Flug verpasst auf Geschäftsreise

Gerade bei längeren Flugreisen lassen sich Zwischenlandungen und Umstiege nicht immer vermeiden. Da kann es gelegentlich auch einmal passieren, dass Flugverspätungen eintreten oder ein Anschlussflug nicht mehr erreichbar ist. Wie Ihre Führungskraft die Geschäftsreise trotz verpasstem Flug fortsetzen kann und wie Sie die Ansprüche auf Entschädigung prüfen, lesen Sie hier. 

1. Flug umbuchen

Geschäftsreisen erfordern einen hohen Aufwand, von der Reiseorganisation bis hin zur Reisekostenabrechnung. Doch das professionelle Travel-Management geht noch weiter: Auch für unvorhergesehene Flugstörungen sollten Sie als Assistenz gewappnet sein. Häufig besteht bei geschäftlichen Reisen Druck aus zeitlicher und finanzieller Sicht. Daher kommt es in solchen Situationen auf jede Minute an.

Hat der Chef auf seiner Geschäftsreise einen Flug verpasst, setzen Sie sich am besten zunächst mit der Fluggesellschaft in Verbindung und versuchen den Flug umzubuchen. Manchmal ist eine Umbuchung des Tickets auf den folgenden Flug der Airline aber nicht möglich oder sprengt den finanziellen Rahmen der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. In diesem Fall suchen Sie nach alternativen Flügen und Fluggesellschaften.

Denken Sie dabei an aufgegebenes Gepäck, das möglicherweise umgeleitet werden muss. Je früher Sie hier eingreifen, desto geringer fallen meist auch die Zusatzkosten aus.

2. Alternativen suchen

Ist gerade Hauptreisesaison oder bei komplettem Flugausfall, finden Sie möglicherweise keinen passenden Ersatzflug, mit dem Ihr Chef den Zeitplan seiner Dienstreise einhalten kann. Zögern Sie in solchen Fällen nicht lange, sondern erwägen Sie alternative Verkehrsmittel. Oft ist die Zuganbindung von Flughäfen sehr gut. Im Zug gibt es meist auch Stromanschlüsse und eine Internetverbindung – so kann Ihre Führungskraft nachfolgende Business-Termine ganz entspannt vorbereiten. 

Je nach Flugdistanz kann ein Mietwagen unter Umständen aber die bessere Option sein. Prüfen Sie in jedem Fall die Verfügbarkeit und wählen Sie die Verbindung so, dass Anschlusstermine am Zielort für die Führungsperson noch zu schaffen sind. Auch hier gilt: Zeit ist Geld, seien Sie also schnell.

3. Fluggastrechte und Rückerstattung von Aufwendungen prüfen

Konnte der Chef nach verpasstem Flug seine Geschäftsreise fortsetzen, so haben Sie anschließend Zeit, verschiedene Ansprüche auf Ersatzleistungen und Entschädigung zu prüfen. War die Umbuchung des Tickets nicht möglich und mussten Sie stattdessen eine neue Buchung vornehmen, können Sie sich vereinzelte Gebühren oder Steuern der ursprünglichen Reise zurückerstatten lassen.

Denn im Ticketpreis sind solche Aufwendungen mitinbegriffen. Im Falle des Nicht-Antritts der Reise haben Sie dann ein Recht auf Rückerstattung. Gerade bei günstigen Flügen machen die Steuern und Gebühren einen großen Bestandteil aus, weshalb sich hier definitiv ein Blick lohnt.

4. Entschädigungsanspruch prüfen

Es kann unterschiedliche Gründe geben, warum die Führungskraft auf Geschäftsreise einen Flug verpasst. Am besten bringen Sie diese in Erfahrung, wenn die Situation gelöst und Ihr Chef oder Ihre Chefin auf der Weiterreise ist. Keine Angst: Sie überschreiten hier keine private Grenze, sondern können Ihrem Unternehmen oftmals eine Menge Geld sparen.

So kann es selbstverständlich in der Verantwortung der Führungskraft liegen, dass sie zu spät gekommen ist. Es ist aber auch möglich, dass eine Flugverspätung das rechtzeitige Boarding beim Anschlussflug unmöglich gemacht hat. Dann besteht, wie auch bei komplettem Flugausfall, möglicherweise ein Anspruch auf Entschädigungsanspruch. 

EU-Verordnung zur Entschädigung bei Flugstörungen

Geregelt wird dies durch die EU-Verordnung 261 (2004). Sie schreibt Fluggastrechte fest. Eines davon ist das Recht des Fluggastes auf Entschädigung für die Kosten einer Annullierung (Flugausfall) oder Flugverspätung. Hat die Fluggesellschaft also eine Verspätung zu verschulden, durch die Ihr Chef auf seiner Dienstreise seinen Anschlussflug verpasst hat, so lohnt es sich, Ansprüche auf Ausgleichszahlungen bzw. Schadensersatz zu prüfen. 

Je nach Flugdistanz, aber unabhängig vom Ticketpreis, stehen Ihrem Arbeitgeber zwischen 250 und 600 Euro zu. Zudem muss die Fluggesellschaft bei Flugstörungen Betreuungsleistungen, Transfer und Übernachtungen während der Wartezeiten zahlen. Dafür ist allerdings notwendig, dass noch einige Voraussetzungen erfüllt sind.

Bedingungen für eine Entschädigung

Folgende Bedingungen müssen für die Geschäftsreise erfüllt sein, damit Ihrem Unternehmen bei verpasstem Flug auch tatsächlich eine Entschädigung zusteht:

• Die EU-Verordnung 261 (2004) gilt nur für den Raum der Europäischen Union. Das bedeutet, Ihr Chef muss im EU-Inland abfliegen oder aus dem Ausland in die EU fliegen, damit die Verordnung Gültigkeit besitzt.
• Der Anschlussflug wurde verpasst, weil der Transferflug verspätet gelandet ist – haben dagegen ein Zug der DB oder andere Umstände zu einer verspäteten Ankunft des Passagiers auf seiner Dienstreise geführt, besteht meist kein Anspruch auf Ausgleichszahlungen.
• Die Verspätung des Fliegers muss von der Fluggesellschaft verschuldet sein und mehr als drei Stunden betragen. Hierbei zählt die Flugverspätung bei Landung des Flugzeugs (nicht beim Start).
• Meist verantwortet die Airline die entstandenen Kosten nur, wenn Transferflug und Anschlussflieger in einem Ticket gebucht wurden. Denn diese kombinierten Verbindungen suggerieren Vorteile, beispielsweise den reibungslosen Ablauf der Reise. Haben Sie hingegen Transfer- und Anschlussmaschinen für eine Geschäftsreise selbst kombiniert (verschiedene Tickets), so sind Sie aus rechtlicher Sicht selbst dafür verantwortlich, dass ein Anschlussflug nicht verpasst wird. 
• Zuletzt dürfen keine „außergewöhnlichen Umstände“ vorliegen. Die Liste dieser Umstände wurde infolge vergangener Rechtsstreitigkeiten zwischen Fluggästen und Fluggesellschaften ständig erweitert. Dazu zählen zum Beispiel gewerkschaftlich angekündigte Streiks, aber auch das Auslösen der Notrutsche durch einen Passagier. Verspätungen wegen eines technischen Ausfalls (z. B. Radarausfall) oder Defekten am Flugzeug (z. B. Getriebe) gelten dagegen nicht als außergewöhnliche Umstände.

Fazit: Flug verpasst – wichtige Schritte, damit die Geschäftsreise dennoch stattfindet

Hat Ihr Chef eine Dienstreise angetreten und seinen Flug verpasst, so ist von Ihrer Seite schnelles und kompetentes Eingreifen gefragt. Im Idealfall gelingt Ihnen eine Umbuchung auf einen nachfolgenden Flug derselben Airline. Gibt es dort keine freien Plätze mehr oder sind die Kosten der Umbuchung zu hoch, so lohnt sich der Blick auf andere Fluggesellschaften. 

Um wertvolle Zeit zu sparen, organisieren Sie dem Chef ansonsten eine Zugverbindung oder einen Mietwagen. Aufwendungen aus dem verpassten Flug sind in vielen Fällen außerdem erstattungsfähig. Wurde der Anschlussflug verpasst, weil es zu einer Flugannullierung oder -verspätung beim Transferflug kam, so bestehen möglicherweise Entschädigungsansprüche in Höhe von bis zu 600 Euro. Online-Entschädigungsrechner helfen Ihnen, die Ansprüche zu überprüfen und Fluggastrechte durchzusetzen.