Schreiben war gestern – wie Copilot in MS Word zu Ihrem kritischen Sparringspartner wird

Inhalte strukturieren, kürzen, verständlicher machen oder in eine andere Form bringen: Hier kann Copilot in Word helfen, wenn er nicht nur als Textgenerator genutzt wird. Das Copilot-Symbol finden Sie in Word unten rechts. Per Rechtsklick können Sie es andocken oder in die Menüleiste verschieben. Beim Mouseover erscheinen Prompt-Vorschläge als Starthilfe, ebenso in Excel und PowerPoint.

Nicht bei Null anfangen

Eine der bekanntesten Funktionen von Copilot ist das Erstellen eines ersten Entwurfs. Statt vor einer leeren Seite zu sitzen, geben Sie eine klare Anweisung ein, zum Beispiel „Erstelle einen Entwurf für eine Mitarbeitenden-Information zum neuen Reisekostenprozess. Verwende eine klare und verständliche Sprache. Erkläre die wichtigsten Änderungen und die nächsten Schritte.“

Innerhalb weniger Sekunden liegt ein erster Vorschlag vor. Das ist in den meisten Fällen noch nicht das finale Ergebnis, aber Sie haben etwas, mit dem Sie weiterarbeiten können. Und Sie können Copilot weiteren Kontext mitgeben, indem Sie ihn mit der Suchfunktion / auf bereits vorhandene Dokumente, E-Mails, Besprechungen oder Teams-Unterhaltungen verweisen, auf die Sie Zugriff haben. So müssen Sie nicht alle Informationen manuell eintippen oder diktieren.

Entscheidend bleibt menschliches Gespür

Auch bei bestehenden Texten kann Copilot unterstützen. Vielleicht kennen Sie folgende Situation: Der Inhalt stimmt, aber der Text klingt zu technisch oder zu kompliziert. Markieren Sie den Abschnitt und bitten Sie Copilot „Schreibe diesen Text verständlicher für alle Mitarbeitenden.“ oder „Formuliere den Abschnitt professioneller und kürzer.“ Die KI schlägt alternative Formulierungen vor, passt die Tonalität an oder baut den Text klarer auf.

Copilot kann Varianten liefern, entscheidend bleibt jedoch Ihr Gespür. Denn Copilot weiß nicht, wie Ihr Unternehmen kommuniziert, welche Formulierungen intern heikel sind oder wo Unsicherheit mitschwingt.

Kritischer Lektor für den zweiten Blick

Den größten Nutzen sehen wir, wenn Copilot als Sparringspartner genutzt wird, um Schwachstellen, offene Fragen oder mögliche Gegenargumente zu finden. Das ist zwar unbequem, aber in der Praxis oft sehr hilfreich.

Angenommen, Sie bereiten eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsleitung vor. Der Text steht, die Argumente sind gesammelt, aber Sie möchten prüfen, ob die Vorlage wirklich entscheidungsreif ist. Dann kann Copilot die Rolle eines kritischen Gegenlesers einnehmen.

Wenn Chaos zur Tabelle wird

Jeder kennt Dokumente, in denen zwar alle Informationen vorhanden, aber nicht schnell zu finden sind. Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Termine und offene Fragen stehen verteilt im Fließtext. Wer später mit dem Dokument arbeiten will, müht sich ab. Copilot kann solche Inhalte beispielsweise in übersichtliche Tabellen überführen. Das ist zwar nicht spektakulär, aber äußerst zeitsparend, weil Sie nicht noch einmal alles in der gewünschten Form eintippen müssen.

Direkt im Dokument arbeiten

Standardmäßig ist „Bearbeitung zulassen“ aktiviert. Damit kann Copilot nicht nur Vorschläge machen, sondern Änderungen direkt im Dokument durchführen und so z. B. Inhalte ergänzen, Abschnitte umstrukturieren oder Informationen aus anderen Quellen einarbeiten. Sie behalten jedoch die Kontrolle und können jede Änderung prüfen und bei Bedarf verwerfen.

Speziell bei umfangreichen Dokumenten kann das Zeit sparen, da Sie nichts mehr zwischen verschiedenen Dateien hin und her kopieren müssen. Lassen Sie größere Änderungen am besten abschnittsweise ausführen und prüfen Sie nach jedem Schritt:

• Ist der Inhalt noch richtig?
• Ist der Ton passend?
• Wurde etwas Wichtiges weggelassen?

Ein Beispiel ist der Quartalsbericht. Statt Informationen aus mehreren Dokumenten manuell zusammenzutragen, kann Copilot die Quellen per Suchfunktion / berücksichtigen und die Inhalte direkt in den Bericht einarbeiten.

Copilot gezielt steuern

Wichtig zu wissen: Copilot liefert Vorschläge, keine geprüften Fakten. Gerade bei vertraulichen Informationen, Zahlen, Entscheidungen und interner Kommunikation sollten Sie die Ergebnisse sorgfältig prüfen. Copilot in Word ist also nicht nur zum Schreiben da. Er ersetzt auch nicht das eigene Denken, aber er kann helfen, schneller zu einem brauchbaren Entwurf, einer klareren Struktur oder einem kritischeren Blick auf den Text zu kommen. Der größte Nutzen entsteht, wenn Sie ihn gezielt steuern und die Vorschläge mit Ihrer Erfahrung einordnen.