Kommunikationsflut: Wie Sie mit ungewöhnlichen Strategien den Überblick behalten
E-Mails, Teams, Slack – ping, ping, ping! Gerade intern ist die Kommunikationsflut kaum zu bändigen. Expertinnen für interne Kommunikation verraten praxisnahe Strategien, um wieder ins produktive Kommunizieren zu kommen.
Eigentlich helfen Kollaborationstools und andere Kommunikations-Apps dabei, effizienter zu kommunizieren – mit nützlichen Features wie Priorisierung, Aufgabenboards oder Teamstrukturen beispielsweise. Warum bekommen viele ihre interne Kommunikationsflut trotzdem nicht in den Griff?
„Microsoft Teams und ähnliche Tools sind zweifellos hilfreich und fördern vor allem in hybriden Arbeitskulturen den Informationsaustausch“, erklärt Claudia Thaler, Geschäftsführerin der Kommunikationsberatung Consense Communications. „Aber sie sind kein Allheilmittel.“ Ihrer Einschätzung nach leiden viele Organisationen weniger an einem Mangel an Kommunikationsmöglichkeiten, sondern an einem Zuviel. „Ein Tool allein löst kein Kommunikationsproblem“, bestätigt auch Ulrike Führmann, die sich mit Konzept & Beratung auf interne Kommunikation spezialisiert hat. Ihrer Erfahrung nach werden viele digitale Lösungen nur technisch eingeführt, ohne dass eine Kommunikationsstrategie, klare Prozesse, Rollen oder Entscheidungswege dahinterstehen. „So entsteht schnell ,nur‘ ein weiterer Parallelkanal neben E-Mail, Intranet oder Besprechungen.“
Ein neues Tool löst noch kein Kommunikationsproblem
Eine weitere Kernursache für die interne Kommunikationsflut sei, dass Tools noch die Hürde senken, etwas mitzuteilen: „Dadurch wird mehr geteilt – auch Unwichtiges“, weiß Führmann. Der Wunsch nach Transparenz werde immer lauter, führe aber schnell zu Überkommunikation, wenn keine gemeinsame Orientierung besteht, welche Informationen wirklich gebraucht werden, um produktiv zu sein.
Es brauche weniger neue Tools, sondern mehr gemeinsame Ausrichtung: „Ohne einen klaren Kompass in Form von Strategie, Prioritäten oder Fokusthemen fällt es schwer, Relevantes von Unrelevantem zu unterscheiden. Die Flut nimmt zu.“
Die Herausforderungen der Kommunikationsflut sind also oft weniger ein technisches als ein strukturelles und kulturelles Phänomen: „Deshalb beginnt der Weg der Entlastung immer mit einem klaren Verständnis“, rät Andrea Montua, Geschäftsführerin von MontuaPartner Communications, die Interne Kommunikation als Teil ihrer DNA begreifen. „Kommunikation muss neu gestaltet werden. Sie braucht Regeln, Prioritäten und eine klare Zielrichtung.“
Interne Kommunikation ausrichten
Hilfreich ist zumeist aber erstmal eine Bestandsaufnahme. In der Praxis zeigt sich laut Andrea Montua bei vielen Unternehmen, dass zu viele Kanäle parallel laufen – und niemand mehr den Überblick hat. „Ein erster, sehr wirksamer Schritt ist die Erstellung einer Kommunikationslandkarte“, so die Expertin. „Sie zeigt transparent, welche Kanäle existieren, wofür sie genutzt werden und welche Zielgruppen sie bedienen.
Wichtig ist außerdem, klare Kommunikationsrichtlinien zu etablieren“, empfiehlt Andrea Montua, „eine Art Governance, die Orientierung gibt.“ Wer darf (und soll) über welche Themen informieren? Wie häufig? In welcher Form? „Solche Standards schaffen Verbindlichkeit und entlasten Mitarbeitende, weil sie wissen, was wo passiert.“
Darüber hinaus gilt für Montua Segmentierung als ein zentraler Punkt. Nicht jede Information sei schließlich für alle relevant: „Wenn Kommunikation zielgruppengerecht aufbereitet wird, steigt die Aufmerksamkeit und sinkt zugleich das Gefühl der Überforderung.“ Die Kombination aus übergreifenden Informationskanälen und bereichsspezifischen Informationen sorgt auf diese Weise für Balance. Montua: „Am Ende geht es darum, Kommunikation zu steuern statt sie einfach geschehen zu lassen – mit dem Ziel, Raum für Wesentliches zu schaffen.“
5 Impulse, die sich sofort umsetzen lassen
- Priorisieren statt reagieren: Nicht jede Nachricht ist gleich wichtig. Definieren Sie klare Kommunikationsregeln – etwa, wann eine E-Mail, ein Chat oder ein Anruf wirklich nötig ist.
- Kanäle gezielt nutzen: Legen Sie fest, welche Informationen über welchen Kanal laufen – und vermeiden Sie Doppelkommunikation.
- „Smart Brevity“ anwenden: Schreiben Sie kurz, klar und präzise. Unser Gehirn kann nur drei bis vier Botschaften gleichzeitig verarbeiten. Die Länge eines Textes sagt nichts über die Qualität aus.
- . KI sinnvoll einsetzen: Tools wie Copilot oder DeepL unterstützen bei Strukturierung, Übersetzung oder Zusammenfassung – die Qualitätssicherung bleibt jedoch beim Menschen.
- Bewusste Kommunikationspausen: Planen Sie Zeiten ohne digitale Ablenkung ein. Konzentration entsteht durch Ruhe, nicht durch Dauerpräsenz.
Quelle: Claudia Thaler, Consense Communications
Auf den Punkt: 4 Kriterien für verständlichere Texte
Das Hamburger Verständlichkeitsmodell von Friedemann Schulz von Thun und Kollegen hat vier Kriterien herauskristallisiert, die Texte verständlich machen:
- Einfachheit: Komplexe Satzstrukturen und Fachbegriffe vermeiden.
- Gliederung und Ordnung: Inhalte logisch aufbauen und für Leser übersichtlich strukturieren.
- Kürze und Prägnanz: Kurz und bündig formulieren. Lange, verschachtelte Sätze vermeiden.
- Anregende Zusätze: Ein Text sollte durch Beispiele oder Extra-Infos anregen – wohl dosiert.