So nutzen Sie M365 Copilot sinnvoll und zeitsparend â Fokus: Outlook
Der M365 Copilot hat sich zu einem praxistauglichen KI-Werkzeug entwickelt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den M365 Copilot sinnvoll, strukturiert und zeitsparend in verschiedenen Tools einsetzen können. Dieses Mal im Fokus: Outlook.
Besonders in Outlook wird deutlich, welches Potenzial der Copilot fĂŒr die Assistenzarbeit bietet. Die tĂ€gliche E-Mail-Flut, Terminabstimmungen und Meetingvorbereitungen gehören zu den zentralen Aufgaben im Office-Alltag. Genau hier setzt der M365 Copilot an. Im Fokus stehen Zeitersparnis, bessere Ăbersicht und eine strukturierte Vorbereitung.
Dabei gilt: Der Copilot trifft keine Entscheidungen. Was er nicht leistet, ist ebenso wichtig zu berĂŒcksichtigen. Der Copilot kann keine PrioritĂ€ten setzen, keine Risiken bewerten und keine politischen oder sensiblen Kontexte zuverlĂ€ssig einordnen. Gerade diese FĂ€higkeiten sind zentraler Bestandteil professioneller Assistenzarbeit. Die Verantwortung verbleibt jederzeit bei Ihnen.
E-Mails zusammenfassen
Lange E-Mail-VerlĂ€ufe sind zeitintensiv, insbesondere nach Abwesenheiten oder in arbeitsreichen Phasen. Sie mĂŒssen nicht jede einzelne Nachricht lesen, um den Kontext zu verstehen, denn der M365 Copilot kann bestehende Konversationen zusammenfassen und die wichtigsten Inhalte ĂŒbersichtlich darstellen. Das spart Zeit, ersetzt aber kein Gegenlesen. Implizite Zusagen oder politische Zwischentöne erkennt der Copilot nicht immer zuverlĂ€ssig.
FĂŒr den schnellen Ăberblick ist die Funktion dennoch sehr hilfreich, besonders bei groĂen Verteilerkreisen oder endlosen Antwortketten.
Oberhalb der geöffneten E-Mail steht Ihnen die Funktion Zusammenfassen durch Copilot zur VerfĂŒgung. Die Zusammenfassung wird direkt im Lesebereich angezeigt und gibt Ihnen einen schnellen Ăberblick ĂŒber den aktuellen Stand.
Typische Einsatzszenarien sind unter anderem:
- Schneller Ăberblick ĂŒber den Posteingang
- Reduzieren umfangreicher Antwortketten
- Erfassen von getroffenen Entscheidungen und offenen Aufgaben
ZusÀtzlich können auch AnhÀnge unterschiedlicher Dateitypen per Rechtsklick zusammengefasst werden, ohne diese separat zu öffnen. Der Copilot erkennt dabei den Bezug zur E-Mail sowie relevante Inhalte und Kernaussagen.
E-Mails schreiben
Der M365 Copilot unterstĂŒtzt Sie auf Wunsch auch beim Verfassen von E-Mails. Ăber das Stiftsymbol im Textfeld oder mit der Tastenkombination Alt + I öffnen Sie das Copilot-MenĂŒ. Geben Sie dort Stichpunkte oder kurze Hinweise zum gewĂŒnschten Inhalt ein und klicken Sie auf Generieren.
Der Copilot erstellt daraufhin einen E-Mail-Entwurf. Sie entscheiden anschlieĂend selbst, wie Sie mit dem Entwurf weiter verfahren. Der Text kann angepasst, gekĂŒrzt, vollstĂ€ndig ĂŒbernommen oder verworfen werden. Der Copilot dient dabei als UnterstĂŒtzung, nicht als Vorgabe.
Schreibstil personalisieren
Sollten sich die generierten Texte noch nicht wie Ihre eigenen anfĂŒhlen, können Sie den M365 Copilot an Ihren persönlichen Schreibstil anpassen. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie regelmĂ€Ăig viele Ă€hnliche E-Mails schreiben.
Ăffnen Sie dazu rechts oben die Copilot-Arbeitsleiste und geben Sie in der Promptbox folgenden Text ein:
Analysiere meine ausgehenden E-Mails der letzten 6 Monate, um meinen Schreibstil zu verstehen. Erstelle auf Basis der Ergebnisse benutzerdefinierte Anweisungen fĂŒr den M365 Copilot in Outlook, damit kĂŒnftige E-Mails genau in meinem Stil geschrieben werden. BerĂŒcksichtige Schreibstil, Tonfall und Nachrichtenstruktur. Formuliere die Anweisungen so, dass sie direkt in Outlook ĂŒbernommen werden können.
Kopieren Sie das Ergebnis und öffnen Sie anschlieĂend ĂŒber das Zahnradsymbol die Outlook-Einstellungen. WĂ€hlen Sie dort den Bereich Copilot und nun die Entwurfsanweisungen. Aktivieren Sie den Schieberegler und fĂŒgen Sie den kopierten Text ein.
ĂberprĂŒfen Sie die Anweisungen sorgfĂ€ltig und passen Sie diese gegebenenfalls an. Der Copilot orientiert sich kĂŒnftig dauerhaft an diesen Vorgaben. Diese Funktion steht ausschlieĂlich im neuen Outlook oder im Outlook im Web zur VerfĂŒgung. Â
Coaching-Funktion nutzen
Wenn Sie Ihre E-Mails weiterhin selbst formulieren möchten, können Sie den Copilot als Coaching-UnterstĂŒtzung einsetzen. Er gibt Hinweise zu Tonfall, VerstĂ€ndlichkeit und Leserwirkung. Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt, klicken Sie anschlieĂend auf das Stiftsymbol und wĂ€hlen Sie Coaching abrufen. Diese Funktion ist insbesondere bei sensiblen oder formellen Nachrichten hilfreich.
E-Mail-Muster analysieren und gezielt Vorlagen erstellen
Da Office Professionals hÀufig unter Zeitdruck arbeiten, lohnt es sich, wiederkehrende Muster zu identifizieren. Viele Assistenzen schreiben dieselben Inhalte immer wieder neu. Der Copilot kann helfen, solche Muster zu erkennen. Das spart langfristig Zeit, setzt aber voraus, dass man bereit ist, Vorlagen konsequent zu nutzen und zu pflegen.
Geben Sie dazu folgenden Prompt in die Copilot-Arbeitsleiste ein:
Analysiere meine ausgehenden E-Mails der letzten X Monate. Erkenne E-Mails mit Àhnlichem Aufbau oder wiederkehrenden Inhalten. Ziel ist es zu identifizieren, wo sich Vorlagen oder Textbausteine sinnvoll einsetzen lassen.
Auf Basis dieser Analyse können Sie gezielt Vorlagen erstellen und dauerhaft Zeit sparen.
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