Wie Sie sicher verhandeln und mehr für sich herausholen – mit Mini-Guide

Assistenzkräfte verhandeln tagtäglich – mit dem Team, der Führungskraft oder im Einkauf. Doch genau dieses großartige Potenzial der Assistenz wird oft übersehen. Inklusive Mini-Guide zur Verhandlung für die nächste Gehaltsrunde.

Teamassistenzen sind das wesentliche Bindeglied zwischen Menschen, Prozessen und Technologien in einem Unternehmen. Sie sind dafür verantwortlich, den reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags zu gewährleisten. Ihr Job geht weit über rein administrative Aufgaben wie Reisekostenabrechnung oder Buchhaltung hinaus. Immer häufiger zieht die Assistenz auch im Hintergrund die Fäden, wenn es um strategische Elemente geht – Stichwort Transformation. Und genau hier liegen enorme Chancen für Assistenzen, um eine aktive Rolle im Geschäftsalltag zu übernehmen und den Job nach eigenen Wünschen zu gestalten – strategisches Arbeiten inklusive! Das heißt aber auch: Werden Sie sichtbar und verhandeln Sie!

Spielfeld für Verhandlungserfolg

Gerade in Zeiten von KI werden viele Prozesse in den Unternehmen hinterfragt. Und Assistenzen haben einen guten Überblick. Das ist ein geeigneter Ansatzpunkt, um Effizienzpotenzial zu heben. Sie verstehen die bestehenden Arbeitsprozesse und -abläufe in der Regel sehr genau, können sie sauber analysieren und damit auch gut erkennen, wo Verbesserungen notwendig sind.

Gehen Sie daher auf Ihren Chef zu und erörtern Sie die Lage. Verpacken Sie es so, dass Sie ihm klarmachen, dass ihn die Optimierung nach vorne bringt. Idealerweise halten Sie eine Prozessskizze in der Hand, die die Ineffizienzen aufzeigt, von denen Ihnen vielleicht die Kolleginnen und Kollegen berichtet haben. In einem nächsten Schritt können Sie interne Workshops oder Teambildungsmaßnahmen vorschlagen, um einen optimierten Prozess einzuführen und zugleich den Zusammenhalt im Team zu stärken.

Solange die Transformation läuft, fangen Sie Feedback aus dem Team ein und optimieren den Prozess weiter. So können Sie letzten Endes die Teamdynamik verbessern und die Arbeit effizienter werden lassen.

Klare Kommunikation

Dabei kann eine Menge Verhandlungsgeschick nötig sein, denn gerade in Transformationsprozessen gibt es immer Widerstände. Doch glücklicherweise gibt es auch einige Tools, die Ihnen helfen, dem Gegenwind die Kraft zu nehmen. Dazu gehört eine klare Kommunikation. Erklären Sie den Hintergrund der Aufgabe, damit das Team versteht, warum diese wichtig ist. Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeitenden leicht auf benötigte Materialien oder Informationen zugreifen können. Und legen Sie klare Fristen fest, bis wann die Aufgaben erledigt sein sollen. Doch Ihre allerwichtigste Geheimwaffe ist die Wertschätzung für die Arbeit der Teammitglieder: Erkennen Sie ihre Erfolge an, loben Sie.

Change-Management mit Tagebuch

Für Transformationsprojekte kann das Führen eines Tagebuchs zur Reflexion über den Ist-Zustand, nächste Schritte, Interaktionen und Entscheidungen hilfreich sein. Das Tagebuch-Tool ist deshalb so beliebt, weil jede Liste, die Sie notieren, den Kopf entlastet. Niederschreiben dient der Analyse, schärft den Fokus. Mit Listen trennen Sie Wichtiges und Dringendes, Sie sortieren und priorisieren. Und Sie stellen mitunter auf Papier Beziehungen her, die vorher verborgen waren.

Kleine Helfer sind beispielsweise das Finish Journal von Leuchtturm 1917. Das „Change Journal“ von Leuchtturm 1917 wiederum dreht sich mehr um Ihre eigene Persönlichkeit – auch das ein wichtiger Punkt, wenn Sie in eigener Sache verhandeln wollen. Mit verschiedenen Denkanregungen unterstützt das Tagebuch Sie dabei, sich selbst und Ihre Wünsche besser kennenzulernen. Es motiviert zu Veränderungen, die das Leben leichter machen, zum Beispiel bei der Gehaltsverhandlung. Durch viele hilfreiche Methoden und Tricks erfahren Sie, wo Sie im Leben stehen und welche Möglichkeiten es noch gäbe.

In sechs Minuten zum Erfolg

Und auch das 6 Minuten Erfolgsjournal von Dominik Spenst hilft weiter, Prozesse klar zu denken. In der Studie der Medical School of Berlin* wurde „Das 6-Minuten-Tagebuch“ einen Monat lang zweimal täglich von rund 160 Teilnehmenden ausgefüllt. Vor Beginn der Studie, nach zwei sowie nach vier Wochen wurden alle Teilnehmenden zu ihrem wahrgenommenen Stress, positiven und negativen Emotionen, ihrer Selbstwirksamkeit und Resilienz befragt. Die Ergebnisse sind klar messbar: Nach zwei Wochen verzeichneten die Teilnehmenden weniger negative Emotionen und Stress. Nach vier Wochen wurde eine verbesserte Resilienz gemessen. *Frontiers | A Positive Psychology Resource for Students? Evaluation of the Effectiveness of the 6 Minutes Diary in a Randomized Control Trial

Mini-Guide: Vorbereitung auf die Gehaltsverhandlung in 30 Minuten

1. Holen Sie sich die nötigen Informationen (10 Minuten)

Marktforschung: Recherchieren Sie die branchenüblichen Gehälter für Ihre Position. Nutzen Sie Plattformen wie Glassdoor, LinkedIn Salary oder Gehaltsreporter, um Vergleichswerte zu finden.

Unternehmensbedingungen: Informieren Sie sich über die Vergütungsstruktur und -richtlinien Ihres Unternehmens. Gibt es Gehaltsspannen für Ihre Position? Wie sind die Gehälter für ähnliche Positionen?

2. Bewerten Sie Ihre Leistungen und Beiträge (10 Minuten)

Erfolge auflisten: Machen Sie eine Liste Ihrer wichtigsten Erfolge, Beiträge und Verantwortlichkeiten seit Ihrer letzten Gehaltsverhandlung oder seit Ihrem Eintritt in das Unternehmen. Konkrete Zahlen und Ergebnisse (Umsatzsteigerungen, Projekte, die Sie geleitet haben, etc.) sind besonders überzeugend.

Zusätzliche Qualifikationen: Berücksichtigen Sie auch neue Fähigkeiten oder Zertifikate, die Sie seit Ihrer letzten Gehaltsverhandlung erlangt haben, und wie diese dem Unternehmen zugutekommen.

3. Legen Sie Ihre Gehaltsvorstellung fest (5 Minuten)

Realistischer Zielbetrag: Basieren Sie Ihre Gehaltsvorstellung auf den gesammelten Informationen aus Schritt 1 und 2. Definieren Sie eine konkrete Zahl oder Spanne, die Sie anstreben, und überlegen Sie sich, welche Kompromisse Sie eingehen könnten.

4. Vorbereitung eines Gesprächsleitfadens (5 Minuten)

Gesprächsstruktur: Skizzieren Sie, wie Sie das Gespräch führen möchten. Beginnen Sie mit Ihrer Wertschätzung für das Unternehmen, erläutern Sie Ihre bisherigen Erfolge, diskutieren Sie Ihre Erwartungen und schließen Sie mit einem Vorschlag ab.

Einwände vorbereiten: Überlegen Sie mögliche Einwände oder Fragen, die Ihr Vorgesetzter haben könnte, und bereiten Sie Antworten darauf vor.

5. Positive Perspektive und Körpersprache (5 Minuten)

Positive Einstellung: Stellen Sie sicher, dass Sie mit einer positiven und selbstbewussten Einstellung in das Gespräch gehen. Üben Sie gegebenenfalls vor dem Spiegel oder mit einem Freund Ihre Argumentation.

Körpersprache: Achten Sie auf eine offene und selbstbewusste Körpersprache. Blickkontakt und eine entspannte Haltung sind entscheidend.  

Formulierungshelfer: Souverän verhandeln ohne Rechtfertigung

Hier sind einige Sätze, die Sie parat haben sollten, wenn Sie unter Verhandlungsstress stehen. Sie verhindern, dass Sie sich rechtfertigen – und damit in eine Position der Schwäche rutschen.

1. Bei Prioritäten

Ich werde die Ziele definitiv erreichen, wenn ich mich auf die konkrete Aufgabe konzentriere.

Ich werde [Aufgabe A] priorisieren, da sie direkt mit unseren strategischen Zielen in Verbindung steht.

2. Deadlines

Die realistische Deadline für [Projekt/Aufgabe] ist der [Datum]. Nur so kann die Qualität sichergestellt werden.

Ich schlage eine Verschiebung des Abgabetermins auf [neues Datum] vor, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

3. Das Nein-Sagen

Ich kann [Anfrage] leider nicht erfüllen, da ich bereits in [konkrete Aufgabe] eingebunden bin.

Ich verstehe die Anfrage, aber ich muss in dieser Situation ablehnen. Ich halte mich an die bestehenden Verpflichtungen.

4. und ganz allgemein

Ich schätze Ihr Anliegen, aber …

Das ist ein interessanter Punkt, aber …

Ich stimme zu, unter der Voraussetzung, dass wir [Bedingung/Alternative] berücksichtigen.

Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office.

YVONNE GÖPFERT, JOURNALISTIN