Geld sammeln für Kolleg*innen: Rundmail formulieren + Beispiele

Geld sammeln für Kolleg*innen – mit einer Rundmail zum Erfolg

In nahezu jedem Unternehmen und Sekretariat ist es üblich, Geld für Kolleg*innen zu sammeln. Die Anlässe hierfür sind vielfältig. Ein runder Geburtstag, das Jubiläum zum 20. Jahr im Betrieb oder die Geburt eines Kindes sind Ereignisse, für die im Kollegenkreis Geld für ein Geschenk gesammelt werden kann. Ebenso ist die Hochzeit oder der Abschied des Arbeitskollegen ein willkommener Anlass, um Geld im Team einzusammeln.

Wer als Assistenzkraft oder im Kollegenkreis dazu gewählt wurde, die Sammelkasse zu führen, übernimmt eine hohe Verantwortung. Diese bezieht sich darauf, den Anlass der zu ehrenden Kolleg*innen zu würdigen. Dies erreicht man vor allem mit einer zielgerichteten Rundmail, die Kolleg*innen dazu motiviert, an der Sammelaktion zu partizipieren. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass durch die Rundmail die Würde des Beschenkten gewahrt und keine Arbeitskolleg*innen gedrängt werden, sich zu beteiligen.

Das Wichtigste in Kürze

• Ob Geburtstag, Abschied oder Hochzeit – eine gute Rundmail schafft Aufmerksamkeit für die Sammelaktion im Kollegenkreis.
• Der Artikel zeigt, wie Sie einen Spendenaufruf klar, freundlich und mit passendem Spendenziel formulieren.
• Praktische Mustertexte helfen bei der Erstellung von Rundmails – ob klassisch oder locker, auf Papier oder digital.
• Für besondere Anlässe wie Abschied oder Ruhestand lässt sich die Sammelmail auch mit einem Abschiedsschreiben oder einer Abschiedsmail kombinieren.

Geld sammeln für Kolleg*innen: Wie formuliere ich die Rundmail?

Ein in deutschen Büros typisches und nachvollziehbares Beispiel, bei dem Geld für Kolleg*innen gesammelt wird, ist die Geburt eines Kindes. Dieses freudige Ereignis wird im Kollegenkreis gebührend gewürdigt, wobei ein Geschenk zum guten Ton gehört.

Wer mit der Organisation der Rundmail und mit dem Erwerb des Präsents betraut ist, sollte seine Verantwortung sehr persönlich nehmen. Statt einer schnellen E-Mail und oberflächlichen Zeilen sind Persönlichkeit und Authentizität gefragt. Dies ist vor allem deshalb der Fall, da jede Geburt eines besonderes Ereignis darstellt, das Freude auslöst. Im Kollegenkreis kann man durch eine passende Rundmail diese Freude teilen und vermehren. Gleichzeitig kann ein Geschenk und ein persönliches Glückwunschschreiben zur Geburt eines Kindes Interesse an der jungen Familie suggerieren.

Bei der Formulierung einer Rundmail, um Geld für Kollegen zu sammeln, die ein Baby erwarten, sollten folgende Punkte beachtet werden:

1. Freudigen Anlass betonen: Es handelt sich um einen positiven Anlass, daher sollte der Ton der Nachricht entsprechend freudig und motivierend sein.
2. Freiwilligkeit und Diskretion: Es ist wichtig, die Freiwilligkeit der Spende zu betonen, ohne Druck aufzubauen. Gleichzeitig sollte die Sammlung diskret organisiert werden, damit die betroffenen Kollegen überrascht werden.
3. Gemeinschaftsgefühl stärken: Heben Sie hervor, dass es eine Gelegenheit ist, als Team zusammenzukommen und dem Kollegen oder der Kollegin eine Freude zu bereiten.
4. Klare Information: Geben Sie konkrete Informationen dazu, wie und bis wann gespendet werden kann.
5. Dankbarkeit ausdrücken: Bedanken Sie sich im Voraus für die Unterstützung der Kollegen.

Beim Verfassen des Textes hilft Empathie. Wer sich als Schreiber in die Lage der Kollegin oder des Kollegen versetzt, findet sensible und passende Worte. Auf diese Weise motiviert der Schreiber die Kolleg*innen, sich persönlich zu beteiligen und zu engagieren.

Gelungene Anfänge einer Rundmail

Statt langweiliger Standardsprüche und Zitate sollte der Ersteller der Rundmail sich auf das Wesentliche fokussieren:

1. Aufmerksamkeit zu erzeugen und
2. die Kollegen für den Anlass der Rundmail zu sensibilisieren.

Ein passendes Beispiel für eine klare und detaillierte Rundmail

Als Beispiel für eine Rundmail könnte die folgende Verbalisierung dienen:

„Baby David ist da! Am 22.09.2025 ist der kleine David gesund und munter mit einem Gewicht von 3.250 g und einer Größe von 52 cm seiner Mutter Anke Müller im Städtischen Krankenhaus geboren worden. Der ganzen Familie geht es gut und sie freuen sich auf die nächste Zeit. Wer sich an einem Geschenk für David und seine Eltern beteiligen möchte, kann gerne am 05.10.2025 bei mir seinen Beitrag in den Sammelumschlag geben und die Karte unterschreiben.“

Anhand der kurzen, treffenden und informativen Formulierungen erkennen Kollegen und Kolleginnen auf einen Blick das Motiv der Rundmail. Durch die präzisen und gefühlvollen Worte wird der Anlass gewürdigt. Gleichzeitig helfen Fakten, Personen zu einer Aktion zu bewegen. Neben den Details zum Neugeborenen muss aus diesem Grund in der Rundmail in jedem Fall enthalten sein, wer das Geld einsammelt und was verschenkt werden soll.

Wie gehe ich klug beim Unterschreiben und Einsammeln von Geld vor?

Aus diesem Grund kann der Initiator der Sammelkasse taktisch vorgehen:

1. Im ersten Schritt die Glückwunschkarte unterschreiben lassen und
2. Im zweiten Schritt das Geld einsammeln.

Durch diese Vorgehensweise gerät die Unterschrift nicht in Vergessenheit.

Warum in der Rundmail kein Betrag genannt werden sollte

Die Beteiligung an einem Geschenk ist persönlich und individuell. Sammelt man für einen Kollegen oder eine Kollegin Geld für ein Präsent, sollte man mit Bedacht überlegen, ob man einen expliziten Euro-Betrag pro Mitarbeiter erwähnen sollte.

Vor allem bei Geldgeschenken ist dies oft keine gute Idee und schränkt die Freiwilligkeit ein. Wurde vorab im Team besprochen, dass für das Neugeborene ein Sachgeschenk angeschafft werden soll, mag die Vorgehensweise anders sein. In diesem Fall kann man in der Rundmail erwähnen, wie hoch der Anteil am Geschenk pro Kollege oder Kollegin ist.

Menschliche Aspekte beim Nennen von Beträgen

In allen anderen Fällen hilft Zurückhaltung und Rücksicht, im Kollegenkreis den Frieden zu bewahren und Neid oder Streitigkeiten zu minimieren.

Gleichzeitig bleibt die Würde aller Beteiligten erhalten, wenn keiner im Kollegenkreis erfährt, wer welchen Betrag gestiftet hat. Es liegt auf der Hand, dass freiwilliges Geben im Rahmen einer Sammelaktion zielführender ist, als Druck oder Nachfragen im Kollegenkreis.

In der Praxis werden sich vor allem die Kolleg*innen großzügig an einem Geschenk beteiligen, die die meisten beruflichen (oder gar privaten) Schnittmengen mit der Mutter oder dem Vater des Neugeborenen hatten. 

Welche inhaltlichen Unterschiede bei verschiedenen Anlässen gewählt werden sollten

Die inhaltlichen Unterschiede beim Verfassen einer Rundmail sind wichtig, um einen Anlass explizit zu würdigen und Kolleg*innen auf diese Weise zu ehren. Eine Geburt oder die Hochzeit eines Kollegen oder einer Kollegin können aufgrund der Relevanz in einer Rundmail deutlich intensiver beschrieben werden, als ein einfacher Geburtstag oder ein Jubiläum zum 10. Jahr in der Firma.

Je persönlicher und privater ein Anlass ist, desto gefälliger und warmherziger sollten die Zeilen der Rundmail verfasst werden. Dies gilt ebenfalls beim Abschied einer geschätzten Kollegin oder eines Kollegen. Selbst wenn Abschiede wie selbstverständlich zum betrieblichen Alltag gehören, kann man den Kollegenkreis mit gut gewählten Worten und Sätzen emotional berühren.

Beispiel: Abschied einer Kollegin

Verlässt zum Beispiel eine Kollegin das Team und den Betrieb, kann man an gemeinsame Erlebnisse, Projekte und die vertrauensvolle Zusammenarbeit erinnern. Dies zeigt Vertrauen und ein Gemeinschaftsgefühl und würdigt die Person nachhaltig.

Psychologisch Bereitschaft erhöhen

Wer eine Rundmail im Kollegenkreis schreibt, sollte das Ziel verfolgen, im Kopf aller Empfänger Bilder zu erzeugen. Dies gelingt zum Beispiel durch das Erwähnen gemeinsamer Erlebnisse.

Menschen interessieren sich ebenso für die Größe oder das Gewicht eines Neugeborenen oder für den Ort einer Hochzeitsfeier. Interessant für Kollegen sind ebenso Details zum Präsent.

Erreicht man mit wenigen Zeilen, Informationen und freundlichen Worten, dass Arbeitskolleg*innen emotional angesprochen werden, erhöht sich ebenfalls deren Bereitschaft, sich an der Sammelkasse zu beteiligen.

Wie kann ich effektiv Geld von den Mitarbeitern sammeln?

Nach einer persönlichen und warmherzigen Rundmail werden Mitglieder des Teams dem Anlass entsprechend Geld für die Kollegin oder den Kollegen bereitstellen.

Wer für unterschiedliche Arbeitskollegen aktiv wird und Geld einwirbt, benötigt einen guten Überblick. Um diesen zu gewährleisten, gibt es verschiedenen Möglichkeiten, das Geld effektiv zu sammeln.

Wie richte ich eine persönliche Sammelkasse ein?

In den meisten Unternehmen oder Sekretariaten wird Geld auf herkömmliche Weise in Sammelkassen verwahrt. In vielen Fällen wird ein herkömmlicher Briefumschlag benutzt oder eine Box an einem nicht einsehbaren Ort im Büro aufgestellt. Dies ist die einfachste und kostengünstigste Möglichkeit, Geld anlassbezogen zu sammeln. Mit der Anzahl von Kollegen und Kolleginnen, die durch die Rundmail aktiviert werden, steigt automatisch die Gefahr, dass der zu Beschenkende von der Sammelaktion erfährt.

Eine zu offensive Nachfrage oder eine versehentlich falsch versandte E-Mail können zu einer missglückten Überraschung führen. Aus diesem Grund sollte eine Sammelkasse und das zielgerichtete Sammeln von Geld gut organisiert sein. Ausschließlich auf diese Weise ist sichergestellt, dass ein Geschenk oder gesammeltes Geld eine echte Überraschung für den Beschenkten darstellt.

Digitale Sammelkasse einrichten – eine gute Alternative

Eine Alternative zu einer analogen Sammelbox oder einem Briefumschlag ist das Einrichten einer digitalen Sammelkasse. Als Beispiel dient die webbasierte Plattform Leetchi. Über diese Internetseite ist es möglich, ein digitales Sammelprojekt anzulegen.

Statt einer Information über eine Sammelaktion im Büro sendet der Absender mit der Rundmail einen Link zur digitalen Sammelkasse. Hierüber können Kolleg*innen nach eigenem Ermessen Geld über PayPal oder eine Kreditkarte zur Verfügung stellen.

Im letzten Schritt überreicht man der zu beschenkenden Arbeitskollegin oder dem zu beschenkenden Arbeitskollegen die Information zur digitalen Sammelkasse. Diese oder dieser hat die Möglichkeit, sich das Geld gegen eine geringe Gebühr auszahlen zu lassen. Des Weiteren kann er sein Guthaben ohne Verlust bei einem Partnershop, wie zum Beispiel beim Versandhändler Amazon einlösen.

Fazit: So sammeln Sie erfolgreich für Kolleg*innen Geld ein

In jedem Unternehmen gibt es unzählige Anlässe, um Kolleg*innen durch ein Geld- oder Sachgeschenk eine Freude zu machen.

• Die Geburt eines Kindes,
• die Hochzeit des Arbeitskollegen
• oder der Abschied aus dem Betrieb

sind drei von diversen Gründen für ein Geschenk.

Vor jedem Präsent steht die Information der Kolleg*innen zur Sammelaktion. Dies geschieht in vielen Fällen durch eine positive, freundliche und motivierende Rundmail. Verfasser einer Rundmail handeln zielführend, wenn Sie sich ausreichend Zeit nehmen, die Rundmail zu verfassen.

Mit ihren Worten haben sie die Möglichkeit, die Kolleg*innen emotional zu berühren. Hierbei hilft es, Bilder im Kopf zu erzeugen. Dies ist möglich, indem man im Text an gemeinsame Erlebnisse oder Erfolge zu erinnert.

In der Regel ist es sinnvoll, in einer Rundmail keine expliziten Beträge zu nennen. Es wirkt offener und kollegialer, jedem Kollegen die Entscheidung über die Höhe seiner Zuwendung persönlich zu überlassen. Auf Basis individueller Vorlieben oder der Größe des Kollegenkreises kann eine digitale Sammelkasse wie zum Beispiel bei Leetchi eine gute Alternative zu einem Sammelumschlag oder einer Sammelbox darstellen.

Erreichen Schreiber mit ihrer Rundmail die Gefühle der Empfänger, wird im Kollegenkreis in aller Regel genug Geld für ein tolles Geschenk aufgebracht werden können.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.