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Urlaubsplan in Excel führen – mit kostenlosem Download

Die Welt funktioniert immer mehr digital. Das gilt auch für Ihre Arbeit als Assistentin. Wir zeigen Ihnen mit diesem Beitrag, wie Sie mit Excel die Urlaubsanträge Ihrer Abteilung oder Ihres Bereichs mit wenigen Maus-Aktionen erfassen. Der Excel-Urlaubsplaner enthält bereits die allgemeinen Feiertage für das Jahr 2018 und ist damit sofort einsatzbereit.

Urlaubsanträge mit Hilfe des Urlaubsplaners verwalten

Erfassen Sie Urlaubsanträge mit unserem Excel-Urlaubsplaner und behalten Sie so stets den Überblick.

So starten Sie den Excel-Urlaubsplaner

Laden Sie sich unseren Urlaubsplaner hier kostenlos herunter (XLSM-Datei).

Der Urlaubsplaner ist nach dem Download sofort einsatzbereit. Sie müssen nur die wenigen grundlegenden Eckdaten sowie die Informationen zu den Mitarbeitenden eingeben.

Weitere praktische Arbeitshilfen erhalten Sie hier...

Öffnen des Urlaubsplaners: So gehen Sie mit Sicherheitshinweisen richtig um

Mit einem Doppelklick auf die heruntergeladene Datei URLAUBSPLANER.XLSM (für Excel 2007, 2010, 2013 oder 2016) starten Sie Ihren Urlaubsplaner. Es hängt von den Sicherheitseinstellungen in Excel ab, ob beim Starten des Urlaubsplaners zunächst ein Hinweis auf Makroviren erscheint. Um alle Funktionen des Urlaubsplaners nutzen zu können, erlauben Sie die Ausführung von Makros. Zum Aktivieren der Makroausführung sind je nach Excel-Version unterschiedliche Schritte erforderlich.

Excel 2007: Excel 2007 zeigt seine Sicherheitswarnung als Leiste über dem Urlaubsplaner an. Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Im danach angezeigten Dialogfenster aktivieren Sie die Option DIESEN und zur Bestätigung klicken Sie auf OK.

Excel 2010, 2013 und 2016: Auch die jüngeren Excel-Versionen blenden beim Starten des Urlaubsplaners eine Leiste mit einer Sicherheitswarnung ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt aktivieren, um den Urlaubsplaner in vollem Umfang nutzen zu können.

Sobald Sie den Urlaubsplaner mit aktivierten Makros gestartet haben, ist er sofort einsetzbar.

Die Startseite: Hier tragen Sie alle wichtigen Daten für den Urlaubsplaner ein

Auf der Startseite des Urlaubsplaners tragen Sie alle wichtigen Eckdaten ein. Dafür stehen Ihnen die weiß hinterlegten Felder zur Verfügung. Alle anderen Zellen des Tabellenblatts sind geschützt und lassen sich nicht bearbeiten.

So ändern Sie schnell Jahreszahl und Feiertage im Urlaubsplaner

Voreingestellt sind Daten für das Jahr 2018. Das betrifft Jahreszahl und Feiertage. Wenn Sie den Urlaubsplaner in einem anderen Jahr einsetzen wollen, ändern Sie einfach die Jahreszahl in Zelle C3.

Feiertage im Urlaubsplaner an Ihr Bundesland anpassen

Wenn Sie die Jahreszahl ändern, werden die festen Feiertage automatisch angepasst, sodass Sie im unteren Teil unter der Überschrift FREIE TAGE lediglich die beweglichen Datumsangaben – etwa für Ostern oder Pfingsten – neu eintragen müssen. Je nach Bundesland oder wenn Sie den Planer in Österreich oder der Schweiz nutzen, variieren natürlich die Feiertage. Die gesetzlichen deutschen Feiertage sind vorgegeben. Falls der entsprechende Termin an Ihrem Standort kein Feiertag ist, löschen Sie das Datum in Spalte C, indem Sie die Zelle mit dem Datumswert markieren und auf die Taste ENTF drücken.

Neben den gesetzlichen sind einige konfessionelle Feiertage vorgegeben, die in manchen deutschen Bundesländern ebenfalls als arbeitsfreie Tage gelten – zum Beispiel Fronleichnam. Wenn diese Tage an Ihrem Standort als freie Tage zählen, geben Sie rechts daneben (in Spalte C) das entsprechende Datum ein.

Betriebseigene Urlaubstage hinzufügen

Zudem bietet der Urlaubsplaner unter den vorgegebenen Feiertagen Platz für fünf zusätzliche freie Tage, die Sie nach Belieben ausfüllen können. Hier lassen sich Brückentage oder andere betriebsspezifische Sonderregelungen eintragen.

Denken Sie daran: Die hier stehenden Termine gelten als freie Tage und werden nicht vom Urlaubsanspruch der Mitarbeitenden abgezogen.

So legen Sie Urlaubssperren im Urlaubsplan fest

Weitere Aufmerksamkeit verdient der Bereich mit der Überschrift URLAUBSSPERREN. Damit berücksichtigen Sie Zeiträume, in denen in Ihrem Unternehmen normalerweise kein Urlaub gewährt wird. Das können Zeiten vor Messen oder andere, saisonal bedingte Sperrzeiten sein.

Der Urlaubsplaner erlaubt die Eingabe von zwei Urlaubssperren, wobei Sie jeweils das Anfangs- und das Enddatum in die Felder VON und BIS eintragen.

Wie Sie eine Personalunterbesetzung mit Ihrem Urlaubsplan vermeiden

Außerdem enthält die Startseite ein Feld namens PERSONALMINIMUM. Dieser Wert bestimmt die Zahl der Mitarbeitenden, die mindestens anwesend sein müssen, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.

In den Monatsblättern weist Sie der Urlaubsplaner mit einer farbigen Markierung darauf hin, an welchen Tagen diese Grenze erreicht oder unterschritten wird.

So haben Sie sofort die Möglichkeit, darauf zu reagieren, und können einen Urlaubsantrag gegebenenfalls ablehnen.

So funktioniert der schnelle Umgang mit dem Urlaubsplaner

Wie der Urlaubsplaner in der Praxis funktioniert, zeigt ein schnell nachzuvollziehendes Beispiel. Nehmen Sie sich die Zeit und gehen Sie dieses Beispiel einmal durch. Danach sind Sie mit der Funktionsweise des Urlaubsplaners gut vertraut und erledigen Ihre Urlaubsplanung im Handumdrehen.

Füllen Sie die Startseite des Urlaubsplaners mit folgenden Angaben aus:

FeldWert
Jahr2018
Personalminimum1
Urlaubssperre
von10.12.2018
bis24.12.2018

 

So geben Sie die Informationen der Mitarbeitenden in den Urlaubsplaner ein

Es liegt auf der Hand, dass Urlaubsanträge erst bearbeitet werden können, wenn Sie Angaben zu den einzelnen Mitarbeitenden erfasst haben. Diese Daten tragen Sie auf einem separaten Tabellenblatt ein. Sie erreichen es von der Startseite aus mit der Schaltfläche PERSONALDATEN.

Der Urlaubsplaner aktiviert automatisch die erste Eingabezelle in Zeile 9 (Zeile 8 bleibt frei), in der Sie die Personalnummer des ersten Mitarbeitenden eintragen.

Die Angabe einer Personalnummer ist zwingend erforderlich, da diverse Formeln von ihr abhängen. Notfalls vergeben Sie einfach fortlaufende Nummern. Ansonsten erklären die Spaltenüberschriften NACHNAME, VORNAME usw., welche Informationen gerade verlangt werden.

Urlaubsanspruch manuell im Planer eingeben

Das DATUM DER EINSTELLUNG dient zur Orientierung, sofern der Urlaubsanspruch in Ihrem Unternehmen von der Länge der Betriebszugehörigkeit abhängig ist. Sie müssen selbst prüfen, ob die Zahl der Urlaubstage aufgrund der Betriebszugehörigkeit erhöht werden muss.

Unter URLAUBSTAGE tragen Sie den Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr ein, und rechts daneben geben Sie den nicht verbrauchten Resturlaub aus dem Vorjahr ein. Alle anderen Spalten berechnet der Urlaubsplaner selbstständig.

Für das Beispiel erfassen Sie bitte die drei Mitarbeitenden aus der Abbildung. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf STARTSEITE, um zum Eingangsbildschirm des Urlaubsplaners zurückzukehren.

So tragen Sie Betriebsferien in den Urlaubsplaner ein

Wenn Ihre Firma über einen bestimmten Zeitraum Betriebsferien macht, legen Sie diesen im nächsten Schritt fest. Betriebsferien sind für alle Mitarbeitende verbindlich, sodass die entsprechenden Arbeitstage vom Jahresurlaub abgezogen werden.

Mit den folgenden Schritten legen Sie den Zeitraum der Betriebsferien fest:

1. Wechseln Sie mithilfe der Monatsschaltflächen auf der Startseite des Urlaubsplaners zu dem Monat, in dem Sie Betriebsferien eintragen wollen. Klicken Sie im Beispielfall auf DEZEMBER.

2. Wenn Ihre Firma die Mitarbeitenden zum Beispiel an den Tagen nach Weihnachten in betriebsbedingten Urlaub schickt, markieren Sie in Zeile 8 („Betriebsurlaubszeile“) die Zellen unter den korrespondierenden Datumsangaben: für das Jahr 2018 etwa die Zellen unter dem 27. bis 31. Dezember. Dazu zeigen Sie mit der Maus auf die erste Zelle, die markiert werden soll, und ziehen den Mauszeiger anschließend bei gedrückter linker Maustaste bis zur letzten Markierungszelle.

 

 

3. Nachdem Sie den Datumsbereich markiert haben, klicken Sie links auf die Schaltfläche BETRIEBSURLAUB→. Da der Urlaubsplaner auch halbe Urlaubstage berücksichtigen kann, fragt er Sie, ob der Urlaubsbereich mit einem halben Tag beginnt oder endet. Antworten Sie in diesem Fall mit NEIN.

4. Am Ende erscheinen die Betriebsferien als blauer Balken unter den Datumsangaben. Eine kleine Zahl gibt die Anzahl der Arbeitstage an, und am linken Ende der Betriebsurlaubszeile erscheint die Summe aller betriebsbedingten Urlaubstage im aktuellen Monat.

So finden Sie sich in der Monatsübersicht des Urlaubsplaners zurecht

Damit sind die Vorarbeiten abgeschlossen und Sie können die Urlaubsanträge erfassen. Als Arbeitserleichterung sind Wochenenden, Feiertage und Urlaubssperren farblich gekennzeichnet. So erkennen Sie schon im Datumsbereich, ob es sich um einen besonderen Termin handelt:

FarbeEigenschaft
DunkelrotWochenende
ViolettFeiertag (laut Liste auf der Startseite)
RotUrlaubssperre

Die Programmfunktionen des Urlaubsplaners erreichen Sie mit den Schaltflächen in der oberen linken Ecke jeder Monatsübersicht.

Die Funktionsweise der Schaltflächen im Urlaubsplaner:

SchaltflächeFunktion
<wechselt zum vorausgehenden Monat
STARTSEITEbringt Sie direkt zur Startseite des Urlaubsplaners
>wechselt zum nachfolgenden Monat
URLAUB EINTRAGENträgt den markierten Datumsbereich als Urlaub des Mitarbeiters ein
URLAUB LÖSCHENlöscht den markierten Urlaub eines Mitarbeiters
Xlöscht den zuvor markierten Betriebsurlaub
BETRIEBSURLAUB→trägt Betriebsferien in die Betriebsurlaubszeile ein

Der eigentliche Eingabebereich beginnt in Zeile 10. Sie erkennen hier, dass die Angaben zu den Mitarbeitenden automatisch aus dem Tabellenblatt mit den Personaldaten übernommen werden. Rechts daneben führt der Urlaubsplaner jeweils die im aktuellen Monat genommenen Urlaubstage auf. Sie müssen nur noch die Urlaubswünsche eingeben.

Urlaubsanträge schnell erfassen – so geht es

Das Erfassen der Urlaubsanträge ist genau so einfach wie das Eintragen auf Papier: Sie markieren den Datumsbereich in der Zeile des Mitarbeitenden und bestätigen die Zeitspanne mit der Schaltfläche URLAUB EINTRAGEN. Im Gegensatz zur Papierform liefert Ihnen der Excel-Urlaubsplaner allerdings einen besseren Überblick und automatische Berechnungen. Und so gehen Sie vor:

1. Angenommen, der in Zeile 12 der Monatsübersicht aufgeführte Mitarbeiter, im Beispiel „Kurt Müller“, möchte vom 3. bis 9. Dezember Urlaub nehmen. Um den Urlaub einzutragen, suchen Sie den Mitarbeiter in der Namensliste und markieren dann in derselben Zeile die Zellen des beantragten Datumsbereichs. Das entspricht hier dem Zellbereich G12:M12. Die Markierung erfolgt wie beim Betriebsurlaub, indem Sie den Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste über den Zellbereich ziehen. 

Wichtig ist dabei, dass Sie nur Zellen in der jeweiligen Mitarbeiterzeile markieren und dass Sie die Markierung nicht über den Monatsanfang oder das Monatsende hinaus ausdehnen. Außerdem müssen Sie immer einen zusammenhängenden Bereich markieren.

2. Klicken Sie oben links in der Monatsübersicht auf URLAUB EINTRAGEN.

3. Da manche Betriebe halbe Urlaubstage gewähren, fragt Sie der Urlaubsplaner, ob der Zeitraum mit einem halben Tag beginnt oder endet. Beantworten Sie die Frage hier mit NEIN.

Unsere Empfehlung: Da der Urlaubsplaner pro Urlaubszeitraum jeweils nur einmal einen halben Tag berücksichtigen kann, müssen Sie mehrwöchige Urlaubsanträge eventuell in mehrere Teile aufsplitten. Das ist dann der Fall, wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel Freitage generell als halbe Tage berechnet.

Der Urlaubsplaner könnte bei einem vierwöchigen Urlaub nur einmal einen solchen Freitag als halben Tag anrechnen – und nicht, wie es hier nötig wäre, alle vier Freitage. Somit würden dem Mitarbeitenden 1,5 Tage Urlaub zu viel abgezogen (= drei halbe Freitage). Um das zu vermeiden, dürfen Sie den Urlaubsantrag im Urlaubsplaner nicht als durchgehenden Block erfassen. Stattdessen müssen Sie jede Woche als einzelnen Block eintragen und dabei jedes Mal die Frage nach dem halben Tag mit JA beantworten.

Die Zeitspanne erscheint nun als dunkelblauer Balken im Monatsraster. Außerdem sehen Sie die Zahl der Urlaubstage als kleine Ziffer am linken Ende des Balkens. Sie werden feststellen, dass tatsächlich nur die Arbeitstage berücksichtigt werden.

Der Urlaubsplaner rechnet automatisch alle Wochenenden und Feiertage, die sich – falls vorhanden – in der Urlaubszeitspanne befinden, heraus. Die Gesamtzahl der Urlaubstage eines Mitarbeitenden im aktuellen Monat erscheint in einer gesonderten Spalte rechts neben dem jeweiligen Namen.

Außerdem rechnet der Urlaubsplaner automatisch Überschneidungen mit einem Betriebsurlaub heraus, sodass diese Tage einem Mitarbeitenden nicht doppelt vom Urlaub abgezogen werden. Falls Sie Urlaub eines Mitarbeitenden in eine Monatsübersicht eintragen, der sich mit dem Betriebsurlaub überschneidet, zählen in der Zeile des Mitarbeitenden nur die Arbeitstage außerhalb der Betriebsurlaubszeit. Der Betriebsurlaub wird jedoch pauschal bei allen Mitarbeitenden vom Urlaubsanspruch abgezogen. 

Urlaubsplaner: Was bei Überschneidungen mit Urlaubssperren passiert

Wie passen dabei die Urlaubssperren ins Bild, die Sie auf der Startseite des Urlaubsplaners definiert haben? – Zusätzlich zu den verschiedenfarbigen Datumskennzeichnungen besitzt der Urlaubsplaner eine Prüfroutine, die Sie vor Überschneidungen warnt. Probieren Sie es aus, indem Sie, wie oben beschrieben, einen Urlaubsantrag für die erste Mitarbeiterin – im Beispiel „Basler, Susanne“ – erfassen, der sich vom 3. bis zum 16. Dezember erstrecken soll.

Da Sie den Zeitraum ab 10. Dezember als Urlaubssperre deklariert haben, erscheint auf dem Bildschirm nach einem Klick auf URLAUB EINTRAGEN eine Warnung. Normalerweise werden Sie den Urlaubswunsch mit NEIN ablehnen. In Ausnahmefällen, wie auch in diesem Beispiel, können Sie dem Antrag mit einem Klick auf JA stattgeben.

Wie gewohnt, fragt Sie der Urlaubsplaner anschließend nach der Halbtagsregelung, wobei Sie hier mit NEIN wieder den vollen Urlaubstag berechnen. Das ergibt zehn Urlaubstage, die in der Spalte neben dem Namen der Mitarbeiterin ausgewiesen werden.

Achten Sie auf das Personalminimum im Urlaubsplaner

Bei jedem Urlaubseintrag sollten Sie auf die mit MITARBEITER betitelte Zeile 4 über den Datumsangaben achten. Dort nennt der Urlaubsplaner die Zahl der Mitarbeiter, die am jeweiligen Tag verfügbar sind. Alle Zellen, an denen das Personalminimum, das Sie auf der Startseite eingetragen haben, erreicht oder unterschritten ist, werden automatisch rot eingefärbt.

So können Sie sofort entscheiden, ob der normale Betrieb aufrechterhalten werden kann oder nicht. Bei Bedarf lässt sich ein Urlaubseintrag natürlich auch wieder entfernen.

So löschen Sie im Urlaubsplaner eingetragene Urlaubszeiträume

Wenn Sie feststellen, dass Sie einen Fehler gemacht haben oder dass Sie den Urlaub aufgrund mangelnder Personalkapazität nicht gewähren können, oder wenn ein Mitarbeitender seinen Urlaubsantrag zurückzieht, gehen Sie einfach zur entsprechenden Monatsübersicht und markieren den zu löschenden Urlaubsbereich – das heißt den jeweils dunkelblau hinterlegten Zellbereich.

Anschließend klicken Sie auf URLAUB LÖSCHEN. Daraufhin verschwindet der dunkelblaue Balken aus dem Monatsraster, und der Urlaubsplaner reduziert die Anzahl der beanspruchten Urlaubstage. Wenn Sie beim Markieren des Urlaubsbereichs einen Fehler machen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Markieren Sie den Bereich dann noch einmal und wiederholen Sie den Löschvorgang.

So vermeiden Sie das Überschreiten des Urlaubsanspruchs mithilfe des Urlaubsplaners

Was immer mal wieder passieren kann, sind Überschreitungen des Urlaubsanspruchs. Auch darum „kümmert“ sich der Urlaubsplaner. In welcher Form das geschieht, sehen Sie, wenn Sie im Beispiel zusätzlichen Urlaub für den ersten Mitarbeiter eintragen (es wird davon ausgegangen, dass Sie die zehn Urlaubstage im Dezember nicht gelöscht haben).

Gehen Sie mit der Schaltfläche STARTSEITE zurück zum Eingangsbildschirm des Urlaubsplaners. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche JULI, um zur entsprechenden Monatsübersicht zu gelangen. Hier markieren Sie in der Zeile des ersten Mitarbeiters alle Tage vom 1. bis 31. (den Zellbereich E10:AI10).

Klicken Sie auf URLAUB EINTRAGEN, Woraufhin Sie, wie gewohnt, nach den halben Tagen gefragt werden. Antworten Sie erneut mit NEIN.

Statt die Urlaubsspanne in die Monatsübersicht einzutragen, präsentiert der Urlaubsplaner jetzt eine weitere Abfrage. Grund dafür ist, dass der Jahresurlaub des Mitarbeiters überschritten ist. Sie haben nun die Wahl, den Urlaub trotzdem zu gewähren oder ihn abzulehnen. Klicken Sie im letzteren Fall auf NEIN.

Urlaubsplaner – hier erhalten Sie alle Informationen zum Resturlaub auf einen Blick

Was jetzt noch fehlt, sind Informationen über den tatsächlichen Resturlaub jedes einzelnen Mitarbeitenden. Die trägt der Urlaubsplaner automatisch in die Personaldatentabelle ein.

Wenn Sie ein Mitarbeitender fragt, wie viel Urlaub ihm noch zusteht, wechseln Sie also zunächst auf die STARTSEITE des Urlaubsplaners und klicken dann auf PERSONALDATEN. Die Spalte URLAUBSTAGE GENOMMEN gibt Auskunft über die eingetragenen Urlaubstage – inklusive Betriebsferien.

In der Spalte RESTURLAUB AKT. JAHR sehen Sie den Urlaubsanspruch, der jedem Mitarbeitenden momentan noch zusteht. Damit können Sie die Fragen Ihrer Mitarbeitenden im Nu beantworten.

So erstellen Sie schnell neue Urlaubspläne

Den Urlaubsplan für das Jahr 2018 können Sie problemlos über die Datei URLAUBSPLANER.XLSM anlegen. Am besten speichern Sie die Datei dann aber unter einem anderen Namen – etwa URLAUBSPLAN 2018.XLSM. Achten Sie beim Speichern darauf, dass als Dateityp „Excel-Arbeitsmappe mit Makros“ ausgewählt ist.

So richten Sie eine Urlaubsplan-Vorlage ein

Doch was ist, wenn Sie mehrere getrennte Urlaubspläne führen müssen – zum Beispiel für verschiedene Abteilungen – oder wenn Sie den Urlaubsplaner auch in den Folgejahren einsetzen wollen?

Damit Sie aus einem vorhandenen Urlaubsplan nicht immer erst alle Urlaubseinträge und Mitarbeiterdaten löschen müssen, nur um einen „Blanko-Urlaubsplan“ für die andere Abteilung oder das neue Jahr zu erhalten, empfiehlt es sich, den Urlaubsplan als Excel-Vorlage anzulegen. Diese Vorlage richten Sie so ein, dass sie genau die Eckdaten enthält, die Sie später immer wieder benötigen – beispielsweise die üblichen Feiertage, das generelle Personalminimum oder auch die Personaldaten der festangestellten Mitarbeitenden.

Und so richten Sie die Vorlage ein:

1. Öffnen Sie die Originaldatei URLAUBSPLANER. XLSM. Vergessen Sie nicht, die Ausführung von Makros zu aktivieren.

2. Tragen Sie auf der Startseite die Standarddaten ein, die Sie bei der Urlaubsplanung immer wieder benötigen – etwa das PERSONALMINIMUM sowie die generellen FREIEN TAGE. Löschen Sie gegebenenfalls die Datumsangaben der Feiertage, die für Ihren Standort nicht zutreffen.

3. Klicken Sie auf PERSONALDATEN, um anschließend den Stamm der festen Mitarbeitenden zu erfassen. Lassen Sie dabei aber die Spalte RESTURLAUB VORJAHR leer, weil der Urlaubsplaner keine automatische Übertrag-Funktion besitzt und Sie den Resturlaub für jedes Jahr neu eingeben müssen. Anschließend kehren Sie mit der Schaltfläche STARTSEITE zum Eingangsbildschirm zurück.

4. Speichern Sie den so vorbereiteten Urlaubsplan als Excel- Vorlage. Dazu wählen Sie DATEI-SPEICHERN UNTER an oder in Excel 2007 klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf den Befehl SPEICHERN UNTER. In Excel 2013 wählen Sie im Backstage-Bereich SPEICHERN UNTER den Ort COMPUTER an und danach klicken Sie auf die Symbolschaltfläche DURCHSUCHEN. In Excel 2016 können Sie im Backstage-Bereich sofort auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN klicken.

5. Im nun angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Ende des Felds DATEITYP. Wählen Sie aus der aufklappenden Liste den Eintrag EXCEL-VORLAGE MIT MAKROS aus.

6. Lassen Sie alle anderen Einstellungen unverändert und klicken Sie auf SPEICHERN.

7. Schließen Sie den Urlaubsplaner, ohne die Änderungen zu speichern.

So laden Sie den Urlaubsplaner als Vorlage

Der Vorteil einer Vorlage besteht darin, dass Sie sie immer wieder verwenden können, ohne den ursprünglichen Inhalt zu verändern. Das ist vergleichbar mit einem Formular, das Sie jederzeit aus der Schublade ziehen und dann individuell ausfüllen können. So sparen Sie viel Zeit und Arbeit.

Und so nutzen Sie die Urlaubsplaner-Vorlage:

1. Wählen Sie in Excel DATEI-NEU an oder klicken Sie in Excel 2007 auf die Office-Schaltfläche und dann auf NEU.

2. In Excel 2007 wählen Sie unter der Kategorie VORLAGEN den Eintrag MEINE VORLAGEN an. In Excel 2010 klicken Sie im Backstage-Bereich auf das Symbol MEINE VORLAGEN, in Excel 2013 und 2016 wählen Sie die Vorlagenkategorie PERSÖNLICH an.

3. In Excel 2013 und 2016 müssen Sie jetzt nur noch einmal auf die Vorlage Ihres Urlaubsplaners klicken. In den anderen Excel-Versionen markieren Sie die Vorlage URLAUBSPLAN und klicken dann auf OK.

4. Der Urlaubsplaner erscheint so auf dem Bildschirm, wie Sie ihn zuletzt als Vorlage gespeichert haben. Auf der Startseite müssen Sie nur noch das Jahr und die beweglichen Feiertage anpassen. Gegebenenfalls fügen Sie auch noch „Urlaubssperren“ hinzu.

5. Gehen Sie mit der Schaltfläche PERSONALDATEN zu den Informationen der Mitarbeitenden, um die jeweiligen Resturlaubstage aus dem Vorjahr einzutragen. Selbstverständlich können Sie am unteren Ende der Liste auch neue Mitarbeitende hinzufügen.

6. Legen Sie bei Bedarf die Betriebsferien im aktuellen Jahr fest, indem Sie sie wie weiter oben beschrieben in die jeweilige Monatsübersicht eintragen.

Anschließend können Sie nach und nach die Urlaubsanträge für das laufende Jahr erfassen. Damit überschreiben Sie nicht etwa die Excel-Vorlage. Sie befinden sich vielmehr in einer neuen Excel-Datei, die Sie unter einem beliebigen Namen speichern können.

Denken Sie nur daran, die Datei als „Excel-Arbeitsmappe mit Makros“ zu speichern.


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