So verfassen Sie interne Einladungen – inkl. Muster
Beispiele für interne Veranstaltungen
Für ein Einladungsschreiben kann es die verschiedensten Anlässe geben. Wichtig ist, dass jede Veranstaltung individuell beworben wird. Bei Ihrem Einladungstext sollten Sie also nicht auf Floskeln setzen oder Muster, die bei Wiederholung der Veranstaltung in der gleichen Form wieder verwendet werden, sondern einen Text speziell für die Veranstaltung verfassen. Beispiele für interne Veranstaltungen sind:
- Jubiläum der Firmengründung
- Jubiläen von Geschäftsführern oder Mitarbeitern
- Geschäftseröffnungen
- Betriebsfeiern, z.B. zu Anlässen wie Weihnachten oder dem Abschluss des Geschäftsjahrs
- Frühstück oder Abendessen, beispielsweise in einem Restaurant
- Seminar, Konferenz, Workshop, Barcamp
- Einstand sowie Ausstand
- Ausflüge und Motivationsspiele
9 Tipps für eine gelungene interne Einladung an Kollegen
- Klarheit: Stellen Sie sicher, dass der Zweck der Einladung klar und deutlich kommuniziert wird.
- Zeitpunkt: Versenden Sie die Einladung rechtzeitig, damit die Kollegen sich auf den Termin einstellen können.
- Empfänger: Versenden Sie die Einladung nur an die relevanten Personen und sorgen Sie dafür, dass alle Empfänger die Informationen erhalten.
- Ton: Wählen Sie einen geeigneten Ton, der dem Anlass angemessen ist. Je nach Art des Meetings oder der Veranstaltung kann dies formell oder informell sein.
- Prägnanz: Fassen Sie die wichtigsten Informationen in einigen wenigen Sätzen zusammen.
- Details: Geben Sie alle wichtigen Details an, wie z.B. Datum, Uhrzeit, Ort, Dresscode und besondere Anforderungen.
- RSVP: Fordern Sie die Kollegen auf, ihre Teilnahme zu bestätigen oder abzusagen.
- Erinnerung: Erinnern Sie die Kollegen gegebenenfalls kurz vor der Veranstaltung noch einmal an den Termin.
- Dankbarkeit: Bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit der Kollegen und freuen Sie sich auf ihr Kommen.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, wird Ihre interne Einladung an Kollegen höflich und erfolgreich sein.
Warum interne Einladungen für interne Kleinevents verschicken?
Da interne Kleinevents wie Betriebsfeiern nur innerhalb des eigenen Unternehmens stattfinden, kommt oftmals die Frage auf, warum dafür überhaupt eine Einladung verschickt werden soll. Es gibt gleich mehrere Gründe, warum Sie dies tun sollten.
Zum einen verleiht es dem Event Wichtigkeit. Es zeigt allen Eingeladenen, dass es sich nicht nur um einen Plausch in der Mittagspause handelt, sondern um ein geplantes Event. Verschicken Sie eine Einladung, können Sie außerdem sichergehen, dass jeder Adressat informiert ist. Wird die Einladung nur mündlich von Person zu Person getragen, könnten einige Mitarbeiter gar nicht informiert werden.
Einladung zum Frühstück von Kollegen: So schreiben Sie die E-mail
Zu freudigen Anlässen wie einem Geburtstag oder auch einem Jubiläum bringen viele Kolleginnen und Kollegen etwas ins Büro mit. In der Regel stellen sie Kuchen in die gemeinsame Küche. Wer es dagegen etwas größer mag, kann die Kollegen auch zu einem gemeinsamen Frühstück einladen. Das stärkt den Teamzusammenhalt und ist ein guter Start in den Tag. Vorgesetzte sollten daher nicht nur zu bestimmten Anlässen über ein gemeinsames Frühstück nachdenken. Vielleicht bietet es sich regelmäßig an? So macht man den Beschäftigten sicherlich eine Freude.
Die Einladung für ein Frühstück unter Kollegen können Sie beispielsweise so formulieren:
Aber wie informiert man die Kollegen am besten über das gemeinsame Frühstück und vor allem auch darüber, dass sie sich mit einem kleinen Beitrag beteiligen sollen? Zum Beispiel so:
Beispiel: Einladung zum Einstand
Der Start in ein neues Arbeitsverhältnis wird von Anspannung und Vorfreude begleitet. In den ersten Tagen ist es vor allem entscheidend, die Kollegen und den Vorgesetzten schnell und unverkrampft kennenzulernen. Hierfür eignet sich der persönliche Einstand. In vielen Firmen gehört es zum guten Ton, seinen Einstand zu feiern. Kollegen und Vorgesetzte haben oft hohe Erwartungen an den Einstand und freuen sich darauf, den neuen Mitarbeiter persönlicher und privater kennenzulernen.
Der Einstand sollte mit einer schriftlichen Einladung offiziell angekündigt werden. Diese kann sowohl klassisch als schriftliche Einladung oder digital per E-Mail versandt werden.
Getränke, ein selbst gebackener Kuchen oder andere kulinarische Leckereien symbolisieren, dass sich ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin auf die Zusammenarbeit im Team freut.
Was müssen eine interne Einladungen beinhalten?
Wenn Sie eine Einladung mit einem Einladungstext verfassen, können Sie sich an folgenden W-Fragen orientieren.
| Was findet statt? | Informieren Sie die Eingeladenen Personen über Thema, Eventart und (Rahmen-)Programm. |
| Wo findet es statt? | Notieren Sie die Adresse sowie Hinweise zur Anfahrt. |
| Wann findet es statt? | Schreiben Sie Datum und Uhrzeit auf. Gegebenenfalls kann auch der Beginn des Einlasses sowie das voraussichtliche Ende dazugeschrieben werden. |
| Wer lädt ein bzw. wer nimmt teil? | Informieren Sie die Gäste darüber, wer Sie einlädt und ob namenhafte Gäste auf der Veranstaltung erscheinen. |
| Wie kann man sich anmelden bzw. wie viel kostet die Teilnahme? | Informieren Sie die Eingeladenen darüber, wie Sie sich rückmelden sollen. Falls Kosten damit verbunden sind, sollten Sie auf der Einladung unbedingt darüber informieren. |
Muster für eine ansprechende interne Einladungen
Bei der Formulierung einer Einladung ist vor allem wichtig, dass sie ansprechend und persönlich ist. Allgemeine Floskeln im Einladungstext wirken unpersönlich und erzielen möglicherweise nicht die gewünschte Wirkung. Solche Formulierungen können Sie leicht in persönliche Worte umwandeln. Die folgenden Mustertexte helfen Ihnen beim Verfassen einer gelungenen Einladung!
Allgemeine Floskeln | Lieber so formulieren |
Ich möchte Sie recht herzlich zum Workshop xy einladen. | Ich lade Sie herzlich zum Workshop xy ein. |
Wir bitten um zahlreiches Erscheinen. | Wir würden uns sehr freuen, wenn viele von Ihnen an diesem Tag Zeit hätten, dabei zu sein. |
Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt. | Getränke sind den ganzen Tag vorhanden. In den Kaffeepausen gibt es Snacks, und zum Mittagessen ist ein Catering bestellt. |
Bitte erleichtern Sie mir die Planung und geben Sie mir Bescheid, ob Sie kommen können. | Bitte geben Sie mir Bescheid, ob Sie dabei sein werden, damit ich alles für Sie organisieren kann. |
Viele der allgemeinen Floskeln sind unpersönlich, nicht mehr zeitgemäß und nicht direkt genug. Achten Sie bei den Formulierungen im Einladungstext darauf, dass der Adressat sich angesprochen fühlt und Lust darauf bekommt, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen.
Wie sprechen Sie Kollegen im Einladungstext richtig an?
Die Anrede ist bei der Einladung einer der wichtigsten Bausteine. Sie steht ganz am Anfang der Einladung und wird als erstes gelesen. Ein guter Einstieg mit einer gelungenen Anrede ist also von Vorteil.
Wichtig ist, dass Sie unpersönliche Formulierungen vermeiden. Die Anrede unter Kollegen im Einladungstext könnte wie folgt lauten:
- Guten Morgen, liebe Kolleginnen und Kollegen,
- Guten Morgen zusammen,
- Hallo, liebe Kolleginnen und Kollegen,
Schon mit Ihrer Anrede versuchen Sie, die Menschen von der Veranstaltung zu überzeugen. Sie sollte also wohl überlegt sein.
Checkliste für vollständige interne Einladungen
Diese Angaben sollten in Ihrer Einladung nicht fehlen:
- Datum und Wochentag der Veranstaltung
- Beginn
- Veranstaltungsort oder Treffpunkt
- Anlass
- Art der Veranstaltung
- Gastgeber
- Hinweis auf Verpflegung
- Ansprechpartner für eventuelle Rückfragen
Bei Bedarf können Sie auch folgende Punkte in Ihre Einladung aufnehmen:
- Voraussichtliches Ende
- Programm
- Nutzen aus der Teilnahme
- Bitte um Rückmeldung bzw. Anmeldung
- Kleiderordnung
- Informationen zur Anfahrt
Fazit: Vorfreude durch Persönlichkeit
Für das Verfassen einer Einladung sollten Sie vor allem auf Persönlichkeit und Vollständigkeit achten. Ein unpersönlicher Einladungstext voller Floskeln wird kaum jemandem Vorfreude auf die Veranstaltung bereiten. Wenn wichtige Informationen fehlen, haben Sie am Ende noch mehr Arbeit. Sie erhalten zahlreiche Anrufe oder E-Mails mit Rückfragen. Achten Sie also darauf, alle benötigen Informationen in die Einladung zu schreiben und unmissverständlich und professionell zu kommunizieren.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
