Travel Risk Management im Praxis-Check

Travel Risk Management (TRM) ist längst kein Nice-to-have mehr, sondern ein Muss für Unternehmen, die ihre Fürsorgepflicht ernst nehmen. Reisesicherheit lässt sich zwar nicht garantieren, aber sehr wohl aktiv gestalten. Zentral ist die Vorbereitung: Welche Risiken bestehen im Zielgebiet? Welche medizinischen Hinweise, rechtlichen Besonderheiten oder lokalen Vorschriften sind relevant? Wer ist wann und wie erreichbar?

Diese Fragen sind nicht theoretisch, sondern praktisch und entscheidend. Zunehmend gewinnen sekundäre Risiken an Bedeutung. So kann die Buchung über intransparente Plattformen zu unseriösen Unterkünften führen. Auch Stromausfälle oder defekte Wasserversorgung treten in Zielgebieten heute häufiger auf. Selbst kurzfristige Streiks oder lokale Apps mit Zugriff auf Reisedaten bergen neue Gefahren.

Moderne TRM-Konzepte setzen deshalb auf strukturierte Reiseplanung, vernetzte Systeme und kontinuierliche Information. Unternehmen müssen dabei nicht nur reagieren, sondern vorausschauend agieren – von der Auswahl der Buchungskanäle bis zur digitalen Risk Map für unterwegs.

Ein wirksames Travel Risk Management beginnt nicht bei der Reisebuchung, sondern mit einer klaren internen Organisation. Wer trägt Verantwortung im Krisenfall? Wer kommuniziert mit Behörden? Welche Prozesse greifen bei Notfällen? Diese Fragen müssen vorab geklärt sein, um im Ernstfall professionell zu handeln.

In Deutschland ist die Fürsorgepflicht rechtlich eindeutig geregelt. Unternehmen müssen die Sicherheit von Mitarbeitenden auf Reisen gewährleisten – vor, während und nach der Reise. Das umfasst nicht nur Destinationen, sondern auch Transfers, Unterkünfte und Zwischenaufenthalte. Eine Versicherung allein reicht dafür nicht aus. TRM ist dabei nicht nur ein organisatorischer Prozess, sondern auch Teil der Unternehmenskultur: Regelmäßige Schulungen, Sensibilisierungskampagnen und ein offener Umgang mit Feedback fördern das Bewusstsein für Risiken und stärken die Bereitschaft, Sicherheitsmaßnahmen als Selbstverständlichkeit zu akzeptieren.

Wichtig ist die bereichsübergreifende Abstimmung – etwa zwischen HR, IT, Travel Management, Recht und Führung. Nur wenn diese Schnittstellen klar definiert sind, kann Verantwortung wirksam umgesetzt werden. Auch Reiserichtlinien sollten im Unternehmen regelmäßig überarbeitet werden. Viele Travel Policies sind in puncto Sicherheit nicht mehr zeitgemäß und müssen an neue Realitäten angepasst werden.

Die klassische Dienstreise entwickelt sich weiter: Mitarbeitende reisen heute länger, flexibler und oft mit privaten Komponenten. Für Unternehmen stellen sich neue Fragen: Wie weit reicht die Fürsorgepflicht beim Thema „Anywhere Office“? Welche rechtlichen Aspekte gelten für selbstorganisierte Reisen? Und wie lassen sich Rahmenbedingungen für Geschäftsreisende schaffen, ohne die Flexibilität zu gefährden?

Hybride Reiseformen wie Workation oder Bleisure führen dabei zu Grauzonen. Was passiert, wenn eine dienstlich begründete Reise in einen privaten Aufenthalt übergeht? Wie verändert sich die Haftung, wenn Mitarbeitende aus einer Ferienwohnung arbeiten? Welche steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Fragen sind zu beachten?

Hier ist Klarheit essenziell. Unternehmen brauchen verbindliche Rahmenbedingungen: Welche Buchungen sind zulässig? Wo endet der Versicherungsschutz? Was zählt als dienstlicher Reiseabschnitt? Der beste Schutz ist ein transparentes, unternehmensweit kommuniziertes Regelwerk – idealerweise entwickelt im Schulterschluss zwischen HR, Compliance und Travel Management.

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