Erinnerungsmails schreiben

Wir von working@office geben Ihnen in diesem Artikel die passenden Werkzeuge für ein kurzes Erinnerungsschreiben an die Hand. Mit unseren Tipps finden Sie garantiert die richtigen Worte, wenn Sie das nächste Mal eine Erinnerungsmail an Führungskräfte, Mitarbeitende oder externe Partner*innen schreiben. Unsere Mustervorlagen und Beispiele dienen Ihnen dabei als Orientierung, um individuelle und freundliche Erinnerungen zu formulieren.

Das Wichtigste in Kürze:

• Höflich und präzise formulieren: Eine Erinnerungsmail sollte freundlich, aber bestimmt sein. Klare Handlungsaufforderungen und konkrete Fristen helfen, Missverständnisse zu vermeiden.
• Betreffzeile mit Bedacht wählen: Die Betreffzeile sollte den Anlass der Erinnerung deutlich machen, z. B. „Zahlungserinnerung“ oder „Terminerinnerung“.
• An den Empfänger angepasst: Der Ton der Erinnerungsmail sollte je nach Empfänger variieren – bei Führungskräften respektvoll und unterstützend, bei Kollegen kollegial und direkt.
• Tools effektiv nutzen: Digitale Kalender und E-Mail-Programme wie Outlook können automatisierte Erinnerungen und Erinnerungsmails effizient unterstützen.

Proaktive Erinnerungen formulieren

Trotz aller Höflichkeit ist es wichtig, dass die Botschaft der Mail – die freundliche Erinnerung an einen Termin – nicht aus dem Fokus gerät. Es sollte daher immer deutlich werden, wann der Erinnerte was zu tun hat. Insbesondere bei dieser Art der Korrespondenz ist eine zielgerichtete Kommunikation wichtig. Besonders wichtig: Die Autorität des Gegenübers nicht zu untergraben.

Friendly Reminder-E-Mail: Beispiele, die Sie kennen sollten

Mustervorlagen unterstützen Sie dabei, den richtigen Ton für Erinnerungsschreiben zu treffen. Nutzen Sie diese Formulierungen, um eine Reminder-E-Mail zu verfassen:

Mit solchen sogenannten „friendly Remindern“ (Deutsch: freundlichen Erinnerungen) bleiben Sie stets höflich, treten aber dennoch bestimmt und selbstsicher auf. Achten Sie darauf, die Erinnerungsmail Vorlagen und Musterbriefe nur als Orientierung zu nehmen. Schreiben Sie nicht immer den gleichen Text, sondern ändern Sie die Formulierung je nach Situation leicht ab.

Freundliche Erinnerung im Namen der Führungskraft – Vorlage

Eine Assistenzkraft muss sich allerdings nicht hinter ihrer Führungskraft verstecken. Da es ihre Aufgabe ist, an Termine zu erinnern, Aufgaben zu erledigen und Fristen einzuhalten, steht es ihr zu, selbstbewusst aufzutreten und auch bei ranghöheren Personen um Zuarbeit zu bitten. Trotzdem spielt Höflichkeit weiterhin eine wichtige Rolle, wenn man eine Erinnerung formuliert.

👉 Alles rund um eine professionelle Terminvereinbarung haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Freundliche Reminder selbstbewusst schreiben – Vorlage

Abhängig von der Struktur des Unternehmens ist es möglich, die Anfrage für Zuarbeit nicht direkt an die Führungskraft zu überstellen, sondern den Vorgang über deren Assistenzkraft abzuwickeln. Diese befindet sich dann in der Pflicht, die entsprechenden Information einzuholen oder die Bitte weiterzuleiten. So entsteht kein direkter Kontakt zur Führungsperson. 

Musterbeispiele für Veranstaltungserinnerungen – Vorlage

Eine Veranstaltung steht an, aber die Führungskräfte haben Ihnen noch nicht mitgeteilt, ob sie teilnehmen können. Sie warten auf die Rückmeldung von Geschäftspartnern auf Ihre Einladung zum Event.

Zahlungserinnerungen: Mahnungen höflich formulieren

Auch das Schreiben von Zahlungserinnerungen liegt meistens im Aufgabenbereich der Assistenz oder des Sekretariats. Sie leisten damit eine wichtige Zuarbeit, wenn zum Beispiel ein Kunde noch nicht bezahlt hat. Oftmals stecken keine fragwürdigen Beweggründe hinter den offenen Rechnungen, sondern ein Missverständnis.

Ein Mahntext sollte wie jeder andere Geschäftsbrief stets freundlich, aber auch proaktiv formuliert sein, sodass die Botschaft der Zahlungserinnerung bzw. der Mahnung beim Empfänger ankommt. Ein zu schnelles Mahnwesen kann viele Kunden verärgern, besonders wenn sie bezahlt haben oder es gerade vorhatten.

Höfliche Erinnerung an Führungskräfte 

Führungskräfte sind nicht selten auf Erinnerungen angewiesen. Sie müssen jeden Tag eine Vielzahl von Terminen einhalten und verlieren vermeintliche Kleinigkeiten schnell aus den Augen. Ihre Aufgabe als Assistenzkraft liegt darin, die Führungskraft durch den Tag zu begleiten und sie regelmäßig und frühzeitig an bevorstehende Termine zu erinnern. 

Diese Form der Erinnerung sollte durchaus proaktiv und selbstständig geschehen, damit kein Termin vergessen wird. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Behalten Sie den Überblick über anstehende Termine und offene Punkte, um Ihrer Führungskraft den Rücken freizuhalten.

Wie kann um Zuarbeit von Führungskräften gebeten werden?

Um die Zuarbeit von Führungskräften kann auf unterschiedliche Weisen gebeten werden. Die Bitte kann einerseits in Form einer Aufforderung, andererseits in Form einer freundlichen Erinnerung verfasst werden. Es muss jederzeit sichergestellt sein, dass die betroffene Person sich in ihrer Autorität nicht untergraben fühlt, weil sie eine Aufgabe zugewiesen bekommt. 

Die Basis liegt auch hier im Ton der Nachricht. Eine respektvolle, aber bestimmte Aufforderung zur Zuarbeit ist wichtig, sodass die Botschaft jederzeit deutlich wird. 

Mögliche Formulierungen für die Bitte um Zuarbeit über die Assistenz

Erinnerungsmail an Kollegen schreiben: Typische Fälle

Auch untereinander müssen sich Kolleg*innen häufig an Termine erinnern. Hier kann das Spektrum der Erinnerungen ebenfalls von privaten Terminen über Firmenmeetings bis hin zu Deadlines reichen. Trotz der Tatsache, dass es sich um hierarchisch gleichpositionierte Mitarbeiter handelt, ist eine höfliche Umgangsform und gegenseitiger Respekt ein absolutes Muss.

Im Arbeitsleben spielt es keine Rolle, wie gut das zwischenmenschliche Verhältnis ist. Wenn jemand an einen anstehenden Termin erinnert werden muss, sollte er diese Erinnerung akzeptieren. Dabei ist es ratsam, persönliche Vorlieben oder Abneigungen außen vor zu lassen. 

Woran innerhalb eines Unternehmens unter Kolleg*innen am meisten erinnert wird:

• Deadlines
• Meetings und Besprechungen
• Kundengespräche 
• Rückmeldefristen
• Geburtstage von Kollegen oder Führungskräften 
• Veranstaltungen

Tipps für Erinnerungsschreiben und Erinnerungsmails im Büroalltag

Damit es im Büroalltag nicht zu Versäumnissen wichtiger Termine kommt, sind ein effektives Terminmanagement und eine gute Terminorganisation empfehlenswert. Nutzen Sie hierfür zum Beispiel die automatische Erinnerungsfunktion von Outlook oder Projektmanagement-Programme wie:

• Trello
• Asana
• Wunderlist

👉 Sie erinnern Sie automatisch an anstehende Termine. 

Führungskräfte tragen innerhalb eines Unternehmens viel Verantwortung. Diese geht einher mit jeder Menge Terminen, die es wahrzunehmen gilt. Sie müssen ständig abrufbar sein und eng mit verschiedenen Kunden zusammenarbeiten, damit diese dem Unternehmen erhalten bleiben. 

Sowohl die Koordination der Termine als auch das Erinnern daran ist die Aufgabe der Assistenzkraft. Häufig haben Führungskräfte nicht einmal einen Überblick über ihre Termine, sondern verlassen sich voll und ganz auf ihre „rechte Hand“. Umso wichtiger ist es, dass die Assistenz den entsprechenden Überblick über die Termine hat und sich nicht davor scheut, ihren Chef mit einem kurzen Erinnerungsschreiben darauf hinzuweisen.

Outlook effizient für Erinnerungen nutzen

Über das E-Mail-Programm Outlook ist es möglich, Termine, die per Mail verschickt werden, automatisch in den Kalender zu übernehmen. Dementsprechend wird der Empfänger der E-Mail am Tag des Events und ein weiteres Mal kurz vor dem Event an den entsprechenden Termin erinnert. Da es sich hierbei um einen automatisierten Prozess handelt, muss der E-Mail-Empfänger den Termin nicht noch einmal manuell in einem seiner Kalender eintragen. Einen Termin zu verpassen, wird so quasi unmöglich.

Es ist hierfür empfehlenswert, dass der entsprechende Outlook-Kalender im Unternehmen geteilt wird. So können andere Personen erkennen, wann der/ die Vorgesetze in einem Termin sitzt und somit nicht erreichbar ist. Man sollte sich hier auch nicht davor scheuen, der Führungskraft Termine in den Kalender zu packen.

Smartphone Assistants für Terminerinnerungen einsetzen

Abgesehen von Outlook kann man auch von den Smartphones als ständige Begleiter profitieren. So können zum Beispiel Smartphone Assistants zur Erinnerung an Termine eingesetzt werden. Die wohl bekanntesten sind Siri und der Google Assistant.

Aufgrund der Tatsache, dass sie mit dem Kalender des Smartphones gekoppelt sind, können sie auf Nachfrage die Termine des Tages überprüfen und auflisten. Da die Assistants auf Sprachbefehle reagieren, können die eigenen Termine in Erfahrung gebracht werden, ohne das Mobiltelefon in die Hand nehmen zu müssen. Auch ein proaktives Erinnern und die Verbindung mit dem Outlook-Kalender sind möglich.

Fazit: So wichtig sind Erinnerungen und terminliche Zuarbeit

Jeder Mensch wird jeden Tag von irgendwem an etwas erinnert. Es ist völlig normal, dass sich das Gehirn des Menschen nicht jeden Termin merken und sich an jedes Detail erinnern kann. Insbesondere mit Blick auf Geschäftstermine ist es jedoch essenziell, dass diese eingehalten werden. Nur so ist es möglich, dass Führungskräfte Kunden und Geschäftspartnern gerecht werden und sich eine gute Unternehmensstruktur entwickeln kann.

Daher ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter aufeinander verlassen können. Insbesondere Führungskräfte sind auf regelmäßige Erinnerungen angewiesen, wenn es um die Planung und Organisation von Terminen geht.