Weihnachtsfeier absagen: Praxistipps für Assistenzkräfte
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie den richten Ton treffen, wenn Sie die Weihnachtsfeier im Namen des Chefs absagen. Vorlagen helfen Ihnen bei der konkreten Ausformulierung.
Betriebliche Weihnachtsfeier absagen: Ursachen und Vorgehen
Hat die Weihnachtsfeier in einem Unternehmen Tradition, so kommt starke Verwunderung und möglicherweise auch Enttäuschung bei Kollegen und Kolleginnen auf, wenn sie entfällt. Gehen Sie daher feinfühlig vor und legen Sie die Gründe offen. Wenn dies möglich ist, stellen Sie außerdem eine Ersatzveranstaltung in Aussicht.
Interne Weihnachtsfeier absagen: häufige Gründe
Will der Chef die Weihnachtsfeier absagen, so kann dies vielfältige Gründe haben. Für Sie als Assistenz lohnt es sich, nachzufragen – denn nur so können Sie die Belegschaft in Ihrem Rundschreiben darüber aufklären. Das steigert auch das Verständnis auf Seiten der Mitarbeiter und Kollegen.
Häufig nennen Führungspersonen folgende Gründe, wenn sie eine interne Weihnachtsfeier absagen:
| Teilnehmerzahl | Es gab im Vorhinein zu viele Absagen und die Teilnahme war zu gering, um die Weihnachtsfeier im geplanten Rahmen zu veranstalten. |
| Terminliches | Es ließ sich kein Termin finden, an dem der Großteil der Belegschaft verfügbar ist – oftmals, weil die Terminkoordination zu spät begonnen wurde. |
| Location | Die ausgewählte Location ist am geplanten Termin nicht mehr verfügbar und es lässt sich für die Zahl der erwarteten Gäste so spontan kein Ersatz organisieren. |
| Finanzielles | Wegen der schlechten wirtschaftlichen Situation des Unternehmens, konnte der Arbeitgeber die erforderlichen Mittel nicht aufbringen. Die Arbeitnehmer tragen dabei keine Verantwortung. |
Doch worauf kommt es nun an, wenn Sie eine Weihnachtsfeier absagen und wie gehen Sie konkret vor?
Weihnachtsfeier absagen: Wertschätzend, feinfühlig und ehrlich
Wenn Sie eine Weihnachtsfeier absagen, gilt es, den richtigen Ton zu treffen. Alle Angestellten sollten verstehen, dass die Entscheidung der Geschäftsführung nicht leichtgefallen ist und schweren Herzens getroffen wurde. Andernfalls kann die Belegschaft schnell den Eindruck gewinnen, dass der Chef kein Interesse an für seine Angestellten zeigt und seine Zeit statt bei einer gemeinsamen Feier lieber anders verbringt.
Aus diesem Grund sollten auch die Gründe für die abgesagte Weihnachtseinladung offen und ehrlich kommuniziert werden. Denn wird in der Absage beschönigt oder ein falscher Grund vorgeschoben, bleibt dies bei den Arbeitnehmern selten unbemerkt – und kann das Verhältnis zwischen Angestellten und Führungskraft nachhaltig schädigen.
Ehrlichkeit, Feinfühligkeit und Wertschätzung haben daher oberste Priorität.
Weihnachtsfeier im Namen der Geschäftsführung absagen: Dos und Don’ts
Sollen Sie eine Weihnachtsfeier für den Chef absagen müssen, orientieren Sie sich an folgenden Dos und Don’ts:
| Don‘t | Do |
| Kurze Benachrichtigung ohne Erklärung, warum die Weihnachtsfeier absagt werden muss | Weihnachtsfeier ausführlich und begründet absagen |
| Absage mit beschönigten oder erfundenen Ursachen | Absage mit tatsächlicher Begründung, auch wenn diese das Unternehmen in ein schlechtes Licht rücken sollte (z. B. wegen wirtschaftlicher Schwierigkeiten) |
| Absage durch die Assistenz | persönliche Nachricht des Chefs an die Mitarbeitenden |
| Nüchterne und förmliche Formulierung | einfühlsame und persönliche Formulierung |
| Fehlende Weihnachtsgrüße am Ende der Absage | Schlussformel mit kreativen Weihnachtsgrüßen |
Falls Sie bereits eine Ersatzveranstaltung planen, sollten Sie dies ebenfalls in der Absage erwähnen. Denn so geben Sie den Arbeitnehmern eine Perspektive. War beispielsweise die gewünschte Location vor Weihnachten ausgebucht, kann die Feier möglicherweise im neuen Jahr nachgeholt werden. Stellen Sie jedoch nur einen Ersatztermin in Aussicht, wenn dieser auch zeitnah realisierbar ist.
Muster-Mail: Weihnachtsfeier mit einer E-Mail an das Kollegium absagen
Meist werden Einladungen zur Betriebs-Weihnachtsfeier heute via E-Mail versendet. Daher bietet es sich auch an, die Weihnachtsfeier auf demselben Weg abzusagen. Folgendes Muster dient Ihnen dabei als Inspiration:
Einladung zur Weihnachtsfeier absagen: Gründe und Formulierungen
Natürlich ist Ihr Betrieb nicht der einzige, der eine Weihnachtsfeier veranstaltet. So erhält Ihr Vorgesetzter häufig auch eine Weihnachtseinladung durch Kunden oder Geschäftspartner. Doch in der Regel kann Ihre Führungskraft nicht alle dieser Einladungen annehmen – und muss in der Folge ablehnen.
Als Assistenz der Geschäftsführung ist es auch hier Ihre Aufgabe, die Absagen vorzuformulieren. Wenn Sie bei einer externen Weihnachtsfeier stellvertretend für Ihren Chef absagen, kommt es genau wie bei der Absage der innerbetrieblichen Feier auf den Ton und eine gute Begründung an.
Absage für die Feier schreiben und passende Formulierung wählen
Bei persönlichen Einladungen zu Veranstaltungen rund um Weihnachten ist jedoch etwas mehr Fingerspitzengefühl gefragt: Denn es hinterlässt einen unhöflichen Eindruck, wenn die Assistentin für ihren Chef absagt.
Dennoch können Sie die Absage für die Weihnachtseinladung vorschreiben und diese Ihren Chef unterschreiben oder versenden lassen.
Persönlich und dankbar eine Absage formulieren
Da Sie die Absage im Namen des Arbeitgebers formulieren, sollte der Text in der Ich-Form formuliert sein. Außerdem muss das Schreiben auch die Dankbarkeit für die Weihnachtseinladung ausdrücken. Auch wenn der Chef nicht weiß, was ihn erwarten würde, darf jeder von einer ansprechenden Feier ausgehen.
- Ist die Einladung zum Feiern per E-Mail gekommen, kann die Absage ebenso auf diesem Wege erfolgen.
- Kommt die Einladungskarte per Post, sollte darauf mit einem Brief geantwortet werden. Der Postweg wird heute aber nur noch sehr selten genutzt.
Was sind die Gründe aus denen der Chef absagen muss?
Oftmals kann die Führungskraft eine Einladung zu einer Weihnachtsfeier aus terminlichen Gründen nicht wahrnehmen. Doch folgende Liste zeigt – es gibt auch andere Ursachen:
| Workload | Wenn der Chef am Tag der Weihnachtsfeier keinen anderen Termin hat, bedeutet das nicht, dass er verfügbar ist. Oftmals ist nämlich gerade die Zeit vor Weinachten sehr arbeitsintensiv – Deadlines enden und Projekte müssen noch fertiggestellt werden. Je nach Branche kommt außerdem das Saison-Geschäft hinzu. Auch das lässt sich in der Absage glaubhaft ausführen. |
| Urlaub | Manche Weihnachtsfeiern sind so nah an den Feiertagen geplant, dass die Führungskraft bereits im Urlaub ist. Dafür bringt in der Regel jeder Verständnis auf. |
| Compliance | Durch die in den letzten Jahren immer strenger gewordenen Vorgaben gegen Bestechung dürfen Geschenke nicht mehr ohne Weiteres angenommen werden. Zu diesen Geschenken gehören nicht nur Weinpräsente, kostbare Kugelschreiber etc., sondern auch Einladungen zum Essen. Wenn ein Vorstands-Mitglied oder Abteilungs-Leiter also eine Einladung zur Weihnachtsfeier oder in ein Restaurant erhält, darf er diese Einladung möglicherweise gar nicht annehmen. Dieser Fall sollte explizit vor einer Zusage geprüft werden. |
Weihnachtseinladungen für den Chef absagen: So klappt eine gelungene Formulierung
Wenn Sie eine externe Weihnachtsfeier für Ihren Vorgesetzten absagen, gilt wie bei der Begründung gilt auch für den restlichen Text: Die Formulierung muss das Anliegen den Punkt bringen. Mit den folgenden Negativbeispielen und Vorschlägen für deren charmante und persönliche Umformulierung, erhalten Sie schnell ein Gefühl für die passenden Worte:
| Diese Formulierungen wirken oberflächlich: | So wirkt die Formulierung persönlich und charmant: |
| Herr Dr. Schröder bedauert, Ihre Einladung aufgrund anderer unaufschiebbarer Termine nicht annehmen zu können. | Vielen Dank für Ihre Einladung zur Weihnachtsfeier. Sehr gern hätte ich an Ihrer Feier teilgenommen, doch mein Terminkalender ist an diesem Tag leider schon übervoll. |
| Andere terminliche Verpflichtungen machen mir eine Teilnahme unmöglich. | Ich wäre sehr gern zu Ihrer Weihnachtsfeier gekommen, muss aber leider schweren Herzens absagen. |
| Frau Dr. Peters bedankt sich recht herzlich für die freundliche Einladung zur Weihnachtsfeier. Doch dringende Geschäfte an diesem Tag machen ihr ein persönliches Erscheinen leider unmöglich. | Danke für Ihre Einladung. Ich freue mich, dass Sie mich gern bei Ihrer Weihnachtsfeier dabeihätten. Aus terminlichen Gründen ist mir eine Teilnahme aber leider unmöglich |
Sie sehen: Es ist gar nicht so schwer, der Absage eine persönliche und freundliche Note zu verleihen. Vor allem mit der Ich-Form drücken Sie glaubhaft Ihr Bedauern über die Absage aus – und kommen mit ein paar herzlichen Worten auch ganz ohne Notlüge aus.
Muster: Bei Einladung zu Weihnachtsfeier absagen – allgemeine Vorlage
Persönlich, dankbar und begründet – so sollten Sie eine externe Weihnachtsfeier absagen. Folgendes Muster dient Ihnen dabei als Anhaltspunkt, um den richtigen Ton zu treffen:
Fazit: Weihnachtsfeier absagen – der Ton macht die Musik
Sei es aus logistischen, terminlichen oder pandemischen Gründen – als Assistenz müssen Sie hin und wieder eine Weihnachtsfeier absagen. Egal ob Sie die innerbetriebliche Feier streichen oder die Einladung durch einen Kunden ablehnen: Die Absage sollte persönlich und rücksichtsvoll formuliert sein.
Zudem macht beides eine gute Begründung erforderlich. Die Formulierungen unterscheiden sich abhängig davon, ob Sie eine interne oder externe Weihnachtsfeier im Namen Ihrer Führungskraft canceln. Unsere Muster geben Ihnen jedoch einen guten Anhaltspunkt – und sparen im Fall der Fälle auch jede Menge Zeit.
