Korrekte Anrede von Bürgermeister*innen sowie weiteren amtlichen und politischen Entscheidungsträgern

Das Wichtigste in Kürze

• Die richtige Form wahren: Eine korrekte Anrede von Bürgermeistern und Bürgermeisterinnen ist essenziell für professionelle Kommunikation mit Amtsträgern.
• Kontext entscheidet: Schriftliche und mündliche Ansprachen unterscheiden sich – je nach Anlass, Titel oder Hierarchieebene.
• Auf Details achten: Titel, Amtsbezeichnung und Reihenfolge bei mehreren Empfänger: innen spielen eine wichtige Rolle.
• Muster und Formulierungen nutzen: Der Artikel bietet konkrete Beispiele und Vorlagen für Adressfeld, Briefanfang und Schlussformel.
• Praktische Unterstützung: Für die schnelle Überprüfung gibt es im Artikel eine kurze Anleitung, wie Assistenzkräfte passende Anreden einfach prüfen können und Tools wie ChatGPT effizient nutzen können.

Die richtige Anrede entscheidet über den ersten Eindruck – ob im geschäftlichen oder privaten Schriftverkehr. Schon kleine Fehler bei Namen, Titeln oder Hierarchien wirken respektlos und können Vertrauen kosten. Besonders bei der Anrede von Amtsträger*innen wie Bürgermeister*innen, Minister*innen oder Professor*innen ist Genauigkeit entscheidend. Von der Anschrift über die Anrede bis zur Grußformel zeigt sich hier, wie professionell und wertschätzend Sie kommunizieren.

Assistenzkräfte im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich sollten dabei insbesondere auf folgende Regeln und Vorgaben achten:

1. Die adäquate Anrede in schriftlicher Korrespondenz.
2. Die hierarchische Stellung entscheidet über die Reihenfolge der Anrede.
3. Wann man die Berufsbezeichnung oder den Amtstitel verwendet.
4. Wie man die akademischen Grade Doktor und Professor korrekt benutzt.

Die adäquate Anrede in schriftlicher Korrespondenz

Assistenzkräfte, die Anschreiben und Korrespondenz für Politiker: innen oder Personen mit einem Amtstitel verfassen, sollten diese im Allgemeinen mit: „Sehr geehrte Frau …, Sehr geehrter Herr …“ ansprechen. Selbst wenn sich im modernen Geschäftsleben Anredeformen wie „Hallo“, „Guten Tag“ oder „Liebe …“ etabliert haben, empfiehlt es sich, höhergestellte Persönlichkeiten zu jeder Zeit klassisch anzureden.

Mit dieser Form der Titulierung zeigt die verfassende Person eines Briefes Achtung vor der Stellung und dem Amtstitel der empfangenden Person. Die Distanzwirkung wird durch die klassische Anrede gefördert – und macht den Autoritätsgrad der adressierten Person unmissverständlich deutlich.

Die hierarchische Stellung entscheidet über die Reihenfolge der Anrede

Bei der Form der schriftlichen Anrede in der Korrespondenz ist es entscheidend, Hierarchien zu kennen und diese proaktiv in die Texterstellung einzubeziehen. Die Position der empfangenden Person ist dabei jederzeit maßgeblich.

Wenn Bundes- und Landesminister*innen adressiert werden, dann werden die Bundesminister*innen zuerst genannt.

Somit wird unter anderem,

• Professor*innen vor Doktor*innen

in der Anrede erwähnt. Die gleiche Vorgabe gilt für das Adressfeld. Dieses sollte in der Geschäftskorrespondenz zwingend nach den Vorgaben der DIN 5008 erstellt werden.

Anrede Bürgermeister:innen: Grundlegendes zur Anrede in schriftlicher Korrespondenz

Bürgermeister*innen sind die höchsten kommunalen Beamten in Deutschland und verdienen als solche Respekt. In der Anrede werden sie mit „Sehr geehrter Herr Bürgermeister“ oder „Sehr geehrte Frau Bürgermeisterin“ angesprochen. Wenn Sie eine höhere Persönlichkeit anschreiben, dann verwenden Sie immer die klassische Anrede. Es ist auch üblich, den Namen der Stadt oder Gemeinde anzugeben, die der Bürgermeister oder die Bürgermeisterin repräsentiert. Zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Bürgermeister Schmidt aus Berlin-Mitte“.

Anrede von Politiker*innen in der Geschäftskorrespondenz

Politiker*innen auf Bundes- und Landesebene werden mit „Sehr geehrter Herr Minister“ oder ,,Sehr geehrte Herr Ministerin“ angesprochen, gefolgt von ihrem Namen und ihrem Amt. Ein Beispiel wäre:

„Sehr geehrte Frau Ministerin Müller, Bundesministerin für Bildung und Forschung“.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Anrede „Herr“ oder „Frau“ in Verbindung mit dem Nachnamen des Empfängers bzw. der Empfängerin in der deutschen Kultur üblich ist, um Höflichkeit und Respekt auszudrücken.

Wenn an Abgeordnete des Deutschen Bundestages geschrieben wird, verwendet man die Anrede „Sehr geehrter Herr Abgeordneter“ oder „Sehr geehrte Frau Abgeordnete“, gefolgt von dem Nachnamen und dem Amt.

Wenn man sich an einen Mitglied des Landtags wendet, wird stattdessen „Sehr geehrter Herr Landtagsabgeordneter“ oder „Sehr geehrte Frau Landtagsabgeordnete“ verwendet. Auch hier ist es üblich, das Land oder Bundesland anzugeben, in dem die Abgeordneten tätig sind.

Auf die Verwendung von Berufs- und Funktionsbezeichnungen wie „Politiker*in“ oder „Jurist*in“ sollte bei der Anschrift an Politiker*innen verzichtet werden.

Anrede Botschafter*innen

Botschafter*innen ausländischer Staaten werden in der Anschrift in der Regel mit „Seine Exzellenz“ oder „Ihre Exzellenz“ tituliert.

Die folgenden Abkürzungen können im diplomatischen Schriftverkehr verwendet werden:

• S.E. = Seine Exzellenz (Botschafter)
• I. E. = Ihre Exzellenz (Botschafterin)
• I. E. E. = Ihre Exzellenzen (Botschafter-Ehepaar)

Wie verwendet man die Berufsbezeichnung oder den Amtstitel?

Für Personen mit einer besonderen Berufsbezeichnung oder einem Amtstitel gilt eine abweichende Form der Anrede. Basierend auf den Knigge-Regeln ist es im Allgemeinen üblich, den jeweiligen Titel der empfangenden Person bei der Kontaktaufnahme zu verwenden.

Ausnahmen bestehen bei allgemeineren Funktionsbezeichnungen, wie zum Beispiel in der Steuerberatung oder bei Abteilungsleitungen.

Die meisten anderen Personen, die ein politisches Amt innehaben, sollten explizit mit ihrem Titel angeschrieben werden. Dies gilt ebenso für kirchliche Würdenträger*innen oder Personen, die beispielsweise als Richter*in eine bedeutende Berufsbezeichnung tragen. Verfügt eine Person über mehrere Amtsbezeichnungen, sollte aus Transparenzgründen ausschließlich die Bezeichnung genutzt werden, die den stärksten Bezug zur aktuellen Korrespondenz hat.

Tabelle Akronyme in offiziellen Schreiben

Wie man die akademischen Grade Doktor und Professor korrekt benutzt

Die akademischen Grade Doktor und Professor sollten in der Anrede im Rahmen schriftlicher Korrespondenz immer erwähnt werden. Andere Titel, wie zum Beispiel Diplom-Ingenieur (Dipl.-Ing.), werden nicht in der Anrede genannt.

In der Anschrift sollten die beiden akademischen Grade zwingend vor dem Namen aufgeführt werden. Ein Doktor wird ebenso wie in der Anrede mit „Dr.“ abgekürzt. Besonders höflich, ist es, den Doktortitel auszuschreiben, also zum Beispiel „Frau Doktor Irene Schuhmacher“ statt „Frau Dr. Irene Schuhmacher“.

Wenn Sie Professor*innen anschreiben, dann können Sie „Prof.“ oder „Professor“ verwenden, beides ist korrekt. In der Anschrift ist es üblich, zusätzlich den Doktortitel der betreffenden Person anzugeben.

Verwendung von Höflichkeitsformen

Bei der Verwendung akademischer Titel sollte in der Geschäftskorrespondenz immer eine angemessene Höflichkeitsform gewählt werden. Allgemein empfiehlt sich eine förmliche Anrede wie „Sehr geehrte*r Herr/Frau Dr.“ oder „Sehr geehrte*r Herr/Frau Professor*in“. Dabei ist es wichtig, die richtige Anrede passend zum Geschlecht der angesprochenen Person zu wählen.

Mögliche Ausnahmen

Es gibt bestimmte Situationen, in denen es akzeptabel ist, von den oben genannten Regeln abzuweichen. Wenn Sie eine informelle E-Mail oder ein persönliches Schreiben verfassen, dann können Sie auf die Verwendung akademischer Titel verzichten und stattdessen nur den Vor- und Nachnamen verwenden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass in der Geschäftskorrespondenz in der Regel ein höheres Maß an Höflichkeit und Respekt gegenüber der empfangenden Person gewahrt werden sollte.

Beispiele für die korrekte Anwendung akademischer Titel

• Sehr geehrte*r Herr/Frau Dr. Max Mustermann, M.A., B.Sc.
• Sehr geehrte*r Herr/Frau Professor*in Dr. Max Mustermann
• Sehr geehrte*r Herr/Frau Dr. Max Mustermann

Diese Abkürzungen sollten Assistenzkräfte in der Korrespondenz mit Mitgliedern politischer Institutionen kennen

Wenn Personen in politischen Ämtern zusätzlich Mitglieder in einem Parlament sind, dann wird hinter dem Nachnamen eine entsprechende Abkürzung ergänzt, um die parlamentarische Zugehörigkeit kenntlich zu machen.

Wann werden akadamische Titel abgekürzt oder ausgeschrieben?

Die Frage, ob akademische Titel ausgeschrieben oder abgekürzt werden sollten, hängt in der Regel von der Art der Korrespondenz und den allgemeinen Gepflogenheiten der betreffenden Branche ab. Im Allgemeinen gelten jedoch die folgenden Richtlinien:

1. In formellen Briefen und offiziellen Dokumenten wie Verträgen oder Urkunden sollten akademische Titel in der Regel ausgeschrieben werden, um eine höhere formale Präzision zu gewährleisten.
2. In informellen Korrespondenzen wie E-Mails oder persönlichen Briefen kann es akzeptabel sein, akademische Titel abzukürzen oder ganz wegzulassen, da der informelle Charakter dieser Korrespondenz einen weniger formalen Ton erfordert.
3. In einigen Branchen, wie beispielsweise im Bereich der Wissenschaft, ist es üblich, akademische Titel auszuschreiben, um eine klare Unterscheidung zwischen Personen mit unterschiedlichen akademischen Qualifikationen zu gewährleisten.
4. Es ist auch üblich, akademische Titel in Abkürzungen zu verwenden, insbesondere in der wissenschaftlichen Literatur und in akademischen Fachzeitschriften. In diesem Fall sollte jedoch eine einheitliche Abkürzungsregelung verwendet werden, um Verwirrung zu vermeiden.

Tabelle aller wichtigen Anreden in der Korrespondenz

Anrede eines Monarchen oder einer Monarchin

Es gehört sicherlich nicht zum beruflichen Alltag, regelmäßig Korrespondenz mit einem Königshaus zu führen. Dennoch kann das Verfassen eines Schreibens an ein Mitglied eines Königshauses – etwa im Rahmen von diplomatischer oder protokollarischer Kommunikation – zu den besonderen und spannenden Aufgaben im Berufsfeld von Assistenz- und Verwaltungsfachkräften zählen. Entscheidend ist, dass Korrespondenz an einen königlichen Palast zu jeder Zeit mit einer deutschen Anschrift erfolgen sollte.

Wer zum Beispiel die Königin und den König von Belgien in deutscher Sprache korrekt anschreiben möchte, sollte dies wie folgt tun:

Ihre Majestäten der König und die Königin

Königlicher Palast

Brederodestrasse 16

1000 Brüssel

Königliche Hoheiten,

Wenn Sie eine regierende Monarchin oder ein regierender Monarch anschreiben, sollte ausschließlich der Begriff „Königliche Hoheit“ verwendet werden. Gleiches gilt für einen Scheich im orientalischen Umfeld.

In Europa hat die Monarchie in den folgenden Ländern Bestand:

• Vereinigtes Königreich,
• Belgien,
• Die Niederlande,
• Dänemark,
• Norwegen,
• Schweden,
• Spanien,
• Andorra,
• Vatikanstadt.

Für deutsche Amtsträger*innen oder Mitglieder des Adels ist die Anrede „Königliche Hoheit“ unpassend und irreführend. Da es in Deutschland keine regierenden Königshäuser mehr gibt, wäre eine derartige Anrede formell nicht korrekt.

Eine Ausnahme bildet Ernst August von Hannover. Er ist offizieller Herzog zu Braunschweig und Lüneburg sowie Königlicher Prinz von Großbritannien und Irland. Aus diesem Grund steht er auf der Liste der Thronfolger*innen des britischen Königshauses. Die Anrede „Königliche Hoheit“ kann in seinem Fall korrekt verwendet werden.

Bedeutende Abkürzungen in der Korrespondenz mit ausländischen Königen:

• M. = Ihre Majestät
• S. M. = Seine Majestät
• I. M. M. = Ihre Majestäten (Majestäten-Ehepaar)
• K. H. = Ihre Königliche Hoheit
• S. K. H. = Seine Königliche Hoheit
• I. K. K. H. H. = Ihre Königlichen Hoheiten (königliches Ehepaar)

Zusammenfassung

Für Personen in Assistenz- und Verwaltungsfunktionen ist wichtig, Regeln und Vorgaben in Bezug auf die Briefanreden von bedeutenden Persönlichkeiten zu kennen und anzuwenden. Politiker*innen, Professor*innen, Doktor*innen, Bürgermeister*innen erwarten in der Korrespondenz eine professionelle Kommunikation. Gleiches gilt für Botschafter*innen oder andere Personen, die einen Amtstitel führen.

Wenn es sich um Korrespondenz dieser Art handelt, dann sollte der Fokus neben dem Inhalt besonders auf einer adäquaten Anrede sowie der korrekten Anschrift liegen. In diesem Fall empfiehlt sich klassisch die Begrüßungsformel „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“.

Wenn es sich um Exzellenzen oder Botschafter*innen handelt, dann werden diese gesondert angesprochen. Eine zu persönliche Anrede sollte vermieden werden. Dies würde dem Amtstitel oder der hierarchischen Position der empfangenden Person nicht gerecht werden.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.