Termine auf Englisch: Tipps für korrekte Formulierungen
Für ein erfolgreiches Terminmanagement und Terminorganisation auf dem internationalen Parkett braucht es auf der einen Seite gute Fremdsprachen– und vor allem Englischkenntnisse und auf der anderen Seite ein paar Zauberformeln, die wir Ihnen mit diesem Beitrag gerne an die Hand geben.
Wir vermitteln Sekretärinnen an dieser Stelle wichtige Kenntnisse, um Termine angemessen zu kommunizieren.
Terminvereinbarungen auf Englisch: Eindeutige Formulierungen gegen Missverständnisse
Stellen Sie sich vor, die Sekretärinnen im Büro eines Geschäftsführers haben in englischer Sprache einen Termin für ein Seminar oder ein Meeting vereinbart. Der Chef ist um Punkt 7:00 Uhr im Office – doch leider erscheint kein weiterer Teilnehmer. Der Grund: Die Assistenz der Geschäftsführung hat den Teilnehmern als Termin 7 p.m. verkündet – also 7 Uhr abends. Solche Missverständnisse in der Korrespondenz können bei der Vereinbarung und Organisation von Terminen nachhaltig für Chaos sorgen.
Termine zu vereinbaren, gehört für die meisten Assistentinnen und Sekretärinnen zum Arbeitsalltag und zum festen Bestandteil ihres Jobs. Wenn Sie mit englischsprachigen Geschäftspartnern Termine vereinbaren, müssen Ihre Informationen, Vorschläge, Alternativen und Bestätigungen klar und eindeutig vermittelt werden, damit auf keinen Fall Missverständnisse in der Korrespondenz entstehen. Bleiben Sie höflich, formell und vermeiden Sie unnötige Informationen, die vom Kern ablenken.
Achten Sie bei Terminorganisationen darauf, dass die folgenden 3 wichtigsten Informationen für den Anrufer immer enthalten sind:
- Vollständiges Datum des Termins
- Uhrzeit des Termins
- Konkreter Treffpunkt
Vermeiden Sie 1:1-Übersetzungen in gebrochenem Englisch
Wer nie für eine Weile im Ausland gelebt hat oder sein Business-Englisch täglich anwendet, dem fällt es schwer, ein Sprachgefühl zu entwickeln. Oftmals werden – gerne auch unter dem Einsatz kostenloser Übersetzungstools – deutsche Sätze dann einfach 1:1 übersetzt. Fehlende Englischkenntnisse können fatale Folgen haben.
Der richtige Tonfall in Terminvereinbarungen auf Englisch
Während die meisten erfahrenen Assistentinnen und Sekretärinnen in deutscher Sprache souverän mit der persönlichen Ansprache umgehen, fällt es im Englischen deutlich schwerer. Das beginnt schon bei der Nennung des Namens.
Exkurs: Die richtige Ansprache des Empfängers auf Englisch
In der Schule wird teilweise bis zum heutigen Tag vermittelt, dass die korrekte Anrede für Frauen „Dear Mrs. Smith“ lautet. Das ist aber überholt. Als neutrale Bezeichnung in im Office verwendet man heute folgende Anrede:
- Korrekte Ansprache der Frau: Dear Ms. Smith
Kommt noch ein Titel wie ein Doktortitel oder ein Professorentitel hinzu, wird das „Ms“ oder „Mrs“ ersetzt. Es heißt dann „Dear Dr. Smith“ oder „Dear Professor Smith“.
Beispiele für die formelle und die persönliche Ansprache auf Englisch
Bitte vergleichen Sie die folgenden E-Mails miteinander. Sie werden feststellen, dass sich die E-Mails in ihrer Länge und ihrem Inhalt ähneln, aber trotzdem ganz unterschiedliche Wirkungen erzielen. Sie können durch Ihren Stil bestimmen, wie formell und distanziert oder wie persönlich Ihr Schreiben klingt und damit bereits den Ton für das Treffen beeinflussen.
Wenn Sie einem Teilnehmer an einer Konferenz, einem Kunden oder Geschäftspartner schreiben, den Sie oder Ihr Chef nicht besonders gut kennen, dann empfiehlt sich die erste formelle Variante. Vor allem durch Anrede und Grußformel, aber auch durch den Verzicht auf die verkürzte Schreibweise mit Apostroph beweisen Sie Kompetenz und angemessene, korrekte Umgangsformen.
Jemand, mit dem Sie häufig zu tun haben, könnte solch eine steife Schreibweise als etwas kühl oder sogar abweisend empfinden. Hierbei schaffen Sie durch eine persönlichere Anrede und weniger formelle Sprache mehr Nähe.
In jedem Fall sollte Ihre Korrespondenz verständlich und präzise sein. Die Länge Ihres Schreibens sollte sich nicht danach richten, ob Sie eine E-Mail oder einen Brief versenden, sondern allein nach dem Inhalt. In beiden Fällen sollte der Text nicht länger als nötig sein.
Termine englische Sekretärin: Der klassische Aufbau des Schreibens
Auch wenn sich der Inhalt der Terminanfragen immer unterscheiden wird, können Sie sich bei der Formulierung des Schreibens an folgendem Aufbau orientieren:
- Grund und Anlass für das Treffen oder das Seminar
- Zielsetzung des Gesprächs, am besten mit Agenda, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können
- Termin mit Datum, Uhrzeit, Ort und geplanter Dauer (alternativ: die Frage nach einem entsprechenden Terminvorschlag)
- welchen Zusatznutzen ein persönliches Gespräch im Vergleich zu Telefonaten und E-Mails bringen kann
- bei größeren Gruppen die anderen Teilnehmer und deren Funktion
- welche Unterlagen bis wann benötigt werden
- ein Link für die Anreisebeschreibung
- Bitte um Terminbestätigung, idealerweise mit Fristsetzung
- vollständige Signatur des office
Tipps & Formulierungshilfen für Terminvorschläge mit Datum und Uhrzeit
Diese Sätze sind für ein formelles Schreiben geeignet | Verwenden Sie diese Sätze in einem eher informellen Schreiben |
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Der Termin fällt aus: So schlagen Sie die Verschiebung eines Termins vor
Wenn ein geplanter Termin nicht stattfinden kann, gehört es zu den Aufgaben im Sekretariat, den Termin zu verschieben oder den Termin höflich abzusagen und sich um die Organisation der englischen Kommunikation zu kümmern. Folgende Aspekte sollte Ihr Schreiben zur Verschiebung eines Termins enthalten:
(1) Begründen Sie die Verschiebung.
(2) Bitten Sie um Entschuldigung.
(3) Bieten Sie mehrere Alternativen an oder bitten Sie um neue Terminvorschläge.
(4) Informieren Sie auch über alle anderen Änderungen wie Teilnehmerkreis, Veranstaltungsort.
(5) Bitten Sie um die Bestätigung, dass die Änderungen verstanden wurden und akzeptiert werden.
Diese Sätze sind für ein formelles Schreiben geeignet | Verwenden Sie diese Sätze für ein eher informelles Schreiben |
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Sie können an dem Termin nicht teilnehmen: Absagen auf Englisch
(1) Bezeichnen Sie eindeutig den Termin, den Sie absagen, um Missverständnisse zu vermeiden.
(2) Begründen Sie die Absage, wenn möglich mit einer wahren oder zumindest mit einer realistischen Rechtfertigung.
(3) Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten.
Wie gehe ich mit telefonischen Terminanfragen um?
Während Sie sich auf schriftliche Terminvereinbarungen gut vorbereiten können, besteht natürlich die Gefahr, dass ein Anrufer im Sekretariat spontan nach einem Termin auf Englisch fragt. Vielleicht erkundigt sich beispielsweise ein Kandidat, der eine Bewerbung geschickt hat, nach dem Termin für ein Vorstellungsgespräch oder den Beginn der Ausbildung? Oder ein Geschäftspartner möchte sich bei der Assistenz noch einmal nach dem Zeitpunkt für ein Business-Meeting informieren?
Für diesen Fall sollten Sie alle Termine auch in englischer Sprache griffbereit haben und sie auch mit dem wichtigen Zusatz „a.m.“ oder „p.m.“ kennzeichnen. Haben Sie solche wichtigen Hilfen gerade nicht zur Hand, dann bleiben Sie trotzdem souverän. Notieren Sie sich den Kontakt des Anrufers und kündigen Sie ihm an, den Termin mit Datum und Uhrzeit schriftlich an ihn zu verschicken. Das vermeidet Missverständnisse und verschafft Ihnen die nötige Zeit, sich schnell eine passende Formulierung zu überlegen.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
