Die Arbeitswelt wandelt sich hin zur hybriden Kollaboration, die Anforderungen an Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz steigen und es muss bei Geschäftsreisen oft schnell und flexibel auf Veränderungen reagiert werden. Doch worauf kommt es in der digitalen Reiseplanung wirklich an? Und wie können Office-Profis die Fäden zwischen allen Beteiligten erfolgreich zusammenhalten?
Der digitale Wandel der Geschäftsreise
Früher war die Planung und Abwicklung einer Dienstreise oft ein mühsames Puzzle aus zahllosen E-Mails, manuellen Buchungen, unübersichtlichen Excellisten und Papierbelegen. Reiserichtlinien waren oft nur in PDFs dokumentiert – und wurden ebenso oft übergangen. Abrechnungen zogen sich über Wochen.
Heute sind viele dieser Prozesse digitalisiert, automatisiert und deutlich anwenderfreundlicher gestaltet. Tools wie SAP Concur, Cytric, TravelPerk, Egencia, TripActions (Navan), Lanes & Planes oder Atlatos bieten zentrale Plattformen, auf denen sich Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen und sogar Visa-Services bündeln lassen. Reisekostenrichtlinien werden direkt integriert, Budgets können in Echtzeit überwacht und CO2-Emissionen systematisch erfasst werden. Genehmigungsprozesse laufen automatisiert, Belege werden via App eingescannt und landen direkt im digitalen Spesenreport.
Doch die bloße Einführung eines Tools garantiert noch keinen reibungslosen Ablauf. Die wahre Effizienz entsteht erst im Zusammenspiel – wenn die Systeme technisch und organisatorisch ineinandergreifen und alle Beteiligten sich als Teil eines gemeinsamen Prozesses verstehen.
Drei Partner, ein Ziel: Effizienz, Compliance & Zufriedenheit
1. Unternehmen: Strategisch steuern, Bedarfe erkennen
Die Verantwortung beginnt im Unternehmen. Hier werden die Spielregeln festgelegt: Wer darf reisen? Unter welchen Bedingungen? Welche Budgets sind vorgesehen? Und welche Reiserichtlinien sollen gelten? Damit diese Vorgaben in der Praxis nicht zum Stolperstein werden, müssen sie nicht nur verständlich formuliert, sondern auch konsequent in die Tools integriert werden.
Eine der größten Herausforderungen: Die verschiedenen Stakeholder – von Assistenzkräften über Vielreisende bis zur Buchhaltung – haben sehr unterschiedliche Anforderungen. Diese zu verstehen und frühzeitig in Auswahl, Einführung und Anpassung des Tools einzubinden, ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Ebenso wichtig ist eine gute Kommunikation: Ein neuer Prozess ist nur dann erfolgreich, wenn alle Beteiligten wissen, wie er funktioniert – und warum er eingeführt wurde. Regelmäßige Schulungen, klar strukturierte Guidelines und leicht erreichbare Ansprechpartner machen den Unterschied.
2. Reisebüro: Experten für komplexe Buchungen
Trotz aller digitalen Möglichkeiten: Reisebüros bleiben ein unverzichtbarer Bestandteil des Systems. Vor allem bei komplexen Buchungen, internationalen Reisen, kurzfristigen Änderungen oder Krisensituationen kommt die menschliche Expertise zum Tragen.
Ein Reisebüro kennt nicht nur die besten Routings, sondern weiß auch, wie sich Umbuchungen effizient abwickeln lassen, welche Visa benötigt werden und welche länderspezifischen Regularien zu beachten sind. Richtig eingebunden, übernehmen sie nicht nur die operative Umsetzung, sondern fungieren als verlängerter Arm des Travel Managements. Deshalb ist es entscheidend, das Reisebüro nahtlos in die digitale Infrastruktur einzubinden. Nur so lässt sich eine durchgängige und verlässliche User Journey realisieren – vom ersten Klick bis zur Abrechnung.
3. Tool-Anbieter: Technologie trifft auf partnerschaftlichen Service
Die Anbieter digitaler Buchungstools spielen eine doppelte Rolle: Sie liefern die technologische Basis, und sie begleiten den gesamten Prozess als strategische Partner. Neben „Software-as-a-Service“ gehört auch Beratung zum Portfolio: bei der Einführung, bei der technischen Integration, beim Schnittstellenmanagement oder bei individuellen Anpassungen an die Unternehmensstruktur.
Wichtig: Ein gutes Tool passt sich dem Unternehmen an – nicht umgekehrt. Daher zählt eine hohe Konfigurierbarkeit zu den Kernanforderungen. Denn nur wenn sich Freigabeprozesse, Budgets, Reiseklassen oder Nachhaltigkeitsziele im Tool abbilden lassen, entsteht ein System, das wirklich gelebt wird.
Teamwork ist der Schlüssel
Die Digitalisierung von Geschäftsreisen ist kein Projekt für Einzelkämpfer. Nur durch echte Zusammenarbeit entsteht ein System, das nicht nur funktioniert, sondern begeistert. Smarte Tools bilden die technologische Basis – doch ihr Potenzial entfalten sie erst durch klare Prozesse, offene Kommunikation und gelebte Verantwortung aller Beteiligten.
Unternehmen, die heute mutig vorangehen, schaffen die Grundlage für eine Reiseplanung, die effizient, nachhaltig und zukunftsorientiert ist. Sie sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern steigern auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden – und das ist in Zeiten des Fachkräftemangels ein nicht zu unterschätzender Faktor.
Moderne Office-Professionals sind dabei weit mehr als Ausführende – sie koordinieren, kommunizieren und machen ein neues, smarteres Reisemanagement erst möglich. Wer diese Rolle aktiv annimmt, gestaltet nicht nur Prozesse – sondern die Zukunft.