Office Stars
Unsere Office Stars berichten von ihren erfolgreichsten Karrieretipps
Beruflicher Erfolg schreibt sich für jeden Menschen anders: Für den einen bedeutet Erfolg selbstbestimmtes Arbeiten oder Personalverantwortung für den anderen Wertschätzung durch Kolleg*innen oder den bzw. die Vorgesetzte. Andere wiederum empfinden sich als erfolgreich, weil sie besonders viele Zusatzqualifikationen haben oder für ein besonders renommiertes Unternehmen arbeiten.
Ihnen allen gemein ist die Leidenschaft fürs Organisieren, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, immer einen Schritt mehr zu gehen als nötig. Außergewöhnliche Frauen im Office-Management und deren Erfolgsrezepte, Interessen und Ansichten lernen Sie bei uns kennen.
Homeoffice mit Herz und Wirkung – Role Model Heike Kruse
Vor drei Jahren hat die Fremdsprachensekretärin und Übersetzerin den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt. Dabei profitiert sie von der Vielseitigkeit des Assistenzberufs: Als virtuelle Assistentin hat sie nun einen Berufsalltag, der optimal zu ihren eigenen Werten passt.
Wenn Heike Kruse über ihre Selbstständigkeit erzählt, klingt das angenehm unaufgeregt. Vielleicht, weil das so ihre Art ist, vielleicht aber auch, weil sich dieser Schritt in ihrem Leben so ergeben hat. Sie verließ Ende 2022 die Festanstellung als Sekretärin bei einer Non-Profit-Organisation, weil sie eine Veränderung wollte. Doch es fand sich nicht das, was sie sich vorstellte, und außerdem hatte sie schon lange über eine Selbstständigkeit nachgedacht.
„Ich hatte den Schritt bis dahin nicht gewagt, war nun aber in einem Alter, wo man es entweder macht oder die Gefahr besteht, es nie mehr zu wagen.“ Anfang 50 war sie damals und blickte, inklusive Ausbildung, auf rund 30 Jahre Erfahrung im Office-Bereich zurück.
Kundenakquise und Internationalität
Nach dem Abitur hatte Heike Kruse eine Ausbildung zur Fremdsprachensekretärin absolviert. „Anfang der Neunzigerjahre war das“, erzählt sie, „den Übersetzer-Beruf hatte mir meine Französischlehrerin damals ausgeredet.“
Ihre erste Festanstellung führte sie an die Uniklinik Göttingen, als Sekretärin in der Studienzentrale Hämatologie/Onkologie. Der Job gefiel ihr, dennoch blieb der Wunsch, ihre Sprachkenntnisse weiter auszubauen.
Und so schloss sie einige Jahre später eine Ausbildung zur Diplom-Übersetzerin an der FH Köln an, die sie 2003 erfolgreich abschloss. Es folgten neun Jahre bei einem Übersetzungsbüro als Projektmanagerin und Übersetzerin, wo sie kaufmännisch und übersetzerisch tätig war.
„Das Kaufmännische war eine sehr gute Erfahrung. Ich habe gelernt, wie man Kunden akquiriert und einen guten Kontakt zu ihnen aufbaut, wie man Preise gestaltet und, wenn notwendig, Reklamationen bearbeitet.“ In ihrer Selbstständigkeit kann sie das alles sehr gut gebrauchen.
Die anschließenden insgesamt zehn Jahre bei zwei internationalen NGOs – der World Health Organization (WHO) und dem European Forest Institute (EFI) – machten sie fit für die besonderen Anforderungen im Non-Profit-Bereich.
„Außerdem habe ich dort meine Hemmungen verloren, Englisch zu sprechen“, sagt sie, denn die Mitarbeitenden kamen aus aller Welt und es gab immer mal eine Gelegenheit, beruflich zu reisen, zum Beispiel nach Kopenhagen, Brüssel, Genf oder Warschau.
Gründungsberatung vor dem Start
Sie hatte also etwas anzubieten, fand Heike Kruse, und wagte den Schritt. „Selbstständige virtuelle Assistentin“ steht seit Juli 2023 in ihrem LinkedIn-Profil. Was das alles umfasst, beschreibt eine professionelle Website, die im Rahmen einer Gründungsberatung entstanden ist.
Die Beratung war auf jeden Fall sinnvoll, meint die Wahl-Bonnerin, die 1972 im Allgäu geboren und in Ostfriesland aufgewachsen ist. Beim Gründer-Zentrum in Jena hat sie einen Businessplan und einen Finanzplan entwickelt, Marketing-Empfehlungen und ein Coaching erhalten, von der Arbeitsagentur gab es einen Gründungszuschuss.
„Das alles zusammen war schon gut gegen die Zukunftsangst, die ich anfangs durchaus hatte.“
Zwar habe sie viel gelesen und die Profile anderer Office-Professionals recherchiert, doch es blieb die Unsicherheit, wie so eine Selbstständigkeit genau abläuft.
„Wie würde beispielsweise die Zusammenarbeit technisch funktionieren? Und wer würde sich für mein Angebot überhaupt interessieren, was für Kunden würde ich haben? Solche Überlegungen haben mich anfangs sehr beschäftigt.“
NGO-Erfahrung als USP
Die Zukunftsangst ist verflogen, die Gründungsidee von Heike Kruse hat den Realitäts-Check bestanden. Die Berufspraxis bei zwei internationalen NGOs ist so etwas wie ein USP, ein Alleinstellungsmerkmal.
Als virtuelle Assistentin kann sie ihr Know-how nicht nur in der freien Wirtschaft einsetzen, sondern darüber hinaus Non-Profit-Organisationen gezielt unterstützen.
Und das sei ein schönes Gefühl, sagt Heike Kruse: „Vor allem angesichts der aktuellen gesellschaftlichen und politischen Lage freue ich mich, wenn ich einen kleinen Beitrag zu etwas Sinnstiftendem leisten kann.“
Zurzeit unterstützt sie im Non-Profit-Bereich hauptsächlich zwei Organisationen und ein Netzwerk für NGO-Interessierte. Sie ist mit ihrer Auftragslage zufrieden:
„Ich übernehme Aufgaben wie Mitgliederverwaltung, vorbereitende Buchführung, Abwicklung Zahlungsverkehr, Dateneingabe und Projektbearbeitung, Recherche und Angebote einholen“, von ihrem Homeoffice in der eigenen Wohnung aus. „Direkt beim Kunden arbeite ich nur in Ausnahmefällen.“
Gutes Selbstmanagement
Neben den fachlichen Qualifikationen hilft ihr eine Eigenschaft, die für eine erfolgreiche Selbstständigkeit sicher eine Grundvoraussetzung ist:
„Ich will am liebsten immer alles gleich erledigen.“
Und so hatte sie von Anfang an kein Problem damit, die gewohnte Arbeitsstruktur aus der Zeit der Festanstellung ins Homeoffice zu übernehmen.
„Mein Tagesablauf hat sich eigentlich nicht viel verändert. Ich bin zu den üblichen Bürozeiten am Schreibtisch, manchmal auch gleich um sieben Uhr, je nach Tagesplanung.“
Es kann aber auch mal neun Uhr werden. „Das halte ich in einem gewissen Rahmen flexibel“, wie bei einem Gleitzeitmodell in einem Unternehmen.
„Generell bin ich ein Morgenmensch und erledige gern möglichst viel am Vormittag, zumindest die Aufgaben, in die ich mich etwas mehr reindenken muss.“
Ansonsten laufe alles „ganz normal“: Kaffeepause, Mittagspause – „und wenn ich mit der Arbeit fertig bin, dann ist eben Feierabend.“
Auch auf Urlaub verzichtet sie nicht. „Diese Zeiten sind mit meinen Kunden dann natürlich abgesprochen. Das klappt sehr gut.“
Solo-Situation muss man mögen
„Der Schritt in die Selbstständigkeit war die richtige Entscheidung“, sagt die virtuelle Assistentin.
Zukunftsangst habe sie nicht mehr, aber Gedanken über die Zukunft mache sie sich natürlich schon. Die Altersvorsorge beispielsweise sei für Freiberufliche und Selbstständige nicht sehr gut gelöst, findet sie. Da müsse sie noch ein tragfähiges Modell für sich entwickeln.
„Und alles rund um die Technik bleibt eine Herausforderung, auch wenn ich mich ziemlich gut in neue Software einarbeiten kann.“
Auch die Solo-Situation sei etwas, mit dem man klarkommen müsse.
„Bei komplexen Themen bin ich auf mich allein gestellt und muss selber schauen, wie ich den effektivsten Weg finde.“
Ihr gefällt genau das. Und schließlich, sagt sie, gab es früher bei ihren Tätigkeiten für die NGOs auch genügend Herausforderungen.
„Der Druck ist da eben ein anderer. Oft geht es darum, wie man die Projekte finanziert bekommt, und es gibt teilweise sehr viele Regeln einzuhalten. Die Prozesse sind oft sehr bürokratisch und langsam. Das war für mich eine Umstellung, als ich vom Übersetzungsbüro zu einer NGO wechselte.“
Sie hat auch das gemeistert und geht mit der gleichen Neugierde und Lösungsbereitschaft an alles heran, was die Selbstständigkeit ihr abverlangt.
Den Assistenzberuf jedenfalls könne man jungen Menschen auch heute noch empfehlen, findet sie.
„Wenn man sich mit dem Dienstleistungsgedanken identifizieren kann, auf jeden Fall. Der Beruf ist vielseitig und abwechslungsreich, und er wird in jeder Branche gebraucht.“
Im Einklang mit den eigenen Werten
Heike Kruse hat sich diesen Beruf Schritt für Schritt so gestaltet, dass er optimal zu ihren Werten passt.
„Ich bemühe mich auch privat um Nachhaltigkeit, bin viel mit dem Fahrrad unterwegs, fahre mehr Zug als Auto, kaufe Gebrauchtes, wo es geht. Da ist es für mich nur konsequent, diese Haltung auch in meinen beruflichen Alltag zu integrieren.“
Erholung findet sie in der Natur.
„Ich liebe den Wald, ein respektvoller Umgang mit der Natur ist mir wichtig. Sie ist nun einmal unsere wichtigste Ressource.“
Daheim kocht sie gern gesund und macht Musik, „Gitarre und Akkordeon“. Zum Runterkommen meditiert sie.
Ein Leben im Einklang mit sich selbst – mit der Selbstständigkeit als virtuelle Assistentin ist sie diesem Ziel noch einmal ein ganzes Stück nähergekommen.