Betriebsausflug mit Übernachtung: So gelingt die Planung als Sekretärin

Ein Betriebsausflug mit Übernachtung kann den Teamgeist stärken, die Motivation erhöhen und das Betriebsklima dauerhaft verbessern. Richtig geplant, wird daraus ein Highlight des Arbeitsjahres – falsch geplant hingegen eine Belastung für alle Beteiligten. Gerade Sekretärinnen, Office-Managerinnen oder Teamassistenzen sind oft die treibende Kraft hinter der Organisation solcher Events.

Diese Rolle verlangt nicht nur Organisationstalent, sondern auch Feingefühl für zwischenmenschliche Dynamiken, ein gutes Zeitmanagement und einen kühlen Kopf bei Budgetfragen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie strukturiert vorgehen, was Sie unbedingt beachten sollten und wie Sie auch kritische Stimmen im Team überzeugen. Von Vorteilen über Herausforderungen bis hin zu konkreten Reisezielen – hier bekommen Sie alles, was Sie für die Organisation eines gelungenen Betriebsausflugs mit Übernachtung brauchen.

„Clients do not come first. Employees come first. If you take care of your employees, they will take care of the clients.“

– Richard Branson

Vorteile eines Betriebsausflugs mit Übernachtung

Ein gemeinsamer Betriebsausflug mit Übernachtung wird von Mitarbeitenden oft als wertschätzende Geste des Unternehmens wahrgenommen – insbesondere, wenn er mit einem durchdachten Programm und einer ansprechenden Location kombiniert wird. Abseits vom Tagesgeschäft lassen sich Barrieren abbauen, die sonst im Büro bestehen. Kolleginnen und Kollegen kommen ins Gespräch, die sonst wenig Berührungspunkte haben, und können auf Augenhöhe miteinander interagieren.

Auch Führungskräfte profitieren: Sie erleben ihre Teams in einem neuen Kontext und bauen Vertrauen auf. Nicht zuletzt kann ein solcher Ausflug dazu beitragen, die emotionale Bindung an das Unternehmen zu stärken. Wer sich als Teil einer funktionierenden Gemeinschaft fühlt, ist motivierter, loyaler – und im besten Fall produktiver.

Der Betriebsausflug als strategisches Instrument

Ein Betriebsausflug ist nicht nur ein „Nice-to-have“, sondern ein strategisches Werkzeug in der internen Kommunikation und Mitarbeiterbindung. Gerade in Zeiten hybrider Arbeit oder Homeoffice geht zwischenmenschliche Nähe verloren. Ein gemeinsames Erlebnis außerhalb der Arbeitsroutine hilft, diese Verbindung wiederherzustellen.

Besonders effektiv sind Betriebsausflüge, wenn sie Teil eines größeren Kulturwandels im Unternehmen sind. Wer regelmäßig kleine oder große Events plant, signalisiert: Hier wird Teamarbeit gelebt. Und genau das kann den Unterschied machen – vor allem für junge Talente, die sich nicht nur für Aufgaben, sondern für Arbeitsumfelder entscheiden.

Mögliche Nachteile & wie Sie sie vermeiden

So groß die Chancen eines Betriebsausflugs auch sind – sie gehen nicht ohne Risiken einher. Wer mit 10 oder 100 Menschen verreist, muss mit unterschiedlichen Bedürfnissen, Erwartungen und Herausforderungen umgehen. Dabei können kleine Fehler große Auswirkungen haben: Ein zu volles Programm, schlechte Unterkunft oder fehlende Kommunikation führen schnell zu Unmut im Team.

Deshalb ist es wichtig, bereits im Vorfeld mögliche Stolperfallen zu identifizieren – und gegenzusteuern. Ein transparenter Planungsprozess, frühzeitige Absprachen und regelmäßiges Feedback helfen, Frust zu vermeiden. Gleichzeitig sollten Sie ehrlich über die Kosten sprechen – nicht jede Firma kann oder will ein Luxus-Wochenende finanzieren. Aber: Auch mit kleinerem Budget lassen sich tolle Ausflüge planen, wenn Sie klug organisieren.

Gute Organisation beginnt mit klaren Zielen

Bevor Sie in die Details der Planung gehen, sollten Sie mit der Geschäftsleitung, der Personalabteilung oder Ihrer direkten Vorgesetzten die übergeordneten Ziele des Ausflugs besprechen. Geht es um Teambuilding, Motivation, ein Dankeschön oder sogar um eine Mischung aus allem? Die Antwort darauf beeinflusst jede weitere Entscheidung – vom Reiseziel bis zur Auswahl der Aktivitäten.

Je klarer die Zielsetzung ist, desto leichter lassen sich die Erwartungen des Unternehmens mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden in Einklang bringen. Gleichzeitig können Sie damit besser argumentieren, warum bestimmte Programmpunkte eingeplant wurden – und warum vielleicht andere nicht.

Checkliste: Schritt-für-Schritt zur gelungenen Planung

Sobald die Ziele feststehen, geht es an die praktische Umsetzung. Dabei hilft Ihnen eine strukturierte Checkliste, mit der Sie nichts vergessen – und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Wichtig: Planen Sie großzügige Zeitpuffer ein, denn gerade bei Gruppenreisen kommt es häufig zu Änderungen, Nachfragen oder spontanen Absagen.

Vorbereitung (3–6 Monate vorher):

Planung (1–3 Monate vorher):

Kurz vor der Reise (1 Woche vorher):

Nachbereitung:

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• GetYourGuide für Teamevents.
  • Achten Sie auf Gruppenrabatte, kostenlose Stornos & Zusatzleistungen (z. B. Frühstück, Shuttle).

Mitarbeitende zur Teilnahme motivieren

Ein Betriebsausflug kann noch so gut geplant sein – wenn die Mitarbeitenden keine Lust haben, bringt er wenig. Besonders in heterogenen Teams gibt es oft Vorbehalte: zu viel Nähe, zu wenig Ruhe, zu sportlich, zu langweilig – die Liste ist lang. Als Organisatorin sollten Sie diese Bedenken ernst nehmen und ein Event schaffen, das für möglichst viele attraktiv ist.

Das bedeutet nicht, dass Sie es allen recht machen müssen – aber: Kommunikation ist entscheidend. Informieren Sie transparent, hören Sie zu, nehmen Sie Wünsche ernst. Manchmal hilft schon ein alternativer Programmpunkt, eine zusätzliche Pause oder die Möglichkeit, sich flexibel zurückzuziehen. Und: Kleine Extras wie eine Überraschung im Hotelzimmer oder ein persönliches Dankeschön wirken oft Wunder.

Beliebte Reiseziele für Betriebsausflüge mit Übernachtung

Die Auswahl des Reiseziels hängt stark vom Budget, der Gruppengröße und der gewünschten Reisedauer ab. Innerhalb Deutschlands gibt es zahlreiche Regionen, die Natur, Aktivitäten und Erreichbarkeit gut kombinieren. Für größere Budgets lohnen sich auch Auslandsreisen – vor allem, wenn sie mit dem Zug oder Flugzeug gut erreichbar sind.

Entscheidend ist, dass das Ziel zur Zielgruppe passt: Jüngere Teams lieben Action, ältere Teams schätzen Komfort. Die besten Ausflüge bieten von beidem etwas – und lassen genügend Spielraum für individuelle Bedürfnisse.

Deutschland

Ausland (für größere Budgets)

Kreative Sonderformen von Betriebsausflügen

Sie möchten etwas Besonderes bieten? Dann gehen Sie neue Wege. Statt des klassischen Hotelprogramms können Sie mit kreativen Ideen überraschen – besonders dann, wenn Ihr Team offen für Neues ist. Beliebte Sonderformen sind etwa:

• Glamping im Wald: Komfort und Natur kombinieren.
• Hausboottouren: Eigenverantwortung, Spaß, Entschleunigung.
• Städtetrip mit Aufgaben: Stadtrallyes, Escape Games, Fotowettbewerbe.
• Thematische Ausflüge: z. B. Kulinarik, Sport oder Achtsamkeit.

VIDEO: Steuern sparen mit Geschäftsreisen – so geht es

Fazit: Mit Struktur und Herz zum Erfolg

Ein gelungener Betriebsausflug mit Übernachtung ist das Ergebnis kluger Planung, sensibler Kommunikation und einer Prise Kreativität. Als Sekretärin haben Sie dabei eine Schlüsselrolle – Sie koordinieren, organisieren und halten die Fäden in der Hand. Wenn Sie strukturiert vorgehen und Ihr Team ernst nehmen, schaffen Sie ein Event, das nicht nur gut ankommt, sondern lange positiv nachwirkt.