Erinnerungsfunktion: Wie Sie Ihre Kollegen freundlich an ihre Termine erinnern
Mit einer energischen Terminerinnerung per E-Mail schaffen Sie Abhilfe. Außerdem haben Sie dadurch schriftliche Nachweise in der Hand, wie oft und wann Sie nachgehakt haben. Den größten Erfolg werden Sie mit bestimmten, aber freundlichen Mahnungen und einer Prise Humor haben.
So machen Sie mit einer Terminerinnerung wirkungsvoll Druck
Achten Sie darauf, Termine immer schriftlich zu vereinbaren und Abgabefristen schriftlich zu setzen. Falls Sie sich einmal mit jemandem mündlichen abgesprochen haben, bestätigen Sie den Termin hinterher schriftlich per E-Mail. So haben Sie etwas in der Hand, wenn der andere nachher nicht mehr davon gewusst haben will. In der Kommunikation mit vielen Menschen ist eine schriftliche Bestätigung mehr als wichtig.
Sie erhöhen auf diplomatische Weise von Anfang an den Druck, indem Sie schon bei der Fristsetzung klarstellen, dass Sie keine Terminerinnerung hinterher schicken werden.
Formulieren Sie Ihre Terminerinnerung mit Humor – und nicht verbissen
Terminerinnerung und Mahnungen sind immer auch Kritik – und deshalb unangenehm für den Empfänger. Formulieren Sie Ihre Terminerinnerung deshalb locker, wohlwollend und mit einer Prise Humor.
So nicht: Sie haben das Protokoll der Besprechung nicht zum vereinbarten Termin erstellt. Das ist ein schlechter Stil. Herr Peters legt viel Wert auf Pünktlichkeit und ist verärgert. Liefern Sie bis heute 17 Uhr – pünktlich!
Diese Terminerinnerung macht zwar effektiv Druck, aber sie ist auch verletzend und wirkt demotivierend. Zudem ist sie steif und verbissen.
Besser so: Florian Peters wartet schon mehr als gespannt auf Ihr Protokoll von der Projektbesprechung. Leider haben Sie es nicht wie vereinbart am Freitag abgegeben. Da Herr Peters morgen eine Strategiesitzung leitet, muss er noch heute alle Infos bekommen. Lassen Sie ihn nicht im Stich! Schicken Sie uns das Protokoll bis heute 17 Uhr. Danke!
