ihrer Führungskraft zusammenarbeitet. „Wenn meine Führungskraft auf Reisen ist, treibe ich Projekte voran, formuliere Antworten und halte Dienstleister auf dem Laufenden.“ Die Abstimmung erfolgt oft pragmatisch: eine kurze WhatsApp-Nachricht, ein E-Mail-Vermerk, der Rest liegt in der Verantwortung der Assistenz.
Dieses Vertrauen basiert auf Erfahrung, klaren Absprachen und gegenseitigem Verständnis. „Ich spreche nie ohne Rückfrage Dinge im Namen meiner Führungskraft ab – nicht bei wichtigen Kunden und auch nicht bei der Geschäftsführung. Das ist ein absolutes No-Go für mich“, berichtet sie. Diese Haltung sorgt für Sicherheit auf beiden Seiten. „Für Fragen ist immer Zeit – Vertrauen spielt eine große Rolle, ebenso die Erfahrung im jeweiligen Thema.“ Diese Fähigkeiten zur sprachlichen Anpassung und inhaltlichem Verständnis sind zentral für jede Ghostwriting-Aufgabe.
Die Assistenz als Social-Media-Support
Auch im Bereich LinkedIn wird die Rolle der Assistenz zunehmend relevanter. Immer mehr Führungskräfte wissen, wie wichtig ein erfolgreicher und regelmäßiger Auftritt auf dieser Plattform ist. Was oft fehlt, ist die Zeit, dies wirklich strategisch durchzuführen und aktiv zu sein. So ist gerade in den Minuten vor einem Post und in der ersten Stunde nach einem Post Aktion auf LinkedIn wichtig: für den Algorithmus und damit für die Sichtbarkeit. „Ja, ich bin online, wenn ein Beitrag für meine Führungskraft veröffentlicht wird und kommentiere Reaktionen direkt. Zusätzlich habe ich eine Routine: ein- bis zweimal am Tag schaue ich aktiv in die Plattform. Das reicht aus, um nichts zu verpassen.“
Diese Assistenz berichtet, dass sie selbst aufgeregt ist, wie der von ihr – für ihre Führungskraft – geschriebene Beitrag bei der Community ankommt. Außerdem verwendet sie Fachsprache und ähnliche Wörter wie ihre Führungskraft. Eine andere Assistenz berichtet: „Ich beobachte, welche Kommentare eingehen, reagiere mit einem kurzen Dank oder like den Kommentar. Bei inhaltlichen Fragen stimme ich mich mit der Führungskraft ab.“ Dies zeigt die unterschiedlichen Wirkungsgrade, die die Assistenzen besetzen können. Es wird vorab gemeinsam mit der Führungskraft besprochen, wann und wie reagiert werden soll.
Checkliste: Erfolgreiches Ghostwriting im Office-Alltag
- Kommunikationswege definieren: Wer spricht über welche Kanäle? Welche Form ist wann sinnvoll?
- Formulierungshilfen entwickeln: Vorlagen, Lieblingsbegriffe oder Zitate dokumentieren.
- Kommentar-Monitoring einrichten: Wer reagiert wie auf welche Nachrichten? Wer informiert die Führungskraft bei wichtigen Kontakten?
- Vernetzungsstrategie festlegen: Wie werden neue Kontakte angesprochen? Mit oder ohne Nachricht? In welchem Stil?
- Grenzen definieren: Was bleibt in der Verantwortung der Führungskraft? Welche Reaktionen oder Nachrichten erfordern Rücksprache?
Unsichtbar, aber erfolgreich
Die Nachbereitung einer Veranstaltung ist meist wichtiger als die Vorbereitung. Hierbei geht es besonders darum, neue Bekanntschaften direkt zu kontaktieren und den Zusammenhang zum Treffen herzustellen. Doch auch bestehende Kontakte mit Informationen zu versorgen, über die man bei der Veranstaltung gesprochen hat, sollte zeitnah geschehen. Eine wunderbare Gelegenheit für Assistenzen, dies für die eigene Führungskraft zu übernehmen und damit aktiv die Netzwerke der Führungskraft zu pflegen.
Nach Events prüfen sie, mit wem Gespräche geführt wurden, und helfen bei der Kontaktpflege. „Ich bereite kurze Nachrichten vor, mit denen ich meine Führungskraft bei LinkedIn vernetze. Wenn es tiefer geht, übernimmt die Führungskraft.“ Dieses Zusammenspiel spart Zeit und macht professionelle Kommunikation erst möglich. Eine andere Assistenz beschreibt: „Ich schreibe nicht für mich. Ich schreibe für ihn.“ Sie fühlt sich dabei als strategische Partnerin, auch wenn ihr eigener Name dabei unsichtbar bleibt. „Nur weil ich antworte, bedeutet das nicht, dass ich mich vordränge. Ich sorge dafür, dass meine Führungskraft im Gespräch bleibt – schnell, stimmig, professionell.“
Dos and Don’ts für Ghostwriter-Assistenzen
Dos:
- Klare Absprachen: Was darf wie kommuniziert werden?
- Kontext klären: Wer ist der Empfänger? Welche Tonalität ist gefragt?
- Feedback einholen: Wurde die Nachricht wie gewünscht verstanden?
- Wissen, wann man zurückdelegiert: Tiefergehende Gespräche führt die Führungskraft.
- Fragen stellen: Bei Unsicherheiten nicht vorschnell handeln, sondern Rücksprache halten.
- Inhalte mehrfach prüfen: Rechtschreibung, Tonalität und Wirkung kontrollieren.
- Sprache adaptieren: Wie kommuniziert meine Führungskraft? Welche Worte oder Satzteile werden häufig verwendet?
- Reaktionen auswerten: Welche Themen kommen gut an?
Don‘ts:
- Keine eigenmächtigen Aussagen in kritischen Kontexten.
- Keine Postings ohne Rücksprache.
- Kein Überschreiten der eigenen Rolle ohne klare Rückkopplung.
Kommunikation ist Teamarbeit
Die Fähigkeit, Inhalte im Namen der Führungskraft zu formulieren, ist Ausdruck einer engen, eingespielten Zusammenarbeit. Sie erfordert Vertrauen, Fingerspitzengefühl und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen. Gleichzeitig muss immer klar sein: Die letzte Entscheidung liegt bei der Führungskraft. Es bedeutet, die Haltung in Worte zu fassen, Nuancen zu treffen und dabei stets das richtige Maß zwischen Initiative und Rücksprache zu finden. „Ich gehe nie davon aus, dass meine Meinung automatisch auch seine ist. Kommunikation bedeutet, sich immer wieder abzustimmen – auch über scheinbare Kleinigkeiten“, sagt eine Assistenz.
Ghostwriting zeigt: Kommunikation ist Teamarbeit – und die Assistenz längst mehr als nur die Stimme im Hintergrund, sondern Mitgestalterin einer professionellen Außenwirkung.
Saskia Hagendorf ist Beraterin für effektive Zusammenarbeit und virtuelle Assistenz. Nach ihrem Studium im Tourismus- und Eventmanagement und Erfahrungen in Assistenzfunktionen gründete sie 2018 ihr eigenes Unternehmen. Als zertifizierte SCRUM Product Ownerin unterstützt sie Führungskräfte, CEOs und Assistenzteams mit Workshops, Coaching und Programmen zu Themen wie Delegation, Aufgabenmanagement, Produktivität und virtueller Zusammenarbeit. Zudem ist sie als Podcast-Host und Autorin eine Impulsgeberin für moderne Assistenz und New Work.
