Termin vereinbaren per E‑Mail: 5 Vorlagen + Betreff
Im Arbeitsalltag von Assistenzkräften, Office Professionals und Büro-Mitarbeitenden zählt jede Minute – und gerade Terminvereinbarungen per E-Mail gehören zu den täglichen Routineaufgaben, die gleichzeitig Fingerspitzengefühl und Effizienz erfordern. Mit working@office erhalten Sie praxisnahe Vorlagen, Tipps und Strategien, die Ihnen helfen, Ihre Kommunikation professionell, zeitsparend und souverän zu gestalten.
Das Wichtigste in Kürze
- Kernelemente beachten: Jede Terminanfrage sollte Anlass, Alternativtermine und eine klare Handlungsaufforderung enthalten.
- KI nutzen: Mit ChatGPT lassen sich professionelle Termin-Mails schnell erstellen und individuell anpassen.
- Vorlagen einsetzen: Unterschiedliche Mustertexte helfen, je nach Anlass flexibel und professionell zu formulieren.
- Betreff klar gestalten: Direkt, modern und eindeutig formulierte Betreffzeilen erhöhen die Öffnungsrate.
- Typische Fehler vermeiden: Lange Fließtexte, Floskeln und unübersichtliche Angaben erschweren die Kommunikation.
- Internationale Varianten: Für Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch stehen gebräuchliche Formulierungen zur Verfügung.
Checkliste: So formulieren Sie eine erfolgreiche Terminanfrage per E-Mail
- Eine geschäftliche Terminanfrage sollte immer drei Kernelemente enthalten:
- Anlass klar benennen – damit die Empfängerin oder der Empfänger sofort versteht, worum es geht.
- Alternativtermine anbieten – idealerweise 2–3 Vorschläge mit Datum, Uhrzeit und Dauer.
- Handlungsaufforderung formulieren – eine klare Bitte um Rückmeldung oder Bestätigung.
KI nutzen: So nutzen Sie ChatGPT für die perfekte Formulierung
Mit KI können Sie E-Mails zur Terminvereinbarung in Sekunden erstellen.
Kein ideales Ergebnis? So können Sie den Prompt nachjustieren
- Wenn der Ton zu förmlich klingt, dann ergänzen Sie: „Bitte lockerer, aber respektvoll.“
- Wenn die Mail zu lang ist, dann schreiben Sie: „Bitte kürzer, maximal 5 Sätze.“
- Wenn Sie eine englische Variante brauchen, dann ergänzen Sie: „Bitte übersetze die E-Mail ins Englische.“
👉 So sparen Assistenzkräfte wertvolle Zeit im Alltag und erhalten schnell einsatzbereite Textbausteine.
Vorlagen: Termin vereinbaren per E-Mail
👉 Wenn Sie keine konkreten Daten nennen, dann geben Sie dem Gegenüber maximale Flexibilität.
👉 Wenn Sie Alternativtermine direkt anbieten, dann beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung.
Betreffzeilen & Formulierungs-Tipps
- Direkt und klar: „Terminvorschlag für Projekt-Meeting“
- Persönlich, aber professionell: „Ihre Verfügbarkeit für ein Abstimmungsgespräch“
- Modern statt altmodisch: „Follow-up Termin“ besser als „Wiedersehensgelegenheit“
👉 Wenn die Betreffzeile den Terminwunsch sofort erkennbar macht, dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mail zeitnah geöffnet wird.
Beispiel-Formulierungen für die Bitte um einen Termin
- „Könnten wir einen Termin vereinbaren?“
- „Hätten Sie Zeit für ein Treffen?“
- „Wann hätten Sie Zeit für ein Treffen?“
- „Könnten Sie mir bitte einen passenden Termin nennen?“
Um die Verfügbarkeit zu überprüfen:
- „Wann sind Sie verfügbar?“
- „Welche Tage und Uhrzeiten passen Ihnen am besten?“
- „Haben Sie Zeit am [Tag] um [Uhrzeit]?“
- „Können Sie mir sagen, welche Zeiten für Sie am günstigsten sind?“
Möchten Sie schriftlich einen ersten Termin vereinbaren, so gibt es zwei Varianten, die Sie nutzen können.
Höflich nach einem Termin fragen ohne zeitliche Angabe
- An welchem Tag und welchem Datum würde es Ihnen am besten passen?
- Ziehen Sie einen bestimmten Tag oder ein bestimmtes Datum vor?
Höflich nach einem Termin fragen mit zeitlicher Angabe
- Wäre es Ihnen am 28.10.2023 um 9.30 Uhr möglich?
- Könnten Sie den 28.10.2023 um 9.30 Uhr einplanen?
Bitte um einen Termin: Die typischen Fälle
- Verkaufspräsentation als Follow-Up nach einem Messebesuch
- Reklamation bei einem Lieferanten
- Besprechung offener Fragen zu einem Projekt
- Neuverhandlung / Nachverhandlung von Konditionen
In solchen Fällen ist Vorsicht geboten. Die E-Mail darf sich nicht als reiner Terminvorschlag „tarnen“, sondern muss der Situation gerecht werden. Dies beginnt bereits mit der Betreffzeile:
| „Echte“ Terminvereinbarung | Terminvorschläge – Termin mit Herrn… |
| Reklamation | Dringender Termin erbeten (=eigentlich ein Befehl…) |
| Follow-up-Besuch | Termin erwünscht? oder: Vorschlag für ein Kennenlern-Treffen |
Der Text der E-Mails sollte den Anlass des Schreibens bzw. den Zweck des Besuches kurz umreißen.
Terminvereinbarung: Wie formulieren Sie Terminvorschläge?
Die Kunst alltäglicher Terminvorschläge-Mails liegt darin, zugleich dem Empfänger ein gutes Gefühl zu geben und das eigentliche Ziel zu erreichen, nämlich eine rasche und klare Antwort zu erhalten.
Diese 3 Elemente sollte Ihre E-Mail zum Terminvorschlag enthalten
- Anlass oder Anliegen
- Termin-Alternativen
- Handlungsaufforderung
Aus dem Schreiben zum Terminvorschlag muss ganz klar hervorgehen, welchem Zweck oder Anliegen das Treffen dient. Meistens ist es auch sinnvoll, einige (wenige) Einzelheiten in das Schreiben zu integrieren:
- Thema der Präsentation
- Ziel der Verhandlung
- Vorstellungen über den Ablauf des Kennenlern-Besuches.
Beispiel-Formulierungen für Terminvorschläge
Um Terminvorschläge zu machen:
- „Wie wäre es mit [Tag] um [Uhrzeit]?“
- „Könnte [Datum] um [Uhrzeit] für Sie funktionieren?“
- „Würde Ihnen [Tag] um [Uhrzeit] passen?“
- „Ich schlage vor, dass wir uns am [Datum] treffen.“
Wie kann ein Termin per Telefon vereinbart werden?
Termine am Telefon zu vereinbaren läuft grundsätzlich ähnlich ab wie mit einer E-Mail. Beginnen Sie damit, sich vorzustellen und nennen Sie gleich Ihren Wunsch nach einem Termin und dem Thema des Gesprächs sowie den Ansprechpartner. Sie können nach Rückfragen das Thema des Gesprächs genauer beschreiben, legen Sie jedoch den Hauptfokus darauf, dass Sie das Thema in einem persönlichen Termin klären möchten.
Falls Sie bereits einen Termin im Sinne haben, können Sie diesen Ihrem Gesprächspartner sogleich mitteilen. Auch den Ort des Termins können Sie direkt vorschlagen. Sie können weiterhin Rückfragen zu Organisationspunkten stellen und nach Vorbereitungsmöglichkeiten fragen.
Abschießend bedanken Sie sich für das Telefonat und die Zeit und nennen nochmals Datum und Uhrzeit des Termins, um Missverständnisse durch die Telefonkommunikation vorzubeugen.
Wie kann ein Terminvorschlag per E-Mail gestaltet werden?
Der Großteil an Terminen wird per Mail vereinbart, deshalb ist es wichtig, dass Sie sich mit dem Verfassen von Terminvorschlägen per E-Mail auskennen.
Folgender Bestandteile sind essenziell für einen gelungenen Terminvorschlag per E-Mail:
- Die Betreffzeile sollte direkt zeigen, worum es in Ihrer Mail geht, ohne zu aufdringlich zu sein. Deshalb sollte hier direkt der Wunsch nach einem Termin aufgeführt werde.
- In der Mail selbst sollten Sie den Grund des Termins beschreiben, um den Empfänger optimal auf den Termin vorzubereiten. Diese offene Kommunikation ist sehr wichtig, um das Vertrauen mit Ihren Kunden und Kollegen zu stärken.
- Nach dem Grund des Termins können Sie direkt einen Zeitpunkt für den Termin vorschlagen. Hier sollten direkt Datum, Zeit und Ort eingebunden werden. Um Ihrem Geschäftspartner entgegenzukommen, können Sie direkt noch weitere Alternativtermine anbieten
- Abschließend formulieren Sie noch den Wunsch nach einer Terminbestätigung, um von ihrem Gesprächspartner eine Antwort zu erhalten und den Termin fest planen zu können
Weiterhin sollten Sie bestimmte Floskeln in Ihrer Korrespondenz meiden, um zeitgemäß und modern Termine anzufragen. Ein paar Beispiele hierzu haben wir Ihnen aufgelistet.
So nicht | Besser so |
Wie kann ein*e Vorgesetzt*e um einen Gesprächstermin gebeten werden?
Um Ihren Chef oder Ihre Chefin um ein Gespräch zu bitten, sollten Sie einen passenden Zeitpunkt abwarten und ihn oder sie nicht im Vorbeigehen auf dem Gang im Büro um einen Gesprächstermin bitten. Dadurch sorgen Sie, dass der Termin in seiner oder ihrer Wichtigkeit wahrgenommen und nicht vergessen wird. Sie können bereits davor dringende Gesprächspunkte des Termins aufschreiben, um sich besser vorzubereiten, damit das Gespräch auch von Erfolg gekrönt sein wird.
Wenn Sie Ihre*n Vorgesetzte*n nun um einen Gesprächstermin bitten, sollten Sie direkt einen konkreten Termin vorschlagen, das Thema des Gesprächs benennen und auch die mögliche Dauer des Gesprächs. Häufig hat er oder sie viele verschiedene Termine am Tag und durch einen konkreten Datums- und Zeitvorschlag können Sie ihr oder ihm Planungssicherheit geben. Halten Sie auch ein oder zwei Ausweichtermine bereit, falls Ihr/e Chef/in an Ihrem ersten Vorschlag schon verplant ist.
Wie kann eine Terminbitte an den Chef formuliert werden?
Bei der Formulierung einer Terminbitte an den Chef sollten Sie zunächst eine angemessene Begrüßung wählen. Üblich ist hier:
- Sehr geehrter Herr bzw. Sehr geehrte Frau
Sie können sich nun weiter nach dem Wohlbefinden des Chefs erkundigen, bevor Sie zum eigentlichen Anliegen übergehen. Eine Terminbitte können Sie wie folgt formulieren:
Nun nennen Sie einen möglichen Termin und gegebenenfalls weitere Alternativtermine, damit Ihr Chef in seiner Antwort nur noch zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit zusagen muss. Abschließend können Sie möglich Vorbereitungswünsche einholen:
Wie werden Termine auf Englisch vereinbart?
Da Sie in der geschäftlichen Korrespondenz häufig auch Termine auf Englisch vereinbaren müssen, sollten Sie die gängigen Phrasen in der englischen Korrespondenz kennen.
Wichtige Formulierungen sind:
- I call you in relation to… – Ich rufe Sie an in Bezug auf…
- I would like to meet with you personally to discuss further details. – Ich möchte mich persönlich mit Ihnen treffen, um weitere Details zu besprechen
- When do you have time in the next few weeks? – Wann haben Sie Zeit in den nächsten Wochen?
- How does Wednesday, June 7 at 2pm suit you? – Wie passt Ihnen Mittwoch, den 7. Juni um 14 Uhr?
- Unfortunately I am not available that day, How does next Friday suit you? – Leider bin ich an diesem Tag nicht verfügbar, wie passt es Ihnen nächsten Freitag?
- I will send you an email confirming the appointment time and date. – Ich schicke Ihnen eine E-Mail mit der Bestätigung von Datum und Uhrzeit des Termins.
- I look forward to meeting you in person. – Ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
Weitere gängige Sprachen und Übersetzungen haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Sprache | Übersetzung |
Deutsch | Termin vorschlagen |
Englisch | Date proposal |
Französisch | Proposition de date/proposition de rendez-vous |
Spanisch | fecha propuesta |
Italienisch | data proposta |
Terminbestätigung oder Verschiebung: Wie auf einen Terminvorschlag antworten?
Sie können sich zunächst für den Terminvorschlag bedanken, dann können Sie den Termin bestätigen. Falls der Terminvorschlag für Sie jedoch unpassend ist, sollten dies direkt formulieren und unter Umständen einen Alternativtermin vorschlagen.
In Ihrer Antwort auf den Terminvorschlag können Sie auch direkt nach weiteren Informationen oder Anweisungen fragen oder bitten, über mögliche Änderungen des Termins informiert zu werden. Abschließend können Sie sich mit einer Abschiedsfloskel positiv über den zukünftigen Termin äußern.
Beispiel-Formulierungen zur Termin-Bestätigung und Termin-Verschiebung
Um den Termin zu bestätigen:
- „Ja, das passt mir.“
- „Ich bin zu diesem Zeitpunkt verfügbar.“
- „Super, der Termin am [Datum] um [Uhrzeit] ist für mich in Ordnung.“
- „Das klingt gut. Ich freue mich auf unser Treffen.“
Um den Termin abzulehnen oder zu verschieben:
- „Leider bin ich zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar.“
- „Könnten wir den Termin auf [Datum/Zeit] verschieben?“
- „Es tut mir leid, aber ich habe bereits einen anderen Termin.“
- „Ich fürchte, ich kann zu dieser Zeit nicht.“
Terminabsage: Wie sagen Sie einen Termin professionell ab?
Eine professionelle Terminabsage sollte stets höflich, klar und respektvoll formuliert sein. Dabei ist es wichtig, Verständnis für die Umstände des anderen zu zeigen und nach Möglichkeit gleich einen Alternativtermin vorzuschlagen.
So gehen Sie vor:
- Dankbarkeit ausdrücken: Bedanken Sie sich für die Terminvereinbarung, um Wertschätzung zu zeigen.
- Absage begründen: Geben Sie eine knappe, aber respektvolle Erklärung, warum der Termin nicht wahrgenommen werden kann.
- Alternativen anbieten: Schlagen Sie, wenn möglich, einen oder mehrere neue Termine vor, um Flexibilität und Engagement zu zeigen.
- Höflicher Abschluss: Bedanken Sie sich für das Verständnis und bitten Sie um eine Rückmeldung bezüglich des neuen Vorschlags.
Beispiel-Formulierungen für die Terminabsage
Um den Termin abzusagen:
- „Ich muss den Termin leider absagen.“
- „Etwas ist dazwischen gekommen, daher kann ich nicht kommen.“
- „Können wir den Termin auf einen anderen Tag verschieben?“
- „Ich entschuldige mich, aber ich kann den Termin nicht einhalten.“
Termin vergessen – So fragen Sie nach einem Termin nach
Es ist auch möglich, dass Termine durch einen technischen Fehler aus digitalen Kalendern verschwinden. Möchten Sie Ihrem Kunden eine Erinnerungsmail schreiben, haben wir hier einige uster für Sie vorbereitet.
Nachfolgend stellen wir Ihnen ebenfalls zwei Varianten vor, wie Sie höflich nach einem bereits bestehenden Termin nachfragen, den Sie vergessen haben.
Best Practices & typische Fehler vermeiden
- Listen statt Fließtext: Mehrere Terminvorschläge besser auflisten als in langen Sätzen verstecken.
- Keine Floskeln: Vermeiden Sie veraltete Formulierungen wie „Hochachtungsvoll“. Modern, klar und freundlich wirkt professioneller.
- Zeitzonen und Tools: Gerade bei internationalen Terminen Tools wie Teams oder Zoom gleich mit angeben.
👉 Wenn Ihre E-Mails übersichtlich, modern und respektvoll sind, dann wirkt Ihre Kommunikation professionell und stärkt Ihr Standing.
Fazit: Konzentrieren Sie sich bei der Terminvereinbarung auf das Wesentliche
Müssen Sie für Mitarbeiter oder Vorgesetzte geschäftliche Termine vereinbaren, sollten Sie sich an die drei Hauptelemente der Terminplanung halten: Nennen Sie den Anlass und das dafür vorhergesehene Datum, bieten Sie ggf. Alternativtermine und vergessen Sie nicht, die Einladung mit einer Handlungsaufforderung abzuschließen. Eine gute Terminorganisation ist das Aushängeschild der Firma.
Im Zeitalter der digitalen Kommunikation gehen Terminvereinbarungen und Terminvorschläge schnell mal unter. Konzentrieren Sie sich in Ihrer E-Mail daher auf das Wesentliche und kommen Sie bereits mit dem „Betreff“ auf den Punkt. Obwohl Termine zu vereinbaren zu Ihren standardmäßigen Routineaufgaben als Sekretärin und Assistenzkraft gehört, sollten Sie dabei auch nie Ihre Individualität verlieren. Passen Sie Ihren Schreibstil an Ihre Beziehung zum Empfänger an.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
