Terminorganisation – Aushängeschild für Unternehmen

Vom Kunden oder Bewerber über die Geschäftspartner bis hin zu den eigenen Mitarbeitern zeugt eine funktionierende Terminorganisation davon, dass Menschen hier ernst genommen werden und Ihnen Respekt entgegen gebracht wird.

Verlässlichkeit und Verbindlichkeit sind Attribute, mit denen sich ein Unternehmen wohltuend gegen weit verbreitetes Chaos und Oberflächlichkeit abheben kann und Souveränität beweist.

Warum ist eine gute Terminorganisation so wichtig?

Bei der Terminorganisation im Office, für die Sekretärinnen oder Assistenten zuständig sind, geht es fast immer um das Zusammentreffen von Menschen. Je effektiver solche Treffen sind, desto besser funktioniert auch die Zusammenarbeit. Im Idealfall merkt mals Teilnehmer gar nichts, sondern fühlt sich einfach wohl, in seinen Bedürfnissen ernst genommen und gut umsorgt, um sich voll auf die Inhalte eines Meetings konzentrieren zu können.

Ein Unternehmen, das sich im direkten Kontakt mit Kunden, Geschäftspartnern oder Bewerbern auf die eigenen Stellenangebote pünktlich und verbindlich auch an Terminabsprachen hält, wird als zuverlässig, strukturiert und vertrauenswürdig wahrgenommen – attraktiv für Partner, Kunden und Mitarbeiter.

Denn auch intern gilt, jeder Termin ist in der heutigen Zeit immer nur einer unter vielen. Es zeugt von gegenseitigem Respekt, wenn sich alle – von der Assistenz bis zur Geschäftsführung – nicht nur an gesetzte Termine halten, sondern auch die Organisation sinnvoll gestaltet ist.

Terminorganisation hat viele Aufgaben

Das bedeutet, dass der Terminorganisation in den Sekretariaten wesentlich mehr Aufgaben zugeordnet sind, als die reine Terminplanung. Hier ein Überblick über die vielfältigen Aufgabengebiete eines spannenden Jobs:

• Entgegennahme und Klärung von Terminanfragen
• Koordination mit den Sekretariaten interner und externer Gesprächsteilnehmer
• Korrespondenz zur Vergabe, Änderung und Bestätigung von Terminen
• Kommunikation von Terminabsagen und/oder Terminverschiebungen
• Fixieren wiederkehrender Termine wie Jahresversammlungen, Rechnungsabschluss, Quartalsmeetings
• Koordination der Verfügbarkeit relevanter Teilnehmer an Meetings und Besprechungen
• Buchung und Vorbereitung des Konferenzraums
• Bereitstellung und ggf. verwalten notwendiger Technik (Beamer, Leinwand, Mikrophon etc.) und Arbeitsmittel (Flipchart, Pinnwand, Stifte, Papier etc.)
• Organisation der Bewirtung mit Erfrischungen, Kaffee, Snacks usw.
• Erstellung von Agenda und Tagungsplänen
• Vorbereitung erforderlicher Unterlagen und Informationen
• Kontrolle aller Vorarbeiten
• Protokollführung (bei eigener Teilnahme) und -Verteilung
• Nachhalten von Folgeterminen und Wiedervorlagen
• Überwachen und Korrespondenz zu sozialen Terminen wie Jubiläen, Geburtstage, Verabschiedungen
• Überwachen der Termineinhaltung
• Einplanen von Pufferzeiten
• Bilden von Zeitblöcke und/oder Zwischentermine bei größeren Projekten
• Abstimmung  und Abrechnung etwaig anfallender Kosten

Bei dieser Fülle an Anforderungen, die ja noch neben den übrigen Aufgaben im Sekretariat anfallen, ist eine strukturierte und durchdachte Vorgehensweise unerlässlich. Teilen Sie sich Ihre Arbeitszeit gut ein, um neben klassischen Aufgabengebieten wie Schreibtätigkeiten, Ablage, Postbearbeitung oder Präsentationen vorbereiten noch genügend Freiraum zu haben, um z. B. Besucher zu empfangen, die auf ihren Termin beim Chef warten.

Das bedeutet, dass der Terminorganisation in den Sekretariaten wesentlich mehr Aufgaben zugeordnet sind, als die reine Terminplanung. Hier ein Überblick über die vielfältigen Aufgabengebiete eines spannenden Jobs:

• Entgegennahme und Klärung von Terminanfragen
• Koordination mit den Sekretariaten interner und externer Gesprächsteilnehmer
• Korrespondenz zur Vergabe, Änderung und Bestätigung von Terminen
• Kommunikation von Terminabsagen und/oder Terminverschiebungen
• Fixieren wiederkehrender Termine wie Jahresversammlungen, Rechnungsabschluss, Quartalsmeetings
• Koordination der Verfügbarkeit relevanter Teilnehmer an Meetings und Besprechungen
• Buchung und Vorbereitung des Konferenzraums
• Bereitstellung und ggf. verwalten notwendiger Technik (Beamer, Leinwand, Mikrophon etc.) und Arbeitsmittel (Flipchart, Pinnwand, Stifte, Papier etc.)
• Organisation der Bewirtung mit Erfrischungen, Kaffee, Snacks usw.
• Erstellung von Agenda und Tagungsplänen
• Vorbereitung erforderlicher Unterlagen und Informationen
• Kontrolle aller Vorarbeiten
• Protokollführung (bei eigener Teilnahme) und -Verteilung
• Nachhalten von Folgeterminen und Wiedervorlagen
• Überwachen und Korrespondenz zu sozialen Terminen wie Jubiläen, Geburtstage, Verabschiedungen
• Überwachen der Termineinhaltung
• Einplanen von Pufferzeiten
• Bilden von Zeitblöcke und/oder Zwischentermine bei größeren Projekten
• Abstimmung  und Abrechnung etwaig anfallender Kosten

Bei dieser Fülle an Anforderungen, die ja noch neben den übrigen Aufgaben im Sekretariat anfallen, ist eine strukturierte und durchdachte Vorgehensweise unerlässlich. Teilen Sie sich Ihre Arbeitszeit gut ein, um neben klassischen Aufgabengebieten wie Schreibtätigkeiten, Ablage, Postbearbeitung oder Präsentationen vorbereiten noch genügend Freiraum zu haben, um z. B. Besucher zu empfangen, die auf ihren Termin beim Chef warten.

Ob in der Geschäftsführung, den Abteilungen oder übergreifenden Projekten. Heute ist es in jedem Unternehmen gang und gäbe, Meetings und Besprechungen elektronisch zu organisieren. Niemand kann und sollte auf die Hilfe von Outlook und Co. verzichten. Darum gilt:

• Termine über ein Office-Tool (z. B. Outlook) aussteuern
• Zugriff auf die Kalender der Mitarbeiter gewährleisten
• Meetinganfragen per Email oder direkt über das Tool versenden
• Bei externer Beteiligung helfen alternativ z. B. Tools wie Doodle, fragab, Calendly oder Dudle (kein Schreibfehler!), ein Termintool von der TU Dresden

Austausch und Informationsbeschaffung

Zu den Sekretariatsaufgaben gehört auch: Bleiben Sie in Kontakt. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich täglich kurz mit Ihrem Chef abstimmen. Vereinbaren Sie als Sekretärin oder Assistent wöchentlich einen Termin, um die Woche und die Gesamtsituation gemeinsam zu besprechen. Ist Ihr Chef auf Geschäftsreise und nicht vor Ort greifbar, vereinbaren Sie Telefontermine.

Zeigen Sie Engagement. Fragen Sie nach jedem Termin, wie es gelaufen ist, ob es ein to-do für Sie gibt oder Sie einen Folgetermin organisieren sollen. Bitten Sie ggf. darum, an für Sie und Ihr Aufgabengebiet wichtigen Terminen auch selbst teilnehmen zu dürfen.

Seien Sie auf dem Laufenden. Arbeiten Sie Widervorlagen oder Protokolle aufmerksamen durch. Prüfen Sie die Emails Ihres Chefs. Zögern Sie nicht zu fragen oder zu recherchieren, wenn Sie Fachbegriffe o. ä. nicht verstehen. Lesen Sie Fachzeitschriften, werden Sie ein kompetenter, loyaler Mitarbeiter und behalten Sie den Überblick über das Geschehen. Das bereichert Ihr Aufgabengebiet und Ihr Chef wird es Ihnen danken.

Seien Sie mutig und lösungsorientiert

Sagen Sie offen, was geht und was nicht. Bleiben Sie dabei aber konstruktiv und lösungsorientiert. Wenn Ihr Chef z. B. häufig kurzfristige Termine mit ebenfalls vielbeschäftigten Kollegen ansetzen will, erklären Sie ihm, dass es sowohl für Sie als auch für Ihn frustrierend und wenig hilfreich ist, wenn Sie nicht genug Vorlauf zur Koordination haben.

Wenn Termine immer wieder überzogen werden und sich dadurch Anschluss-Meetings verschieben oder gar ganz ausfallen müssen, halten Sie diese Vorkommnisse nach. Finden Sie gemeinsam mit Ihrem Chef eine Lösung, wie diese wiederkehrenden Störungen des Ablaufs vermieden werden können. Z. B. indem Sie

• Ihn zeitig aus seinem Meeting rausholen
• für turnusmäßige Besprechungen einfach einen längeren Zeitraum einplanen
• den übrigen/externen Teilnehmern das konkrete Ende der Veranstaltung vorab mitteilen

Versuchen Sie, Ihren Chef mit Weitblick zu unterstützen. Vielleicht gibt es Möglichkeiten, die Termindichte zu verringern, indem hier und da ein Vertreter an Gesprächen teilnimmt. Manchmal reicht auch nur das Protokoll eines Meetings oder eine telefonische Absprache statt einem persönlichen Treffen.

Ihre Checkliste für ein gelungenes Chef-Terminmanagement

Reduzieren Sie die Häufigkeit der Meetings

Der Terminkalender platzt aus allen Nähten. Sie sind es, die den Überblick haben und behalten sollte. Mit Einfühlungsvermögen und Geschick können Sie Ihrem Chef Ihre Wahrnehmung beschreiben, dass z. B. immer wieder Termine kurzfristig abgesagt werden müssen.

Lösungsvorschläge könnten sein:

• eingehende Termine in Abstimmung mit dem Chef gar nicht erst anzunehmen, wenn die Erfahrung zeigt, dass er sowie hinten rüber fallen wird
• größere Pufferzeiten zwischen den Terminen einbauen
• Termine lieber telefonisch als persönlich wahrnehmen
• eine Vertretung zur Teilnahme vorschlagen

Strukturieren Sie die Meetings sinnvoll

Gut geplant ist halb gewonnen. Mit diesen 10 Tipps und Tricks schaffen Sie den perfekten Rahmen für jedes Meeting:

1. Konkrete Agenda
2. Teilnehmerkreis minimieren
3. Pünktlicher Start, lassen Sie die Tür für Zuspätkommer nicht offen
4. Ungewohnte Uhrzeiten (z. B. 9.45 Uhr) erhöhen die Merkfähigkeit
5. Besprechungen im Stehen sind effektiver und kürzer
6. Für interne Besprechungen weder Kaffee noch Kekse
7. Pausen einplanen (bei Meetings ab 90 Minuten)
8. Telefonverbot
9. Angenehmes Raumklima (frische Luft, passende Bestuhlung, keine störenden Geräusche etc.)
10. Bei Bedarf einen Moderator bestimmen, der Zeit und Ablauf im Blick hält

Dann stellen Sie ein ausreichend großes Orga-Team zusammen. Im Team geht vieles leichter und die Teammitglieder bringen unterschiedliche Fähigkeiten und Kenntnisse mit. Die Zahl der Teammitglieder hängt von der Größe des Events ab. Wichtig ist jedoch, dass einer den Team-Lead behält und die Zusammenarbeit koordiniert.

Für die Terminplanung ist jetzt nicht nur das Event selbst relevant, sondern auch die vorab erforderlichen Abstimmungen und Treffen mit z. B.

• externen Rednern
• Show-Acts
• Musikern
• diversen Dienstleistern (für Catering, Incentives etc.)

Wenn die Veranstaltung extern stattfindet, muss zudem eine passende Location gesucht und terminiert werden. Ggf. ist eine Ortsbesichtigung erforderlich oder es müssen Übernachtungsmöglichkeiten geprüft werden.

Selbst wenn alles perfekt geplant ist, ist es wichtig auf Unvorhergesehenes reagieren zu können. Auch an einen Notfallplan – wenn ein Redner ausfällt oder eine Outdoor-Aktivität im Regen versinkt – muss im Vorfeld gedacht werden.

Aus all diesen Erfordernissen ergeben sich für die Terminorganisation von Events und großen Veranstaltungen eine Vielzahl weiterer Jobs und zu organisierender Termine, die berücksichtigt und nach den bewährten Tipps und Mustern abgearbeitet werden müssen.

Fazit zur Terminorganisation

Terminorganisation, ob intern oder extern, ist eine komplexe Angelegenheit. Mit ihrer Qualität und damit der Bewältigung all der nötigen Aufgaben steht und fällt ein großer Teil der Unternehmenskultur.

Die richtige Besetzung dieses Jobs ist daher besonders wichtig. Gefragt ist ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent. Der Wille zu verstehen, worum es geht und die Bereitschaft, selbstständig und selbstverantwortlich nach Lösungen zu suchen sind unerlässlich.

Sekretariat mit umfassender Terminorganisation ist meist ein Vollzeit-Job und dem sollte sowohl im externen Stellenangebot als auch in der internen Stellenbeschreibung Rechnung getragen werden. Manchmal sind sogar ergänzende Assistenz- oder Teilzeit-Kräfte sinnvoll und unerlässlich.

Nehmen Sie die Wichtigkeit dieser Aufgabe ernst, denn mit der Organisation und Termintreue sind das Ansehen und auch das Selbstverständnis Ihres Unternehmens eng verbunden.