Office Stars

Unsere Office Stars berichten von ihren erfolgreichsten Karrieretipps

Beruflicher Erfolg schreibt sich für jeden Menschen anders: Für den einen bedeutet Erfolg selbstbestimmtes Arbeiten oder Personalverantwortung für den anderen Wertschätzung durch Kolleg*innen oder den bzw. die Vorgesetzte. Andere wiederum empfinden sich als erfolgreich, weil sie besonders viele Zusatzqualifikationen haben oder für ein besonders renommiertes Unternehmen arbeiten.

Ihnen allen gemein ist die Leidenschaft fürs Organisieren, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, immer einen Schritt mehr zu gehen als nötig. Außergewöhnliche Frauen im Office-Management und deren Erfolgsrezepte, Interessen und Ansichten lernen Sie bei uns kennen.

„Ich mache, was ich wirklich will“ – Astrid Schewe

Assistenz ist Wissensarbeit, sagt die studierte Geisteswissenschaftlerin, deshalb fühle sie sich als Assistentin Außenwirtschaft beim VDMA genau am richtigen Platz. Über das Berufsbild spricht sie gern – und schreibt auch darüber.

Was tun, wenn man sich zwischen zwei Berufen nicht entscheiden kann? Astrid Schewe kann darauf eine einfache Antwort geben: beide anpacken. Die Assistentin ist neben ihrer Tätigkeit beim VDMA in Frankfurt am Main auch Journalistin, mit einem eigenen Blog. Das Schreiben war etwas, das ihr nach dem Germanistik- und Politik-Studium eigentlich als Beruf vorschwebte. Durch das Studium brauste sie auf der Überholspur, ihre Magisterarbeit in Politik schrieb sie über den Rechtspopulismus in Europa, und als sie 2007 mit allem fertig war, steckte die Weltwirtschaft in einer Finanzkrise, mit entsprechenden Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt. Es folgte ein Jahr mit Praktika, bis eine feste Stelle in einem Frankfurter Buchverlag gefunden war, zunächst am Empfang, dann bald als Management Assistant im Umfeld des Verlegers und Geschäftsführers. Diesem ungeplanten Berufsweg blieb die damals Ende-20-Jährige bis heute treu.

Tagesaktuelle Themen

Und das aus Überzeugung, das spürt man, wenn Astrid Schewe von ihrem Berufsalltag erzählt. Nach knapp acht Jahren beim Campus Verlag wechselte sie zum VDMA in Frankfurt am Main, zunächst zu einem der zugehörigen Fachverbände, seit Oktober 2017 als Teamassistentin in der VDMA-Abteilung Außenwirtschaft. Hier geht es um all die Themen, mit denen die exportorientierten Maschinenbaufirmen auf ihren Auslandsmärkten täglich zu tun haben. Astrid Schewe kümmert sich hauptsächlich um Veranstaltungsorganisation und Content-Management. „Mein direkter Chef ist der Leiter der Außenwirtschaft, Oliver Richtberg. Ich arbeite zur Zeit zwei Referentinnen zu und organisiere mit ihnen im Schnitt 30 Veranstaltungen im Jahr zu Märkten und Fachthemen, die für unsere Unternehmen interessant sind“, erzählt sie.

Viele dieser Aspekte sind beinahe täglich in den Wirtschaftsnachrichten: Marktbedingungen, Handelsbeziehungen, Lieferketten und Zölle – „ich finde es spannend, wie schnell unser Team auf neue Entwicklungen reagiert und die Mitgliedsfirmen unterstützt“, sagt die Teamassistentin.

Was Assistenz alles sein kann

Die Freiheit, aus einem Assistenzberuf zu machen, was einem vorschwebt – das erlebt die Teamassistentin hier im VDMA. „Ich warte nicht darauf, was an Aufgaben auf mich zukommt, ich werde selbst aktiv“, beschreibt sie ihre Herangehensweise an den Assistenzjob, „wenn man selbstständig arbeiten möchte, muss man eigene Ideen entwickeln und Wünsche äußern.“ Für sie sind die Jahresgespräche ein guter Rahmen dafür: „Ich habe zum Beispiel den Vorschlag gemacht, einen Newsletter zu entwickeln, und ich habe gesagt, ich möchte das gern allein machen. Es war ein großes Vertrauen, dass ich dafür das Okay bekommen habe.“

Diese Haltung, nicht einfach abzuwarten, sondern Eigeninitiative zu entwickeln, wirke sich direkt auf die Job-Zufriedenheit aus. In ihrer jetzigen Position hat sie sich die Tätigkeitsfelder Event-Management und Content-Management eigenständig erarbeitet. Bei den Veranstaltungen geht es um Web- und um Präsenz-Veranstaltungen, Astrid Schewe kümmert sich um Einladungen, die Mitgliederbetreuung, die Abläufe, die Präsentationen, das Verschicken der Unterlagen, bis hin zu Live-Umfragen, Foto-Dokumentationen und die Auswertungen des Feedbacks. „Es ist wichtig für uns zu erfahren, was die Mitglieder wirklich wollen und brauchen für ihre tägliche Arbeit, damit wir mit unserem Angebot immer besser werden können.“

Der zweite große Aufgabenbereich ist das Content-Management – „spannende Wissensarbeit“, sagt die Assistentin. „Ich pflege die Inhalte der Außenwirtschaft auf der VDMA-Webseite, bringe Artikel auf, betreue die Entstehung der Newsletter. Allein unsere Abteilung hat 15 Themen-Newsletter für die Mitglieder, die über ein zentrales Newsletter-Tool versendet werden, in einer einheitlichen Optik und natürlich nach den Vorschriften der DSGVO.“ Seit Anfang des Jahres 2025 betreut sie zudem einen englischsprachigen Newsletter, der in ihrer eigenen Verantwortung entsteht. „Der Fokus liegt auf Angeboten für europäische Mitgliedsfirmen, da hat unsere Abteilung viel zu bieten. Mein Newsletter liefert immer noch mal einen thematischen Überblick, ich verschicke ihn in einem zweiwöchentlichen Rhythmus.“ Dafür blockt sie sich jede Woche einen „kleinen Termin“ – „dann checke ich die gesamte VDMA-Website nach Meldungen, die ich für besonders interessant halte. Der Newsletter muss gar nicht ewig lang sein, kurze Texte genügen oft, er wird gut angenommen. Das sehe ich an den Abonnenten- und Klick-Zahlen, die ich regelmäßig kontrolliere. Für mich ist das ein tolles Projekt.“

Den Netzwerk-Gedanken fördern

Ein anderes Projekt, das sie ins Leben gerufen hat, ist ein Event-Format für eine interne Veranstaltung, das AW-Café. „Das Außenwirtschaftsteam stellt allen interessierten Kolleginnen und Kollegen aus dem VDMA unsere Themen vor. Der Gedanke dahinter ist, dass die vielen Organisationseinheiten des VDMA gemeinsam deutlich mehr Mitglieder erreichen können. „Dazu müssen sie aber wissen, was in den anderen Abteilungen und Fachverbänden gerade läuft. Das fördert den Netzwerkgedanken“, erklärt Astrid Schewe.

„Die Veranstaltung war mein erstes Projekt für die Abteilung, zunächst in Präsenz. Während der Pandemie wurde es zum Online-Treffen, und 2024 haben wir das Format auf hybrid umgestellt“, eine wichtige Erfahrung für den Umgang mit solchen gemischten Formaten. Und: „Mir ermöglichen diese Veranstaltungen, dass ich mit jedem Team mal etwas zusammen machen kann, ich lerne andere Themengebiete kennen und sorge für interessante interne Events.“

„Bloggerin, Netzwerkerin, Teamassistenz“

Der Netzwerkgedanke ist für die 44-Jährige so selbstverständlich wie für die meisten ihrer Generation. Und so war es für sie auch naheliegend, ihr persönliches Projekt, das Schreiben eines Blogs über Assistenzarbeit, Frankfurt und Kaffee, mit der Unterstützung von anderen voranzutreiben. „Ich hatte mir da viel vorgenommen, aber es lief noch nicht so richtig, mein eigener Anspruch war zu hoch. Das Ganze war mega-anstrengend.“ 2024 schloss sie sich einem WOL-Circle an, die drei Buchstaben stehen für „Working out loud“ und bezeichnen eine Methode, in einer Gruppe über einen gewissen Zeitraum miteinander zu lernen und eigene Ideen voranzutreiben.

Für Astrid Schewe war es genau das Richtige: „Ich merkte plötzlich, ich bin nicht die einzige Bloggerin auf der Welt. Es ergaben sich Kontakte, ich lernte Blogparaden und Blog-Challenges kennen, ich stieß auf einen Online-Kurs der Regisseurin Doris Dörrie übers Schreiben“ – kurz: Die Inspirationen sprudelten nur so und der Blog wuchs zu einem veritablen journalistischen Format heran. Mittlerweile ist das Schreiben ein fester Bestandteil für die ehemalige Germanistik- und Politik-Studentin geworden. „Ich habe mir einen wöchentlichen Termin für den Blog eingerichtet, jeden Sonntagmorgen schreibe ich etwas. Ich nutze meine Plattform für alles, was mir wichtig erscheint, ich kann das sehr frei handhaben.“

Unter kaffeekochen-war-gestern.de findet man beispielsweise spannende Interviews mit anderen Assistentinnen, sie selbst beschreibt sich darin kurz und knapp als „Bloggerin, Netzwerkerin und Teamassistenz“.

Für Astrid Schewe passt ihr Beruf als Assistenz bestens in ihre Vorstellung von einem erfüllten Leben, unterfordert fühle sie sich keineswegs. „Das Berufsbild hat sich so sehr verändert. Es geht vor allem um Wissensmanagement, kluge Organisation, ein tiefes Know-how im Umgang mit technischen Tools. Ich bin zum Beispiel in der KI-Task-Force des VDMA, ich kann vieles ausprobieren, ich teste, ich mache Vorschläge. Alles das ist genau die Aufgabenbreite, die ich an dem Assistenzberuf so mag.“

Ob dafür die Bezeichnung Assistentin die richtige ist, darüber könne man lange diskutieren, meint sie: „Vielleicht wäre Businesspartner oder Administrative Partner besser, weil wir nun einmal Organisations-Profis sind. Für mich spielt eine Rolle, dass ich mit meiner Arbeit etwas bewegen kann. Ich brauche ein Ziel: Was bringt die Organisation voran, was unterstützt die Mitglieder, wie können wir Kontaktmöglichkeiten schaffen, wo sie andocken können? Das gefällt mir an der Verbandsarbeit.“