Stundungsschreiben: Wie Sie den Zahlungsaufschub formulieren inkl. Muster

Als Insolvenz bezeichnet man die Zahlungsunfähigkeit eines Schuldners. Dieser ist, abgeleitet vom lateinischen Wort „insolvens“ nicht in der Lage, seine Schuldscheine oder Verbindlichkeiten gegenüber dem Gläubiger einzulösen und dessen Forderungen zu begleichen.

Ist die Insolvenz das Ende?

Eine Insolvenz beziffert den Endzustand von Liquiditätsproblemen und beendet die unternehmerischen Aktivitäten eines Betriebes. Eine Insolvenz tritt in der Regel nicht ohne Vorwarnung auf. Sie manifestiert sich fortlaufend und beginnt in den meisten Fällen mit Problemen bei der Zahlung einer Rechnung.

Viele Betriebe, die finanziell in eine Schieflage geraten, tragen an dieser Situation wenig Schuld. Vielmehr ist ein sogenannter Übersprungeffekt die Ursache für viele Firmenpleiten. Bezahlen Endkunden ihre Rechnungen nicht oder viel zu spät, kann ein Unternehmen mit der Zeit Rechnungen an Lieferanten ebenfalls nicht mehr begleichen. Ein Teufelskreis, aus dem Unternehmen schwerlich einen Ausweg finden.

Schrittweise in die Insolvenz

In der Folge werden Kreditlinien von Darlehen bei der Hausbank fortlaufend erhöht, bis keine Anpassungen mehr möglich sind. In diesem Fall müssen Betriebe nach adäquaten Lösungen suchen und Maßnahmen vornehmen, um weiterhin am Markt zu bestehen.

Kann ein Unternehmen überfällige Rechnungen nicht mehr bezahlen, hat es neben der Erhöhung der Verbindlichkeiten eine weitere Möglichkeit: Es kann Gläubiger persönlich um einen Zahlungsaufschub bitten. Diese ebenso als Stundung (Aufschub) bezeichnete Bitte des Schuldners kann ein probates Mittel sein. Sie verhilft einem Unternehmen, im Falle eines finanziellen Engpasses als Betrieb liquide zu bleiben.

Unternehmer und Sekretärinnen sowie Sekretäre, die den Prozess administrativ unterstützen und meistens die Korrespondenz übernehmen, stehen vor zumindest drei entscheidenden Fragen:

1. Wie kommuniziert man erfolgreich und zielführend mit Gläubigern?
2. Worauf sollte ein Unternehmen bei einer Stundungsvereinbarung achten?
3. Wie kann man einen Zahlungsaufschub mit dem Finanzamt erreichen?

Woran ist erkennbar, ob der Zahlungsaufschub gewährt wird?

Die plausible und kompetente Beantwortung dieser und weiterer Fragen entscheidet in letzter Instanz, ob die Bitte um einen Zahlungsaufschub bei einem Gläubiger erfolgreich ist oder nicht.

Wie kommuniziert man erfolgreich und zielführend mit Gläubigern?

Die persönliche Bitte um einen Zahlungsaufschub ist für Unternehmensinhaber und Geschäftsführer oftmals unangenehm. Gläubigern offen gegenüberzutreten oder einem langjährigen Geschäftspartner zu eröffnen, dass man derzeit nicht liquide ist, kann Überwindung und Mut kosten.

Gute Vorbereitung für die Bitte um Zahlungsaufschub ist wichtig

Für Sekretärinnen und Assistenten, die die Bitte um einen Zahlungsaufschub kommunikativ umsetzen müssen, ist Vorbereitung und eine gute Kenntnis des Sachverhaltes essenziell.

Ausschließlich durch Vorbereitung wird es möglich sein, professionell vorzugehen und gleichzeitig empathisch zu kommunizieren. Bevor Sie im Namen Ihres Vorgesetzten die Bitte um Aufschub an den Gläubiger herantragen, sollten Sie alle relevanten Fakten kennen, um dem Stundungsantrag eine Struktur zu verleihen.

Welche Fakten sind relevant?

Hierzu gehören unter anderem die Details der Rechnung, zu welchem Zeitpunkt diese fällig ist und welche Spezifikationen die AGB enthalten.

Darüber hinaus ist es zielführend, vorab zu überlegen, welche Worte passend sein könnten und wie die schriftliche Argumentation auf den Gläubiger wirkt.

Sinnvoll ist darüber hinaus eine klare Vorstellung über eine mögliche Stundungsvereinbarung oder einen Änderungsvertrag. Es wirkt professionell, wenn ein Schuldner fokussiert und mit plausiblen Lösungsvorschlägen auf einen Gläubiger zugeht.

Praxiserprobt: Die Kombination aus Brief und persönlichem Gespräch

Haben Sie sich als Assistenz eingehend mit den Details beschäftigt und eine persönliche Kommunikationsstrategie konzipiert, folgt die konkrete Umsetzung.

In der Praxis hat es sich bewährt, für die erste Ansprache des Gläubigers die Briefform zu wählen. Durch ein persönliches Schreiben räumen Schuldner dem Gläubiger Zeit ein, die Situation und einen möglichen Vorschlag zur Stundung oder Ratenzahlung zu überdenken.

Nur ein Brief reicht meist nicht aus

Bei einem Brief sollte es nicht bleiben. Bieten Sie im Schreiben in jedem Fall ein persönliches Gespräch an. Auf diese Weise zeigen Sie die Bereitschaft des Unternehmens, die Schuld schnellstens zu begleichen.

Persönliches Gespräch ist in der Regel zielführend

Gerade wenn Ihr Unternehmen einem Lieferanten einen höheren Betrag schuldet, dessen Ausfall für diesen existenzbedrohend sein könnte, wird es den Gläubiger beruhigen, dass ein persönliches Treffen angeboten wird.

Ziel jeder Kommunikation zwischen Gläubiger und Schuldner sollte es sein, Lösungen zu kommunizieren. Damit kann verbunden sein, einen Plan zu präsentieren, wie und wann die Schuld beglichen werden kann. Ausschließlich in diesem Fall kann der Gläubiger mit dem Schuldner in Zukunft vertrauensvoll zusammenarbeiten.

Wichtig für die Entscheidung: Seien Sie erreichbar

Eine Bitte um Zahlungsaufschub stellt für Gläubiger keine einfache Situation dar. Neben rechtlichen oder juristischen Bedenken mögen sich Lieferanten ebenfalls in einem kompetitiven Umfeld bewegen.

Kämpfen Gläubiger aus diesem Grund mit Zahlungsausfällen und wenden beträchtliche Zinszahlungen für den betrieblichen Kontokorrentkredit auf, mag die Stundungsbereitschaft gering ausfallen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden Gläubiger nach Eingang des Schreibens kurzfristig das persönliche Gespräch suchen.

Lassen Sie sich nicht von Emotionen leiten – hier zählen Fakten

Ist dies der Fall, ist das erste Ziel in Bezug auf die Bitte um einen Zahlungsaufschub erreicht. Ein persönlicher Dialog wird in den meisten Fällen von Emotionen geleitet.

Wird dieser lösungsorientiert, offen und fair geführt, können tragfähige und nachhaltige Ergebnisse erzielt werden. Aus diesem Grund ist es entscheidend, dass Schuldner zu jeder Zeit erreichbar sind. Das Gespräch mit dem Gläubiger sollte für einen Geschäftsführer oder Unternehmensinhaber höchste Priorität haben.

Auch bei negativer Entscheidung immer sachlich bleiben

Transportiert der als Schuldner verantwortliche, dass die Bitte um Zahlungsaufschub aufgrund einer nachweisbaren Problematik zustande kommt, wird dies die Bereitschaft für eine Stundung beim Gläubiger erhöhen.

Kann der Bitte nicht stattgegeben werden, empfiehlt es sich für den Schuldner, einen freundlichen und sachlichen Umgangston beizubehalten.

Mit Höflichkeit doch noch ans Ziel?

Wer sich für die Bemühungen des anderen bedankt, wirkt höflich. Nach dem Gespräch mag der Gläubiger den Fall in Ruhe prüfen, betriebsintern besprechen und am Ende einem Zahlungsaufschub zustimmen.

Denkbar ist darüber hinaus, dass der Gläubiger andere Kontakte bemüht, um eine Lösung anzubahnen. Eine weitere Bank oder eine Factoring-Gesellschaft könnten aufgrund der Bemühungen des Gläubigers bereit sein, die Forderungen gegen Gebühr zu übernehmen. Auch eine Beratungsstelle oder ein Schuldnerberater kann in solchen Situationen weiterhelfen.

Ständige Erreichbarkeit ist ein positives Signal für den Gläubiger

Fragen Sie Ihren Chef, ob Sie zusätzlich eine private Telefonnummer oder eine Handynummer im Brief nennen und herausgeben dürfen. Damit signalisieren Sie zum wiederholten Male, dass es Ihrem Unternehmen wichtig ist, dass der Gläubiger Sie erreichen kann.

In diesem Musterschreiben ist eindeutig erkennbar, dass es bei einer schriftlichen Bitte um Zahlungsaufschub nicht ausschließlich um die Fakten geht. 

Stundungsschreiben: Achten Sie beim Schreiben jederzeit auf die Wortwahl

Vielmehr spielen auch in der Vorlage des Stundungsschreibens Emotionen, Empathie und Offenheit eine wichtige Rolle. Entscheidend ist darüber hinaus, dass der Stil eines formellen Geschäftsbriefes bei der Erstellung des Schreibens erhalten bleibt.

Ein zu privater oder bittender Schreibstil ist ebenso wenig angebracht, wie ein zu langes Anschreiben mit unwichtigen Details oder beigefügten Beispielen. Ein Schreiben, in dem um Zahlungsaufschub gebeten wird, sollte zusammenfassend:

• die wichtigsten Informationen für den Gläubiger enthalten,
• durch eine persönliche Note überzeugen und
• Kommunikationskanäle öffnen.

Auf Mahnungen reagieren: Musterformulierungen auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch

Normalerweise sind Sie diejenige Person, die mahnt. Doch was tun, wenn Sie selbst eine Mahnung bekommen – und darüber hinaus nicht gleich zahlen können? Hilfe bieten die folgenden Formulierungen und Tipps. Außerdem: Mit diesen Musterbriefen und Vorlagen können Sie galant auf Mahnungen in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch reagieren.

Wie kann man vorgehen, wenn mehrere Gläubiger betroffen sind?

Geschäftlicher Erfolg ist in vielen Fällen das Ergebnis synergistischer Teamarbeit. Bauprojekte werden zum Beispiel vor allem dann erfolgreich, wenn verschiedene Handwerksbetriebe und Gewerbe Hand in Hand arbeiten.

Gleichzeitig trägt jeder Partner im Team einen Teil des Risikos. Entwickelt sich ein Projekt negativer als erwartet, mag dies zu einem finanziellen Engpass führen. In der Folge wird es notwendig sein, mehrere Projektpartner gleichzeitig um Zahlungsaufschub zu bitten.

Alle Beteiligten an einen Tisch 

In diesem Fall wirkt es professionell und zielführend, alle Lieferanten und Geschäftspartner zusammen an einen runden Tisch einzuladen. Eine gemeinsame Strategiesitzung hat den Vorteil, dass alle Partner zur gleichen Zeit über die Lage informiert werden.

Diese kollegiale Herangehensweise ist gleichzeitig ein Garant, dass es möglich ist, offen und transparent zu diskutieren. Nach einer leidenschaftlichen und kontroversen Diskussion können alle Partner entscheiden, wie Sie mit einem Zahlungsaufschub umgehen.

Darüber hinaus können Sie ihre zukünftige Zusammenarbeit planen.

Wieso sind Zuverlässigkeit und Verlässlichkeit entscheidend?

Eine in vielen Fällen praktizierte Variante des Zahlungsaufschubes ist die Stundung einer Rechnung bis zu einem definierten Datum. Hierbei wird zwischen Gläubiger und Schuldner eine abweichende Zahlungsfrist vereinbart. Diese impliziert, dass der Gläubiger keine Mahnung erstellt und bis zum Stundungsdatum auf die Forderung verzichtet.

Schließen Sie als Zeichen des Vertrauens eine Fristverlängerung ab

Eine schriftliche Fristverlängerung oder ein Änderungsvertrag können geschlossen werden, um die Stundung rechtlich einwandfrei abzuschließen. Dieses Entgegenkommen des Gläubigers sollte vom Schuldner in jedem Fall gewürdigt werden.

Entscheidend ist, sich zuverlässig an die getroffenen Absprachen zu halten und die Zahlung nicht hinauszuzögern. Bestehen weiterhin Finanzierungsschwierigkeiten, müssen alternative Wege gefunden werden.

Denkbar wäre zum Beispiel, andere Lieferanten ebenfalls um einen Zahlungsaufschub zu bitten.

Nicht mehr als nötig den Zahlungsaufschub weiter hinauszögern

Wenn möglich, sollten Unternehmen ihre Zahlung nach einer erfolgreich verhandelten Stundung nicht um mehr als einen Monat hinauszögern. Der Empfänger könnte ansonsten argwöhnisch werden und vermuten, dass das Unternehmen zahlungsunfähig ist.

Steht eine Insolvenz im Raum, würde dies die Situation für den Gläubiger verschlimmern. Mit hoher Wahrscheinlichkeit müsste er die Forderung an Ihr Unternehmen teilweise komplett abschreiben.

Wenn Sie die Zahlung um mehr als zwei Monate hinauszögern müssen, sollten Ihr Betrieb proaktiv Sicherheiten anbieten. Dies erhöhen die Chancen auf ein Akzept des Zahlungsaufschubes.

Welche weiteren Zahlungsmöglichkeiten in Betracht kommen

Die Stundung eines Betrages für eine bestimmte Zeit ist die vorwiegend genutzte Variante des Zahlungsaufschubes. Weitere Zahlungsmöglichkeiten und Vereinbarungen könnten sein:

• Vereinbarung zur Ratenzahlung
• Verkauf der Forderung an ein Factoring-Unternehmen
• Teilweise Abschreibung der Rechnung oder Verrechnung mit Waren und Dienstleistungen

Sonderfall: Stundung von Forderungen der Finanzbehörden

In vielen Fällen besteht die Möglichkeit, mit privatrechtlichen Gläubigern Stundungsvereinbarungen zu verhandeln.

Ein finanzieller Engpass kann gleichzeitig Steuerforderungen der Finanzbehörden betreffen. Ist es dem eigenen Unternehmen nicht möglich, die Einkommensteuervorauszahlung zu leisten oder die Gewerbesteuer zu entrichten, ist schnelles Handeln angeraten.

Stecken Sie den Kopf in den Sand, kommen Säumniszuschläge hinzu

Durch Säumniszuschläge könnten weitere Verbindlichkeiten entstehen, die die wirtschaftliche Lage des Unternehmens weiter verschlimmern.

Die gesetzliche Regelung für die Höhe der Säumniszuschläge finden Verantwortliche im Betrieb in der Abgabenordnung (AO). Der Gesetzgeber verfügt im Paragraf 240 AO: 

Wie kann man als Unternehmen mit dem Finanzamt eine Stundung vereinbaren?

Das Finanzamt und weitere Behörden können Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis vollumfänglich oder teilweise stunden. In Zeiten von Corona konnten ausstehende Steuerschulden sogar bis zu einem halben Jahr später gezahlt werden.

Ein solcher Zahlungsaufschub muss in der Regel bei der Finanzbehörde schriftlich beantragt werden. Der Antrag wird geprüft und nach Prüfung gebilligt oder abgelehnt. Der § 222 AO erklärt die Voraussetzungen und Formvorschriften hierfür unmissverständlich:

• Eine Stundung ist möglich, wenn die Einziehung bei Fälligkeit eine erhebliche Härte für den Schuldner bedeuten würde und der Anspruch durch die Stundung nicht gefährdet erscheint.
• Die Stundung soll in der Regel ausschließlich auf Antrag und gegen Sicherheitsleistung gewährt werden.

Wozu ist die Steuerverwaltung berechtigt?

Auf Grundlage von § 234 AO ist die Steuerverwaltung berechtigt, Stundungszinsen zu berechnen. Wird der Steuerbescheid nach Ablauf der Stundung aufgehoben, geändert oder berichtigt, bleiben die bis dahin entstandenen Zinsen unberührt.

Auf die Zinsen kann exhaustiv oder teilweise verzichtet werden, wenn ihre Erhebung nach Lage des einzelnen Falls unbillig wäre. In der Praxis werden von den Finanzbehörden sogenannte Überbrückungsstundung vereinbart. Hierbei werden Steueransprüche mit vorhandenen oder zukünftigen Steuererstattungen verrechnet. Überbrückungsstunden sind in der Regel zinslos.

Nicht aussitzen, sondern ans Finanzamt wenden

Benötigt ein Unternehmen aufgrund eines finanziellen Engpasses die Stundung von Steuervorauszahlung oder kann es eine Steuernachzahlung nicht begleichen, sollte es sich umgehend an das zuständige Finanzamt wenden.

In einem offenen und zielorientierten Gespräch können die Gründe für den Engpass erörtert werden. Sind die Angaben plausibel, wird dem vorab eingereichten schriftlichen Antrag auf Stundung stattgegeben. Einen Rechtsanspruch hierauf gibt es gemäß § 222 AO für Unternehmen nicht.

Die wichtigsten Themen rund um Finanzen und Buchhaltung im Office Management

• Mahntext formulieren
• Plausibilitätserklärung
• Zahlungserinnerung auf Englisch
• Anzahlungen im Angebot integrieren
• ein professionelles Widerrufsschreiben formulieren

Zusammenfassung und Fazit: Reden Sie mit den Gläubigern

Kein Unternehmen ist davor gefeit, durch äußere Umstände oder konjunkturelle Schwankungen in einen finanziellen Engpass zu gelangen. Vor allem durch eine im Allgemeinen sinkende Zahlungsmoral kann ein Engpass entstehen, der Unternehmen vor unlösbare Probleme stellt.

Sind die Kreditlinien der Hausbank aufgebraucht, kann ein Zahlungsaufschub bei einem Lieferanten oder den Finanzbehörden eine adäquate Alternative darstellen.

• Die Bitte um die Stundung von Forderungen sollte im ersten Schritt schriftlich vom Geschäftsführer oder Unternehmensinhaber geäußert werden. In diesem Fall hat der Gläubiger Zeit, das Anliegen zu prüfen.
• Er muss seine Entscheidung nicht kurzfristig treffen. Schuldner sollten im Stundungsschreiben in jedem Fall ein persönliches Gespräch anbieten und fokussieren. Gleichzeitig mag es zielführend sein, die Kontaktdaten des Geschäftsführers anzugeben und einem Dialog die größtmögliche Priorität einzuräumen.
• Wird die Asssistenz gebeten, die schriftliche Kommunikation zu übernehmen und das Schreiben zu verfassen, sollte sie sich umfassend vorbereiten. Sie handelt zielführend, wenn sie sich bemüht, die Fakten, Hintergründe und den Sachverhalt zu verstehen.
• Bei der Erstellung des Schreibens spielen darüber hinaus Offenheit, Empathie und eine nutzenorientierte Kommunikation eine wesentliche Rolle. Für den Gläubiger muss erkennbar sein, dass die Bitte um Zahlungsaufschub eine einmalige Notsituation ist.
• Die Gründe sollten plausibel sein. Gleichzeitig muss erkennbar werden, wie und wann die Forderung beglichen werden soll. Hierbei ist es sinnvoll, proaktiv die Details einer Stundungsvereinbarung zu bestimmen. Eventuell muss ein Änderungsvertrag geschlossen werden. Dieser kann nach Absprache ebenso eine Ratenzahlung beinhalten.
• Stundungsvereinbarungen sind dann ein zielgerichtetes Mittel bei einem finanziellen Engpass, wenn sie vom Unternehmen nicht inflationär angefragt werden. Wird durch die rhetorische Kompetenz der Sekretärin und ihre Wortwahl im Stundungsschreiben deutlich, dass die Forderung in jedem Fall beglichen wird, steigen die Chancen auf eine positive Vereinbarung.
• Dies führt zu Liquiditätsfreiräumen im Unternehmen. Es wird darüber hinaus dazu beitragen, das Unternehmen professionell durch einen finanziellen Engpass zu führen.