Office Stars

Unsere Office Stars berichten von ihren erfolgreichsten Karrieretipps

Beruflicher Erfolg schreibt sich für jeden Menschen anders: Für den einen bedeutet Erfolg selbstbestimmtes Arbeiten oder Personalverantwortung für den anderen Wertschätzung durch Kolleg*innen oder den bzw. die Vorgesetzte. Andere wiederum empfinden sich als erfolgreich, weil sie besonders viele Zusatzqualifikationen haben oder für ein besonders renommiertes Unternehmen arbeiten.

Ihnen allen gemein ist die Leidenschaft fürs Organisieren, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, immer einen Schritt mehr zu gehen als nötig. Außergewöhnliche Frauen im Office-Management und deren Erfolgsrezepte, Interessen und Ansichten lernen Sie bei uns kennen.

„Ich organisiere einfach gern“ – Carmen Huber

Der Quereinstieg in eine klassische Assistenz vor vielen Jahren war die richtige Entscheidung für Carmen Huber: Beim Hosting-Anbieter IONOS managt die Teamassistentin zwei Chefs – und hat als Feelgood Managerin immer ein offenes Ohr für das gesamte Team. Worauf es dabei ankommt und was ihr im Berufsalltag noch wichtig ist.

Die Bereichs- und Teamassistentin arbeitet seit mehr als 13 Jahren bei IONOS in Karlsruhe. Der Assistenzberuf ist für die studierte Diplom-Übersetzerin die Erfüllung, sagt sie, vor allem, seit sie eine spezielle Zusatzfortbildung draufgesetzt hat.

Dafür, dass Carmen Huber im Auge des Sturms arbeitet – rein branchenmäßig betrachtet – erzählt sie angenehm unaufgeregt von ihren Aufgaben. Der Sturm, das ist die Digitalisierung, vor allem aber die Künstliche Intelligenz, die seit ein paar Jahren viele Menschen in die eine oder andere Richtung umtreibt.

Bei ihrem Arbeitgeber IONOS geht es genau darum. Das Unternehmen, vormals „1&1 Internet SE“, ist den meisten deutschen Verbrauchern als Internet Service Provider vertraut. Tatsächlich bietet das Unternehmen in der Hauptsache Web-Präsenzen und als ein zweites großes Segment Cloud-Lösungen an. Der Mega-Trend KI revolutioniert auch dort vieles, gleich auf der IONOS-Website begrüßen einen die zwei großen Buchstaben – und an den Arbeitsplätzen in Karlsruhe ist Künstliche Intelligenz natürlich längst angekommen.

Sprachen als Basis für den Beruf

Wie geht die Teamassistentin der Boomer-Generation damit um? Ganz einfach sei es nicht immer, bei der rasanten KI-Entwicklung stets vorn dran zu sein, sagt sie. „Aber“, ergänzt sie, und das ist bezeichnend für ihr Erleben ihres Arbeitsplatzes, „ich kann immer auf die jüngeren Kolleginnen und Kollegen zugehen. Die erklären das dann gern noch einmal genauer“. Es sei eben ein Geben und Nehmen – „ich bin wiederum diejenige, die alle beruhigt, wenn Aufregung herrscht“. Und dafür gibt es bei einem technologiegetriebenen Unternehmen wie IONOS sicherlich immer mal wieder Anlass.

Einen IT-Hintergrund hat sie also eher nicht? „Zumindest nicht von der Ausbildung her, da komme ich aus der sprachlichen Ecke“, erzählt die studierte Sprachwissenschaftlerin. Doch schon während der Semesterferien erkannte sie bei einem Job, dass ihr der Beruf wohl zu einsam wäre. Sie schloss mit einem Diplom in Englisch und Spanisch ab und ließ sich beim Landgericht Karlsruhe für die englische Sprache vereidigen. Doch mehr oder weniger allein in einem kleinen Büro vor sich hin übersetzen, das sollte es dann doch nicht sein.

Organisieren und Schnittstellenfunktion

„Ich habe mich umgeschaut, was man in einem Unternehmen noch alles machen kann und bekam die Möglichkeit, bei einem britischen Chef im internationalen Umfeld als Sekretärin anzufangen und konnte meine Sprachkenntnisse daher gut einbringen.” Der Job gefiel ihr. Das lag auch an einer älteren Kollegin, die ihr „unheimlich viel“ beigebracht habe, bis heute ist Carmen Huber dankbar dafür. „Ich habe dort gemerkt, dass es mir Spaß macht, die Schnittstelle zwischen Vorgesetzten und Team zu sein. Und ich organisiere einfach gern.“ Nach einem kurzen Ausflug in den Export-Bereich kehrte sie in die Assistenz zurück, die Berufung war gefunden.

Seit mittlerweile über 30 Jahren arbeitet sie als Assistentin auf Führungskraft-Ebene, einige Jahre bei einem Unternehmen für Lernsoftware, dann bei einem Softwareentwickler für Dokumentenerstellung und, seit 2012, als Bereichs- und Teamassistentin bei IONOS. Hier ist sie in der Hauptsache für zwei Bereichsleiter und deren Teams zuständig. Ihre beiden Chefs sind Stephan Schmidt, er ist Carmen Hubers disziplinarischer Vorgesetzter und Head of Customer Lifecycle Management; Florian Schoch ist Head of Customer Platforms (Hosting) und arbeitet die meiste Zeit vom Standort in Berlin aus. Ein Großteil seines Bereichs arbeitet jedoch am Standort Karlsruhe; Carmen Huber schätzt die Schnittstellenfunktion, die sie dabei hat.

Der Kalender als tägliche Herausforderung

Zu ihren Aufgaben zählt ein großer Anteil klassisches Backoffice: „Ich kümmere mich komplett um die Terminkalender meiner beiden Vorgesetzten.“ Das ist oft genug leichter gesagt als getan. Wenn sie morgens zwischen halb neun, neun ins Office kommt, an ihrem Schreibtisch im Großraumbüro ihren Rechner anwirft und bei einer Tasse Tee die Kalender ihrer Chefs checkt, beginnt das tägliche Spiel: „Das Terminmanagement ist das reinste Tetris!“ lacht sie. Wie bei dem Game-Klassiker schiebt sie die Anfragen für Meetings hin und her, entlarvt Paralleltermine, versucht, allen Bedürfnissen gerecht zu werden und entlang der Zeitschiene alles passend zu machen – „oftmals läuft das per Videocall mit zwei, drei weiteren Assistenzen.“

Ein weiterer Aufgabenbereich ist das Travelmanagement. „Ich buche die Reisen für den Großteil des Teams, wir haben uns gerade in ein neues System eingearbeitet“, erzählt sie, und die bereichsinternen Veranstaltungen fallen ebenfalls in ihren Zuständigkeitsbereich. Bei einem (un)regelmäßigen Bereichs-Lunch beispielsweise bringen alle, die teilnehmen, etwas typisch Kulinarisches aus ihrer Heimat mit. „Das sieht immer wunderschön aus und wir schlemmen uns quasi einmal um die Welt.“

Feelgood-Management als Zusatzqualifikation

Seit einigen Jahren gibt es eine weitere Möglichkeit, die für eine direkte Kommunikation genutzt werden kann: 2022 hat Carmen Huber eine Fortbildung zur Feelgood Managerin absolviert. Die neue Aufgabe liegt ihr am Herzen. „In unserem Beruf haben viele ein Kümmer-Gen“, meint sie, „für die Harmonie im Team fühlen sich wohl die meisten Assistentinnen und Assistenten irgendwie verantwortlich.“ Eine offizielle Tätigkeitsbezeichnung wie Feelgood Management sei aber doch noch einmal etwas anderes, ist ihre Erfahrung. „Das Hintergrundwissen dazu hat mir sehr viel gebracht, es war eine tolle Fortbildung an der HKBiS in Hamburg.“

Der richtige Umgang mit Sorgen und Nöten anderer, aber auch mit den eigenen Ressourcen sei sehr wichtig für eine solche Aufgabe, weiß sie mittlerweile, und: „Allein die Tatsache, dass es diese Funktion bei uns nun offiziell gibt, bewegt so manche Kollegin oder Kollegen dazu, Fragen und Probleme jemandem anzuvertrauen.“ Dass sie es tun, obwohl Carmen Huber eng mit der Bereichsleitung zusammenarbeitet, wertet sie als großes Vertrauen: „Es ist eine Wertschätzung meiner Integrität nach beiden Seiten, und ich denke, auch meine Lebenserfahrung wird geschätzt.“

Neue Erfahrung als Mentorin

Die vielen Jahre im Assistenzberuf haben ihr eine weitere Rolle eingebracht: „Letztes Jahr im Sommer wurde ich gefragt, ob ich einer jüngeren Kollegin, die sich in Richtung Assistenz weiterentwickeln möchte, als Mentorin zur Seite stehen möchte. Ich war überrascht und stolz, weil die Anfrage sogar von einem anderen Bereich innerhalb der United Internet Gruppe kam. Und weil sowohl die Kollegin als auch der Vorgesetzte unabhängig voneinander direkt an mich gedacht haben. Seitdem treffen wir uns bei Bedarf und ich unterstütze die Mentee bei fachlicher, organisatorischer und persönlicher Weiterentwicklung.“ Eine klassische Win-Win-Situation, erzählt sie, „denn auch ich profitiere von diesem Austausch. Ich reflektiere vieles neu und ich nehme ihre Sichtweise wahr, die für mich wertvoll ist und neue Impulse bringt.“

Das Mentoring wird auch in diesem Jahr weitergeführt, Carmen Huber freut sich über diese Perspektive. „Es sind noch ein paar Jahre bis zum offiziellen Rentenbeginn. Ich möchte diese Zeit gern gewinnbringend für alle gestalten.“ Nicht mehr zu arbeiten, das kann sie sich nicht vorstellen, sie wird ihrem Beruf sicherlich verbunden bleiben. Dafür ist auch ihr Engagement im Netzwerk ANiD – Assistenznetzwerk in Deutschland – ein Grund: „Ich bin begeistert von den vielen Aktivitäten und Möglichkeiten dort, und ich rate allen Assistenzen, Mitglied zu werden. Man kann nur profitieren.“

Von dort speist sich auch ihr Optimismus in puncto Zukunft des Assistenzberufs: „Ich habe keine Angst, dass uns die Künstliche Intelligenz ersetzen könnte. KI wird sicher immer mehr klassische Büroaufgaben übernehmen können. Aber das Zwischenmenschliche, das kann KI nicht ersetzen. Das wird unsere Aufgabe bleiben.“ Für Carmen Huber ist genau das der schönste und wichtigste Aspekt ihres Berufs.