ChatGPT im Büroalltag: So unterstützt KI Assistenzkräfte und Office Professionals
Künstliche Intelligenz hat den Sprung vom Trend zur echten Arbeitserleichterung geschafft. Besonders Assistenzkräfte, Office Professionals und Sekretariate profitieren davon: Viele Aufgaben, die früher zeitaufwendig waren – etwa das Schreiben von E-Mails, das Erstellen von Protokollen oder die Vorbereitung von Präsentationen – lassen sich heute mithilfe von KI-Tools wie ChatGPT deutlich schneller erledigen.
Richtig eingesetzt, spart ChatGPT nicht nur Zeit, sondern steigert auch Qualität, Kreativität und Effizienz im Büroalltag.
Die wichtigsten Einsatzfelder von ChatGPT im Büro
Geschäftliche E-Mails professionell verfassen
Die schriftliche Geschäftskorrespondenz ist zweifellos eine der verbreitetsten Kommunikationswege im Büro. Nach zahlreichen E-Mails und Briefen fehlen einem schnell die Worte und die sonst so mühelos verfassten Nachrichten verursachen Kopfzerbrechen. In solchen Fällen ist ChatGPT nützlich: Mit wenigen Anweisungen kann das Tool geschäftliche E-Mails ausformulieren und so dabei helfen, wieder die richtigen Worte zu finden.
Hier zwei Beispiele, wie die Kommunikation mit ChatGPT im Büro zur Generierung von geschäftlichen E-Mails aussehen kann:
Zugegeben: In dem einen oder andern Satz war bei unseren Versuchen stilistisch noch viel Luft nach oben – und ganz unbearbeitet kann man die verfassten E-Mails bisher noch nicht versenden. Dennoch finden wir, dass die generierten Texte von ChatGPT als Hilfestellung bei einer hartnäckigen Schreibblockade durchaus weiterhelfen können.
Texte zusammenfassen und Protokolle erstellen
Lange Dokumente oder Meeting-Notizen können Sie von ChatGPT in kurze, prägnante Zusammenfassungen verwandeln.
Übersetzungen mit ChatGPT
Durch die zunehmende globale Vernetzung von Unternehmen und die Möglichkeit zum digitalen Arbeiten werden in vielen Unternehmen vermehrt internationale Mitarbeiter eingestellt. Dementsprechend muss auch die Büro-Kommunikation in englischer Sprache erfolgen. Für manche Assistenzkräfte ist dies eine neue Herausforderung, die sich dank der technischen Fortschritte zum Glück gut bewältigen lässt. Auch mit ChatGPT lassen sich Schriftstücke wie E-Mails ganz einfach ins Englische oder in andere Sprachen übersetzen.
Hier haben wir die zuvor generierten E-Mails (siehe oben) mit der Anweisung „Schreibe mir diesen Text ins Englische“ von ChatGPT übersetzen lassen:
Die Übersetzungen von ChatGPT machen für uns einen ausreichenden Eindruck und gehören deshalb eher zu den Stärken der künstlichen Intelligenz. Allergings gibt es auch zahlreiche andere kostenfreie Übersetzungstools, wie z. B. DeepL, die diese Aufgabe ebenso mühelos erledigen würden.
ChatGPT für Social-Media-Posts
Die Digitalisierung verändert zum Teil auch den Tätigkeitsbereich von Assistenzkräften. Immer häufiger sollen kurze Posts zu Neuigkeiten im Unternehmen auf den gängigen Social-Media-Plattformen veröffentlicht werden.
Auch hier haben wir ChatGPT für uns einen Text generieren lassen:
Die kurzen Social-Media-Posts für Instagram, Facebook und Co. sind mit ChatGPT schnell verfasst und können sich in der Tat sehen lassen. Die Texte der künstlichen Intelligenz klingen sehr sympathisch und sogar passende Hashtags wurden uns direkt mitgeliefert. Hier sehen wir viel Potenzial und kommen nicht drumherum dem Chatbot einen Pluspunkt zu geben.
Allerdings enthalten die Antworten der KI auch Rechtschreibfehler, wenn man sie mit Rechtschreibfehlern füttert: unseren Auszubildenden Bürokaufmann – hier braucht es keine Großschreibung. ChatGPT übernimmt die Fehler. Ein Minuspunkt für die Künstliche Intelligenz.
ChatGPT im Zusammenspiel mit Office-Tools: Praxisbeispiele für Assistenzkräfte
Ein großer Vorteil von ChatGPT ist, dass es sich hervorragend mit den klassischen Office-Tools kombinieren lässt, die im Arbeitsalltag von Assistenzkräften unverzichtbar sind. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und können Routinearbeiten teilweise automatisieren.
ChatGPT in Excel – Formeln, Analysen & Automatisierung
Excel gehört zu den wichtigsten Arbeitsmitteln für Assistenzkräfte – sei es für Budgetübersichten, Urlaubslisten oder Projektpläne. ChatGPT kann hier als Formel-Generator, Problemlöser und Erklärhilfe dienen.
Klassische Use Cases:
- Wenn Sie eine komplexe Formel brauchen, aber nicht wissen, wie sie lautet, dann lassen Sie sich die Formel von ChatGPT erstellen.
- Wenn Sie nicht verstehen, warum eine Formel nicht funktioniert, dann bitten Sie ChatGPT um eine Fehleranalyse.
- Wenn Sie Daten schnell zusammenfassen müssen, dann nutzen Sie ChatGPT für Vorschläge zu Pivot-Tabellen oder Makros.
👉 Weiterführend: Anleitungen für Excel im Büroalltag
ChatGPT in Outlook & Microsoft Teams – E-Mails & Meetings smarter managen
E-Mail-Korrespondenz und Meeting-Organisation gehören zu den zeitaufwendigsten Aufgaben von Assistenzkräften. Mit ChatGPT (und in Zukunft noch stärker mit Microsoft Copilot) lassen sich diese Prozesse optimieren.
Klassische Use Cases:
- Wenn Sie mehrere Terminvorschläge für ein Meeting abstimmen müssen, dann lassen Sie ChatGPT eine höfliche und klare E-Mail formulieren.
- Wenn Sie ein Meeting nachbereiten, dann nutzen Sie ChatGPT (oder ergänzend Tools wie Fireflies.ai oder Otter.ai für eine Zusammenfassung.
- Wenn Sie Aufgaben aus einem Meeting dokumentieren, dann können Sie ChatGPT eine To-do-Liste erstellen lassen.
Tipps zur Verwendung von ChatGPT im Büro
Je genauer die Vorgaben sind, desto besser wird in der Regel auch die generierte Antwort von ChatGPT. In unseren hier veröffentlichten Beispielen haben wir nur skizzenhafte Angaben gemacht, um Ihnen einen Eindruck zu geben, wie die Kommunikation mit dem Chatbot aussehen kann. Für die bestmöglichen Antworten empfehlen wir, möglichst viele Details in die Anfrage zu integrieren – denn beim Generieren von Texten für den Büroalltag ist die KI auf diese Informationen angewiesen.
Zudem kann es sinnvoll sein, für verschiedene Themenbereiche unterschiedliche Chatfenster zu öffnen. Denn ChatGPT antwortet nicht nur auf Fragen, sondern merkt sich auch den Verlauf des „Gesprächs“ und nimmt gerne in den folgenden Antworten wieder Bezug darauf. Bei Anfragen im selben Bereich ist dies von Vorteil, da der Chatbot quasi mitlernt – allerdings kann diese Fähigkeit auch die weiteren Antworten verfälschen.
Dennoch sollte man sich bewusstmachen, dass es sich um eine Maschine handelt: So versteht die künstliche Intelligenz manche Fragen schlichtweg falsch oder man erhält nicht die Antwort, die man sich erhofft hat. Häufig hilft es in diesen Fällen, die Frage neu zu formulieren. Mit etwas Erfahrung weiß man sehr schnell, mit welchen Worten man das beste Ergebnis von ChatGPT erwarten kann.
Fazit: ChatGPT im Büro
Bisher scheint die künstliche Intelligenz ChatGPT von OpenAI für den Gebrauch im Büro noch eher eine nette Spielerei zu sein. Zwar kann sie bereits jetzt in manchen Bereichen eine Hilfestellung bieten, allerdings sind die Informationen noch nicht verlässlich genug und bieten somit keinen wirklichen Mehrwert im Vergleich zu einer herkömmlichen Suchmaschine.
Nichtsdestotrotz hat uns bereits jetzt das Sprachverständnis von ChatGPT beeindruckt und wir sind sehr gespannt, was die Zukunft noch alles bringen wird. Denn eines ist nahezu sicher: Die Entwicklung wird weitergehen. Deshalb lohnt es sich schon jetzt, am Ball zu bleiben und die technischen Fortschritte ernst zu nehmen. Künstliche Intelligenz muss kein Feind sein, sondern kann uns vielleicht auch schon in naher Zukunft den Arbeitsalltag im Büro enorm erleichtern.
