Mitarbeiter-Offboarding: Wie Assistenzen entscheidend mitgestalten
Offboarding beschreibt den strukturierten Prozess, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen – sei es durch Kündigung, Vertragsende oder Ruhestand. Es umfasst technische, organisatorische und soziale Maßnahmen, die den Übergang erleichtern.
Ziel ist es, die Mitarbeiterbindung auch über den Austritt hinaus positiv zu gestalten, Wissen zu sichern und einen reibungslosen Übergang für das Team und Geschäftspartner*in zu gewährleisten. Ein gelungenes Offboarding reduziert Risiken wie Datenschutzverstöße, stärkt die Unternehmenskultur und zeigt: Wertschätzung endet nicht am letzten Arbeitstag.
Ich erinnere mich noch gut an meinen letzten Tag in einem Unternehmen vor ein paar Jahren. Zwischen mir und meinem Vorgesetzten lief es nicht ideal – trotzdem war ich überrascht, wie wenig vorbereitet er war. Als mein Chef morgens hereinkam, stand unsere Vertriebsassistenz mit einem Arm voller Abschiedsgeschenke vor mir. Er war überzeugt, dass eine HR-Kollegin Geburtstag hatte – nicht, dass seine eigene Assistenz ihren letzten Arbeitstag hatte.
Als er die Wahrheit erfuhr, fiel ihm sprichwörtlich alles aus dem Gesicht. Er tobte, warum niemand aus HR ihn informiert hatte. Das Ergebnis: Chaos, Unmut und ein Abschied, der zeigte, wie wichtig die Assistenz ist.
Warum ein Offboarding-Prozess so wichtig ist
- Eine Kienbaum-Studie aus 2021 zeigt: 48 Prozent der Unternehmen haben keine Offboarding-Strategie. Das ist eine verpasste Chance – gerade für Assistenzkräfte, die hier mit Struktur und Organisation punkten können.
- Mitarbeitererfahrung: Durch Feedbackgespräche können versteckte Schwachstellen im Unternehmen aufgedeckt werden.
- Geschäftskontinuität: Wissenstransfer und klare Prozesse verhindern, dass Projekte ins Stocken geraten.
- Reputation & Employer Branding: Ein professionelles Offboarding sendet Signale nach innen und außen.
- Datenschutz & Sicherheit: Vergessene Zugänge oder fehlende Rückgaben bergen rechtliche Risiken.
- Schnelles Handeln bei Verstößen: Bei Kündigungen aus wichtigen Gründen (z. B. Compliance-Verstößen) muss das Offboarding sofort umgesetzt werden.
Die Rolle der Assistenz
Assistenzen sind häufig die Dreh- und Angelpunkte im Offboarding. Sie koordinieren die Kommunikation, behalten Deadlines im Blick und sorgen dafür, dass kein Detail verloren geht. Egal, ob es um die Organisation des Feedbackgesprächs, die Rückgabe von IT-Geräten oder die Information von Geschäftspartnern geht. Offboarding ist kein „Nebenbei-Prozess“.
Wer diesen letzten Schritt ernst nimmt, sorgt nicht nur für Ordnung und Kontinuität, sondern auch für Loyalität und ein positives Unternehmensbild. Gerade Assistenzen haben hier eine Schlüsselrolle – sie geben Struktur, behalten den Überblick und schaffen so einen Abschied, der im Guten in Erinnerung bleibt.
