Wie Künstliche Intelligenz in der Eventplanung Risiken minimiert und Ideen aufpoliert
Vielleicht organisieren Sie gerade Ihre Firmen-Weihnachtsfeier – und Ihre Geschäftsleitung wünscht sich etwas Besonderes? Natürlich können Sie ChatGPT, Claude, Perplexity & Co. sofort nach Ideen fragen. Das führt allerdings schnell zu generischen Antworten oder einer sehr breiten Auswahl.
Ergänzen Sie die Musterprompts mit den Daten Ihrer eigenen Veranstaltung und sehen Sie live, wie aus einem Antwortgeber Schritt für Schritt ein echter Sparringspartner wird.
Eventplanung mit den richtigen Fragen
Testen Sie einfach mal eine andere Herangehensweise: Beschreiben Sie, wo Sie aktuell stehen, welche Rahmenbedingungen bekannt sind und was Sie mit der Veranstaltung erzielen möchten. Lassen Sie die KI anschließend gezielt nachfragen, welche Informationen ihr noch fehlen.
So entsteht zuerst ein Dialog, daraus ein gutes KI-Briefing und danach erst ein Ergebnis, das auf Ihre Antworten zugeschnitten ist.
Ideen mit „Ihrem KI-Team“ entwickeln
Die ersten Vorschläge sind nur der Anfang. Sind Ihnen die Ergebnisse zu klassisch, zu ähnlich oder zu langweilig, sagen Sie es der KI. Lassen Sie Varianten weiterdenken, ungewöhnlichere Ansätze entwickeln oder Ideen kombinieren.
Besonders hilfreich sind Personas: fiktive, für Ihre Zielgruppe(n) typische Teilnehmendenprofile. Die KI kann diese erstellen – etwa die neue Kollegin, die kaum jemanden kennt, oder den langjährigen Mitarbeitenden, der Weihnachtsfeiern als Pflichttermin empfindet. Verfeinern Sie sie gemeinsam, bis sie Ihre wichtigsten realen Teilnehmendentypen gut abbilden. Dann lassen Sie Ihre Konzeptvarianten mit Blick auf Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen der Personas prüfen:
„Prüfe meine Konzept-Favoriten aus Sicht der oben erstellten Personas. Welche Idee funktioniert für wen gut? Wo könnten Schwierigkeiten entstehen? Begründe deine Einschätzung und gib mir je drei Verbesserungsvorschläge.“
Vom Konzept zu konkreten Arbeitsunterlagen
Ihr Konzept steht? Dann kann KI zur Planungs- und Organisationsassistenz werden. Benötigen Sie einen Ablauf aus Sicht der Gäste oder einen internen Regieplan? Sagen Sie, welche Unterlagen Sie wofür und in welcher Form benötigen – etwa als Tabelle, Checkliste oder zur Weiterbearbeitung in Word oder Excel.
Planung der Kommunikation
Auch bei der Kommunikation mit den Teilnehmenden lohnt es sich, eine Ebene früher anzusetzen: Lassen Sie nicht sofort eine Einladung formulieren, sondern zunächst überlegen, welche Kommunikation überhaupt benötigt wird.
Beispiel: „Erstelle mir auf Basis unseres Veranstaltungskonzepts und passend zu den Personas Vorschläge für die Teilnehmendenkommunikation vom Save-the-Date bis zum Follow-up.“
Erst danach geht es an die einzelnen Texte. Soll die Sprache nach Ihrem Unternehmen klingen, helfen Beispiele: frühere Einladungen, Newsletter oder passende Website-Texte.
Vor der Freigabe: kritisches KI-Sparring
Sie sind mit Konzept, Programm und Ablauf zufrieden? Bevor Sie in die Umsetzung gehen, lassen Sie die KI noch einmal kritisch draufschauen. Geben Sie ihr eine klare Rolle und bitten Sie gezielt um Lücken, Risiken und Verbesserungsvorschläge.
„ Übernimm die Rolle einer sehr erfahrenen Eventmanagerin. Prüfe Konzept, Programm und Ablauf kritisch. Welche Risiken, Lücken oder unrealistischen Annahmen siehst du? Was könnte Probleme verursachen? Priorisiere deine Hinweise und gib konkrete Verbesserungsvorschläge.“
Praxistipp: Sie müssen nicht schon alles wissen, bevor Sie KI einsetzen. Beschreiben Sie, wo Sie stehen und was Sie erreichen möchten – und lassen Sie sich zunächst durch die notwendigen Briefingfragen führen.
Oder: „Du bist Mitglied unserer Geschäftsführung und musst dieses Konzept freigeben. Welche fünf kritischen Fragen würdest du mir stellen – und warum?“
Oft entstehen daraus Hinweise und Verbesserungsideen, auf die Sie aus Ihrer eigenen Planungsperspektive nicht gekommen wären. Eben darin liegt die Stärke der Zusammenarbeit mit KI: Sie liefert nicht nur Ergebnisse, sondern unterstützt in verschiedenen Phasen Ihrer Eventplanung und eröffnet neue Blickwinkel.
Da sich die Modelle rasant weiterentwickeln, lohnt es sich, am Ball zu bleiben!
Autorin: MELANIE VON GRAEVE, REFERENTIN & DOZENTIN
