Diese cleveren KI-Tools machen Sie produktiver als ChatGPT allein
KI-Nutzung beschränkt sich oft auf Standardtools wie Co-Pilot oder ChatGPT. Dabei gibt es längst spezialisierte Tools, die helfen, schneller und effizienter zu werden. working@office stellt kostenfreie und hilfreiche Tools vor.
Auch Team-Assistentinnen können eine Assistenz fürs Zeitmanagement gebrauchen: Motion AI fungiert wie ein persönlicher Terminplaner, der mitdenkt und sich laufend an die Realität im hektischen Berufsalltag anpasst. Die App verknüpft Aufgaben- und Kalenderverwaltung: Alle To-dos, Meetings, Pausen oder private Verpflichtungen landen automatisch im Google Kalender und werden in Echtzeit neu angeordnet, sobald sich Bedingungen ändern.
Verlängert sich ein Meeting oder kommt kurzfristig ein Notfall dazu, berechnet Motion den gesamten Tag und sogar die Woche neu, damit Deadlines und Pufferzeiten gewahrt bleiben.
Doch die Lieblingsfunktion aller Teamassistentinnen und Office Managerinnen ist die Kapazitätsprüfung: Motion erkennt, wenn der Kalender überfüllt ist, warnt frühzeitig und schlägt vor, Fristen zu verschieben, Aufgaben zu delegieren oder Prioritäten neu zu setzen. Dadurch sinkt der Planungsstress, weil nicht jede Anpassung von Hand erledigt werden muss. Aktuell können Sie die Lösung sechs Monate kostenlos testen. Mehr Infos: https://www.usemotion.com/features/ai-calendar
Bilder im Doppelpack
Der KI-Editor von Stable Diffusion des Londoner Unternehmens Black Technology macht sich kostenlos an die Arbeit, KI-Bilder zu erzeugen. Dazu laden Sie ein Referenzbild hoch, definieren den Stil des Bildes und das Format und schon legt die fleißige KI los und kredenzt zwei Bilder – im Animé- Design, fotorealistisch oder im Stil von Cyberpunk.
Das passt nicht zu Ihrer Unternehmenskultur? Auch 3D, Surrealismus und verschiedene Maler stehen zur Auswahl. Doch Achtung: 2026 wird sich Perfektion überholt anfühlen. KI übersättigt viele Kanäle mit makellosen, aber seelenlosen Inhalten. Unvollkommenheiten werden zu einem weit wertvolleren Signal, das sichtbare Menschlichkeit zeigt. Mehr Infos: https://stablediffusionweb.com/de/ai-image-editor
Übersetzen: Made in Germany
Wie oft müssen die aktuellen PowerPoint-Folien für das internationale Vertriebsmeeting oder der neue Flyer noch schnell in eine andere Sprache übersetzt werden? Mit DeepL übersetzen Sie den Inhalt beliebiger Dokumente oder Dateien in Formate wie PDF, Word-Doc, PowerPoint, Excel, HTML, SRT und TXT in über 100 Sprachen.
DeepL Translator übernimmt das ursprüngliche Layout, sodass Sie PDFs und andere Dateien praktisch auf Knopfdruck lokalisieren können. DeepL ist dabei so intelligent, lokale Redewendungen zu erkennen und einzubauen.
Um sicherzugehen, dass Ihr Firmenstil in jeder Übersetzung mitschwingt, definieren Sie für die KI ein Glossar und Stilregeln, um Formatierung, Tonfall, Schlüsselbegriffe und Terminologie festzulegen. Im Prinzip können Sie hier Ihre letzte Firmenbroschüre oder Ihre Website als Textgrundlage hinterlegen. So bleiben Dokumente konsistent, und Sie können sicher sein, dass jede übersetzte Datei zu Ihrer Marke passt. Diese letzte Qualitätskontrolle mit DeepL Write sorgt dafür, dass Ihre Texte nicht wie Kekskrümel klingen, sondern wohlgeschliffen wie glänzende Schoko-Cookies. Mehr Infos: https://www.deepl.com/en/products/translator
Agentic Browsing: Büroartikel automatisiert vergleichen und kaufen
So funktioniert ein KI-bestimmter Workflow zum Einkauf von Büroartikeln:
- Eingabeaufforderung: „Finde umweltfreundliche DIN-A4-Ordner in der Farbe Rot; suche Markenware und recherchiere Rabattstaffeln, finde Rabattcodes und Deals; zeige Lieferzeiten, Versandkosten und Mindestbestellwert und lege die 30 (Beispiel) Ordner dann in den Warenkorb des besten Anbieters.
- Agent ruft bevorzugte Händlerseiten auf und analysiert Bewertungen. Anschließend legt er das beste Angebot in den Warenkorb.
- Sie bestätigen den Anbieter, die Lieferadresse und die Zahlung und schicken die Bestellung ab.
- Sobald sich Vertrauen in Ihren Agenten aufgebaut hat, können Sie die Bestellung auch autonom vom Agenten veranlassen. Dazu müssen Sie allerdings die Zugangsdaten zu Ihren Accounts bei den bekannten Website-Anbietern hinterlegen.
YVONNE GÖPFERT, JOURNALISTIN
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