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Besprechungseinladung: freie Zeit und Räume finden

Meetings zu organisieren ist oft verzwickt – in den Terminkalendern der einzelnen Teammitglieder ist einfach kein freier Zeitpunkt zu entdecken. Eine besondere Darstellungsform in Outlook hilft:

Besprechungseinladung: freie Zeit und Räume finden

Terminplanung: Autoauswahl und Optionen

Öffnen Sie eine Besprechung und wählen Sie Besprechung, Anzeigen, Terminplanung. Im aufklappenden Fenster sind Kalender als Zeitstrahl dargestellt. Gehen Sie von links nach rechts durch, um eine passende Zeit zu finden, die Spalte nach unten hin also leer ist.

Sind zahlreiche Termine eingetragen, ist das schnell zu mühsam.

Die Lösung: Lassen Sie sich vom Programm unterstützen. Klicken Sie unten links auf Autoauswahl. Outlook sucht selbstständig den nächsten freien Zeitpunkt für die geplante Besprechung. Über die Schaltfläche Optionen legen Sie Details fest. Etwa, dass nur Teilnehmer, die als erforderlich gekennzeichnet wurden, bei der Suche nach der Zeit berücksichtigt werden. Gibt es in Ihrer Firma eine Raumliste, lässt sich diese mit in die Terminplanung einbinden.



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