Terminmanagement: Outlook kann es besser als Doodle & Co.
Mit der Terminplanungsumfrage und Bookings mit mir stehen Ihnen zwei leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung, die den Organisationsaufwand für Termine deutlich reduzieren. Sie vermeiden E-Mail-Schleifen, schaffen klare Strukturen und nutzen die vorhandenen Möglichkeiten von Outlook effizient aus. Probieren Sie die zwei hilfreichen Funktionen in Ihrem Arbeitsalltag aus …
„Terminplanungsumfrage“: Outlooks Antwort auf Doodle
Die Terminplanungsumfrage erleichtert die Koordination von Besprechungsterminen mit mehreren Teilnehmenden. Sie ermöglicht es, verschiedene Terminvorschläge direkt in Outlook zu erstellen und an alle Beteiligten zu senden. Die Teilnehmenden können ihre Verfügbarkeiten auswählen. Dadurch ist eine schnelle und übersichtliche Ermittlung des optimalen Termins möglich. Zudem reduzieren Sie den E-Mail-Verkehr und sparen Zeit bei der Terminfindung.
So geht’s:
1. Öffnen Sie eine neue E-Mail und fügen Sie Teilnehmende sowie den Betreff hinzu. Der Betreff dient später als Termintitel.
2. Im Menü Einfügen können Sie nun die Terminplanungsumfrage auswählen.
3. Geben Sie die Termindauer an und entscheiden Sie, ob der Termin nur innerhalb Ihrer Besprechungszeiten (Arbeitszeit) stattfinden soll.
4. Wählen Sie mehrere Zeitfenster, auch an unterschiedlichen Tagen, aus.
5. Beim Klick auf Weiter können Sie den Besprechungsort festlegen oder eine Teams-Besprechung hinzufügen.
6. Sie haben nun die Möglichkeit, die Abstimmungseinstellungen zu verwalten.
7. Klicken Sie anschließend auf Umfrage erstellen. Outlook generiert automatisch einen Link zur Umfrage, der in die E-Mail eingefügt wird.
8. Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig und versenden Sie sie wie gewohnt. Ggf. fügen Sie noch einen Satz ein, wie beispielsweise: „Bitte stimmen Sie über den Button ‚Abstimmen‘ für den für Sie passenden Termin ab.“
Die Abstimmung erfolgt online, die Teilnehmenden benötigen dafür kein Microsoft-Konto. Sie können mit „Ja“, „Nein“ und „Bevorzugen“ antworten, falls mehrere Termine möglich sind. Sobald alle geantwortet haben oder sich ein klarer Favorit abzeichnet, wird der Termin – je nach Abstimmungseinstellungen – direkt versendet.
Alternativ bestätigen Sie den Termin mit den meisten Stimmen mit einem Klick, woraufhin alle Teilnehmenden einen regulären Kalendereintrag erhalten. Gerade bei externen Teilnehmenden ist diese Funktion sehr wertvoll.
Ein großer Nachteil besteht jedoch darin, dass die Funktion nur im eigenen Kalender verfügbar ist und nicht in freigegebenen Kalendern funktioniert. Daher hier unser in der Praxis bewährter Workaround: Als Assistenz erstellen Sie eine Umfrage aus Ihrem Kalender und senden den Link an die Assistenzen der teilnehmenden Personen. Diese stimmen im Namen ihrer Führungskräfte ab, und Sie erhalten ebenso übersichtlich und unkompliziert einen Konsens. Den Termin erstellen Sie anschließend manuell im Kalender Ihrer Führungskraft und versenden ihn wie gewohnt.
„Bookings mit mir“: Ihre persönliche Buchungsseite
Während die Terminplanungsumfrage auf Gruppen abzielt, ist Bookings mit mir ideal für Einzeltermine. Outlook bietet mit dieser Funktion eine einfache Möglichkeit, freie Zeitfenster zur Buchung bereitzustellen. Über eine persönliche Buchungsseite können direkt Termine in Ihren Kalender gebucht werden.
Sie legen selbst fest, für welche Themen und zu welchen Zeiten Sie buchbar sind. Beispielsweise für Rücksprachen, Beratungen oder Projekttermine. Für jeden Termintyp können Sie Dauer, Ort, Verfügbarkeit und Vorlauf festlegen. Eine Buchung kann intern, extern oder nur auf Einladung erfolgen. Nach einer Buchung wird der Termin automatisch in Ihren Kalender übernommen. Auf Wunsch erhalten Sie auch einen Teams-Link.
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