Rahmenprogramm: So planen Sie das perfekte Event im Büro

Die willkommene Möglichkeit mit Kollegen und anderen Teilnehmern gemeinsam zu genießen, zu lachen und in Kontakt zu kommen. Mit anderen Worten, es geht um Spaß und Unterhaltung im Rahmen von Firmenevent, Teamevent, Betriebsausflug und Teambuilding-Aktivität oder rund herum um eine Arbeitsveranstaltung wie Meetings, Messen oder Kongresse.

Rahmenprogramm auf dem Event: Worauf kommt es an?

Bei der Planung und Organisation eines Rahmenprogramms kommt es auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern, Gästen oder Besuchern an – also auf die Menschen, die zu Ihrer Veranstaltung kommen.

Damit haben Sie als Organisator nicht nur die Aufgabe, das Ziel Ihres Events im Auge zu behalten. Denn idealerweise stützt das Rahmenprogramm die Inhalte und Ergebnisse einer Veranstaltung. Sie brauchen auch ein ausreichendes Verständnis für die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe.

Hier ein paar Ideen und Beispiele

Wenn sich die Teilnehmer z. B. von Seminaren, Kongressen oder Tagungen noch nicht kennen oder im Arbeitsalltag eher selten aufeinandertreffen, ist es sinnvoll, eine Verbindung unter ihnen herzustellen.

Möchten Sie eine Konferenz auflockern oder die Mitarbeiter spielerisch in Kontakt bringen, wird in den letzten Jahren z. B. auch Bürogolf immer beliebter.

Werden die Mitarbeiter eines Incentive-Events von ihren Partnern oder der Familie begleitet, empfiehlt es sich, auch für die Angehörigen ein stimmiges Rahmenprogramm zu organisieren, solange sich die Mitarbeiter in Konferenz befinden.

Veranstalten Sie die Weihnachtsfeier Ihres Unternehmens, dann achten Sie darauf, dass es hier meist um ein Dankeschön für geleistete Arbeit geht und darum, sich gemeinsam zu feiern.

Bei Teamevents, wo es darum geht, z. B. eine Abteilung oder ein Projektteam zusammenzuschweißen, ist es ganz wichtig, dass sich jeder Einzelne gesehen und mit seinen Bedürfnissen ernstgenommen fühlt.

Wenn im Hochseilgarten einem Teilnehmer die Schweißperlen der Höhenangst auf der Stirn stehen oder er dadurch zum Zuschauen verdammt ist, verpufft der Teambuilding-Effekt einer solchen Maßnahme.

Wo fange ich mit der Planung des Rahmenprogramms an?

Bevor Sie an die Programmplanung gehen, finden Sie heraus, wer Ihre Veranstaltung besucht, was die Teilnehmer auszeichnet und wo ihre Interessen liegen.

Wenn es sich um Mitarbeiter Ihres Unternehmens handelt, können Sie sich vielfach sicher ein eigenes Bild über die Menschen machen. Doch ist auch dies manchmal knifflig. Kommen Externe oder begleitende Familienmitglieder hinzu, handelt es sich gar um ein Kundenevent, dann kann es sinnvoll sein, dass Sie sich vorab, etwa in Form eines Fragebogens, informieren.

Scheuen Sie sich nicht, nach Wünschen und Bedürfnissen zu fragen, schließlich geht es um das Gelingen Ihrer Veranstaltung und ein Rahmenprogramm, an dem jeder Spaß hat. Fangen Sie nur rechtzeitig mit ausreichend Vorlauf an, Ihre Zielgruppe zu analysieren. Die Ergebnisse Ihrer Zielgruppenanalyse sind zusammen mit den Zielen Ihrer Veranstaltung und dem Budget entscheidend für die Wahl des passenden Rahmenprogramms.

Was für Möglichkeiten gibt es für das Rahmenprogramm?

Ihrer Kreativität sind kaum Grenzen gesetzt. Nicht nur für Offsite-Events oder Betriebsausflüge gibt es alle möglichen Kategorien – von Abenteuer über Geocaching bis hin zu Zauberei -, mit denen Sie Ihrer Eventidee einen richtigen Kick geben können.

Im klassischen Fall von Firmenevents oder Weihnachtsfeiern stehen für das Rahmenprogramm viele Entertainment-Möglichkeiten zur Verfügung.

Redner engagieren

Richten Sie, vielleicht im Rahmen einer Messe, eines Kongressprogrammes oder einer Convention, eigene Workshops und Seminare aus, dann ist es wichtig, gute Redner zu engagieren. Die Vorträge professioneller Keynote-Speaker können Zuhörer begeistern.

Prüfen Sie aber immer genau, wen Sie als Redner engagieren. Wichtig zu wissen ist, über welche Erfahrungen er verfügt und wie gut er sich in Ihrer Branche oder mit den von Ihnen angestrebten Themen auskennt. Buchen Sie Redner niemals blind. Holen Sie immer Referenzen ein und schauen Sie sich idealerweise Demos gehaltener Vorträge oder Präsentationen an.

Auch viele Berühmtheiten sind hervorragende und inspirierende Sprecher. Bedenken Sie aber, dass das nicht zwangsläufig auf jeden bekannten und erfolgreichen Prominenten zutrifft.

Es reicht auch nicht, nur ein charismatischer Redner zu sein. Ihre Keynote-Speaker müssen über wirkliche Erfahrungen auf ihrem Gebiet verfügen, damit sie auch handfestes Wissen und Informationen vermitteln können.

Was brauche ich als Organisator des Events?

Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihre gebuchte Location, z. B. ein Tagungshotel, bietet. Setzen Sie mit den dortigen Hotel-Managern Ihre komplette Veranstaltungsorganisation um. Je nach gebuchtem Hotelkontingent können Sie vielleicht sogar bestimmte Bereiche wie Sauna oder Wellnessoase exklusiv für Ihre Gäste reservieren.

Holen Sie sich Fachleute, die sich mit der Technik und dem Equipment für Show-Acts und Unterhaltungsprogramm auskennen.

Wenn Sie Spiele, Offsite-Events oder auch ein Bürogolf-Turnier ausrichten wollen, buchen Sie diese zum Beispiel bei einer erfahrenen Agentur, die Ihnen nicht nur die Organisation abnimmt und benötigte Materialien zur Verfügung stellt, sondern auch Garant für das Gelingen sein sollte.

Denken Sie an stimmungsvolle Dekorationen, reizvolle Gewinne, wenn Sie eine Tombola ausrichten, oder kreative Ideen, wie Sie das Catering zum kulinarischen Erlebnis machen könnten. Lassen Sie auch Ihr Rahmenprogramm mit Fotos oder Videos festhalten, um bleibende Erinnerungen zu schaffen.

Darüber hinaus prüfen Sie, ob für Ihre Redner, Acts oder Live-Musiker spezielle Versicherungen abgeschlossen werden müssen und was im Falle eines Ausfalls passiert. Haben Sie einen Plan B in der Tasche, der bei einer Absage schnell und nahtlos greift?

 

Darum ist eine Nachbereitung wichtig

Eine sorgfältige Nachbereitung ist eine wertvolle Grundlage zur Vorbereitung auf die nächste Veranstaltung. Hierzu gehört nicht nur eine fundierte Kosten-/Nutzen-Analyse und das Begleichen sämtlicher Rechnungen.

Was auch immer Sie an Erfahrungen einsammeln können, halten Sie es schriftlich fest. Befragen Sie z. B. schon während der Veranstaltung die Teilnehmer nach ihren Eindrücken und teilen Sie ggf. Feedbackbögen aus. Waren alle zufrieden? Wie viele waren da? Gibt es Verbesserungsvorschläge?

Lassen Sie mit Ihrem Orga-Team und ggf. auch mit der Eventagentur die gesamte Veranstaltung Revue passieren und bewerten Sie, ob das Rahmenprogramm stimmig auch zum Arbeits- oder Tagesprogramm war und wie gewünscht, die Veranstaltungsziele gestützt hat. Eruieren Sie, wo es Probleme gab, was gut gelaufen ist und ob die Dosierung stimmte. Sprich waren die Gäste angenehm unterhalten oder gab es zu viele oder gar zu wenig Ruhephasen.

Je nach Größe und Anlass Ihres Events können Sie zum Abschluss Danksagungen z. B. mit Erinnerungsfotos an die Teilnehmer verschicken und Ihnen so nochmals bewusst machen, dass sie als Gäste herzlich willkommen waren.