Office Stars

Unsere Office Stars berichten von ihren erfolgreichsten Karrieretipps

Beruflicher Erfolg schreibt sich für jeden Menschen anders: Für den einen bedeutet Erfolg selbstbestimmtes Arbeiten oder Personalverantwortung für den anderen Wertschätzung durch Kolleg*innen oder den bzw. die Vorgesetzte. Andere wiederum empfinden sich als erfolgreich, weil sie besonders viele Zusatzqualifikationen haben oder für ein besonders renommiertes Unternehmen arbeiten.

Ihnen allen gemein ist die Leidenschaft fürs Organisieren, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, immer einen Schritt mehr zu gehen als nötig. Außergewöhnliche Frauen im Office-Management und deren Erfolgsrezepte, Interessen und Ansichten lernen Sie bei uns kennen.

Optimieren geht immer – Stephanie Rockenbach

Seit die gelernte Arzthelferin vor Jahrzehnten in den Assistenzberuf einstieg, ging es eigentlich immer nur bergauf. Heute ist sie Büroleiterin des Vorstandsvorsitzenden bei der SozialBank AG in Köln und weiß: Wer gut ist, kann noch besser werden.

Wenn man sich mit Stephanie Rockenbach unterhält, merkt man schnell: Diese Frau hat etwas zu erzählen. Von einem vollgepackten Berufsleben, von Krisen und von Chancen, vom Wachsen an Herausforderungen, das vor allem. Ihre aktuelle Position zum Beispiel, das war so eine Herausforderung. Längst fühlt sie sich am richtigen Platz als Büroleitung bei Prof. Dr. Harald Schmitz, Vorstandsvorsitzender der SozialBank. Aber das Lernen und das Wachsen, das gehöre einfach immer dazu, sagt sie, und es klingt durchaus Freude mit, wie sie es sagt.

Im kommenden Januar ist Stephanie Rockenbach zehn Jahre bei der SozialBank, 2016 fing sie als weitere Assistentin im Büro des Vorstandsvorsitzenden an. „Neben den üblichen Assistenzaufgaben gehörten die Vor- und Nachbereitung und das Protokollieren der Vorstandssitzungen schwerpunktmäßig zu meinen Aufgaben“, erzählt sie. Viel Verantwortung von Anfang an, und dabei blieb es nicht. „Innerhalb kurzer Zeit kam die komplette Gremienarbeit dazu, also Vor- und Nachbereitung und Protokollierung der Aufsichtsratssitzungen und der Ausschüsse.“ Nach anderthalb Jahren ging die Protokollierung der Sitzungen an einen Kollegen, noch heute hört man ihr die Erleichterung darüber an, „und ich konnte mich dann als Vorstandsreferentin auf die Gremienarbeit konzentrieren“.

Ein höchst anspruchsvoller Chef

Wer sich ein wenig auskennt in dieser Materie, weiß, wie viel Sachkenntnis, Genauigkeit und Umsicht Gremienarbeit erfordert, inhaltlich und prozessual – „das war schon ein ziemlich dickes Brett“, erinnert sie sich. „Noch dazu habe ich einen wirklich anspruchsvollen Chef. Die ersten Jahre waren nicht einfach.“

Immerhin hatte sie damals, mit Mitte 50, schon viele Jahre Job-Erfahrung: „Ich habe einen hohen Leistungsanspruch an mich selbst, und ich hatte überall gute Arbeit geleistet.“ Umso frustrierender war es für sie, dass es mit dem Chef nicht immer reibungslos lief. „Ich war erfolgsverwöhnt, und plötzlich war da jemand nicht immer zufrieden mit meiner Arbeit.“ Was tun? Aufgeben war jedenfalls keine Option, sagt sie, „ich habe mich für das Naheliegende entschieden: Miteinander reden.“

Immer wieder habe sie ganz genau seine Erwartungen an ihre Arbeit erfragt – „ich bin mutig, ich bin hartnäckig, ich habe einfach nicht resigniert.“ Prof. Schmitz zum Glück auch nicht, sagt sie, und: „Ich habe in meinem Chef in Sachen Qualitätsanspruch meinen Meister gefunden. Es hat einige Zeit gebraucht, bis wir ein gemeinsames Verständnis davon entwickelt hatten, was er braucht, um gut informiert und entspannt in seine Termine gehen zu können. Oder welche Qualität Unterlagen haben sollen, und wie mein Beitrag dazu aussieht. Wir sind beide aufeinander zugegangen.“

Ein Plan, wie es laufen soll

Mit ihrer Funktion als Büroleiterin fühlt sich die 63-Jährige heute sehr wohl. „Wenn man mir über die Schulter schauen würde, würde man wahrscheinlich auf den ersten Blick keinen Unterschied zwischen Büroleitung und Assistenz bemerken.“ Was es anders mache, sei neben der Führung einer Mitarbeiterin die Tatsache, „dass ich die Verantwortung dafür habe, dass es gut läuft. Ich muss einen Plan haben.“

Im administrativen Bereich entscheide sie mehr als früher und komme in der Regel gleich mit Ergebnissen und weniger mit Rückfragen. Das könne nur gelingen, erklärt sie, weil sie mittlerweile viel Erfahrung habe und den Chef gut kenne: „Ich kann einschätzen, wie Vorgänge zu seiner Zufriedenheit ablaufen sollten.“

Stephanie Rockenbach kann sich dabei auf ein gut funktionierendes Team verlassen. „Wie in anderen Vorzimmern auch, arbeiten wir an der Struktur des Kalenders entlang. Zu den meisten Terminen gibt es Gesprächsvorbereitungen, die wir in einer Cloud zur Verfügung stellen. Mittlerweile wissen wir ziemlich gut, welche Unterlagen er benötigt, die fragen wir dann selbstständig ab.“

Jeden Morgen um 9 Uhr gibt es einen Abstimmungs-Call, für Rückfragen und für neue To-dos. Wichtig für den Chef sei vor allem eine klug durchdachte Reiseplanung: „Er verlässt sich auf uns und vertraut darauf, dass wir an all die kleinen und großen Dinge denken, die für einen reibungslosen Ablauf wichtig sind. Unser Anliegen ist es, dass er sich auf die wesentlichen Aufgaben und Gedanken in seiner Rolle als Vorstandsvorsitzender fokussieren kann.“

Neben der anspruchsvollen Terminplanung – „wir sind mit bis zu anderthalb Jahren im Vorlauf unterwegs“ – gibt es viele weitere Aufgaben, die die Büroleiterin selbstständig erledigt. „Dazu gehört zum Beispiel, bei der internen und externen Korrespondenz nicht unbedingt auf seine Reaktion zu warten, sondern gegebenenfalls schon die erforderlichen Schritte einzuleiten oder benötigte Unterlagen einzufordern und proaktiv Termine zu vereinbaren.“

Im Beruf die eigenen Talente entdeckt

Stephanie Rockenbach liebt ihren Beruf: „Ich mag es, in der zweiten Reihe zu stehen und der Person in der ersten Reihe die volle Unterstützung zu geben.“ Seit die gelernte Arzthelferin vor Jahrzehnten in den Assistenzberuf einstieg, ging es eigentlich immer nur bergauf. Das habe sich eher so ergeben, sagt die heutige Büroleiterin, „ich hatte tatsächlich nie wirkliche Karrierepläne.“

Die Schulzeit habe sie jedenfalls nicht gerade ermutigt, erzählt sie, erst im Berufsleben habe sie sich entfalten können: „Da zeigte sich, dass ich eine schnelle Auffassungsgabe habe, gern lerne, gute Lösungen finde und auch bereit bin, Verantwortung zu übernehmen.“ In allen ihren Jobs sei sie stets intrinsisch motiviert unterwegs gewesen und immer bestrebt, eine gute Leistung zu erbringen: „Es war und ist für mich eine Selbstverständlichkeit, immer mit vollem Elan bei der Arbeit zu sein. War mir das nicht möglich, sei es, dass die Chemie mit dem Chef nicht stimmte oder ich mit der Aufgabenzuteilung nicht zufrieden war, habe ich gekündigt und bin weitergezogen.“

Mitmenschlichkeit als Wohlfühlfaktor

Einige Stationen sind auf diese Weise zusammengekommen. Nach der Ausbildung zur Arzthelferin schloss sie eine Qualifizierung zur Assistentin der Textverarbeitung an der Angestelltenakademie in Brühl ab – die Basis für eine „spannende Reise durch verschiedene Branchen und Organisationen“. Sie wurde Sekretärin und Assistentin in zwei Software-Häusern, wo sie unter anderem für die Organisation, interne Kommunikation und die Entwicklung neuer Strukturen verantwortlich war: „Damals erkannte ich, dass mir das strukturierte Arbeiten und die persönliche Begleitung von Teams und Führungskräften besonders liegt.“

Nach einer Familienpause und einem kurzen Aufenthalt in Belgien arbeitete sie acht Jahre als Assistentin bei dem Telekommunikationsdienstleister NetCologne. Dann kam der nächste Karriereschritt: 2008 wechselte sie zur Stadtsparkasse Düsseldorf, wo sie von der Sekretärin zur Assistentin des Vorstandsvorsitzenden aufstieg. 2014 folgte eine besonders spannende berufliche Station im Bereich Private Banking beim Bankhaus B. Metzler, bevor sie schließlich zur SozialBank in Köln wechselte – ein Glücksfall, wie sie sagt. „Ich war noch nie so gern bei einem Unternehmen wie bei diesem.“ Der Wohltätigkeitsgedanke, aus dem heraus die SozialBank gegründet wurde, wirke sich auf das Arbeitsklima aus: „Mitmenschlichkeit ist ein starkes Bindeglied hier bei uns. Man kommt schnell ins Gespräch miteinander, die Menschen wissen, wofür sie arbeiten. Dieser Purpose ist ein starker Antrieb.“

Soft Skills als Krisenmanagemen

Neben ihrem beruflichen Engagement hat Stephanie Rockenbach zwei Ausbildungen zum Coach und zur Palliativbegleiterin absolviert. Die Coach-Ausbildung habe ihr dabei geholfen, aus einer schweren privaten Krise herauszufinden, erzählt sie. Und das Begleiten von Menschen in der Sterbephase ist etwas, dass sie sich für ihre Zeit nach dem Berufsleben vorgenommen hat; auch hier hat eine eindringliche eigene Erfahrung, der Abschied von der Mutter, den Anstoß gegeben.

Doch noch ist es nicht so weit, das Arbeiten macht ihr Spaß, als „60 plus“ erlebe sie sich nicht: „Ich fühle mich eher alterslos und orientiere mich weniger an den Jahren, sondern vielmehr an Dingen, die mir Freude machen und mich weiterbringen.“ Der Ruhestand ist noch vier Jahre entfernt, technologische Neuerungen macht sie neugierig mit, und mit der bald dreißigjährigen Tochter jettet sie auch gern mal zu einem Konzert nach New York. „Ich bin ein glücklicher Mensch, ich habe immer aus allem etwas gemacht. Aus dieser Stärke schöpfe ich meine Energie und spüre große Dankbarkeit.“