Wie Sie KI als Sparringspartner nutzen: Copilot in OneDrive und SharePoint
Copilot unterstützt Sie in OneDrive und SharePoint beim Sichten und Auswerten von Dateien, ohne dass Sie jedes Dokument vollständig öffnen und lesen müssen. Die Funktionen stehen in OneDrive und SharePoint im Web zur Verfügung. Je nach Funktion und Umgebung sind einige Aktionen auch in Windows integriert. Unterstützt werden Word-Dokumente, Excel-Dateien, PowerPoint-Präsentationen und PDFs. Wichtig ist, dass die Dateien in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind.
Einordnen, sichten, zusammenfassen
Wenn Sie ein langes Dokument grob einordnen möchten, kann Copilot eine Zusammenfassung erstellen. Gerade bei langen oder unübersichtlichen Dateien spart das schlicht Zeit, etwa vor einem Termin oder beim Sichten mehrerer Unterlagen. Sie bekommen einen Überblick über die wichtigsten Inhalte und können danach gezielter entscheiden, welche Stellen Sie genauer lesen.
So funktioniert es:
- Öffnen Sie OneDrive oder SharePoint im Browser oder im Dateiexplorer, sofern eine Verknüpfung mit der Ablage hergestellt ist, und wechseln Sie in den Ordner mit der gewünschten Datei.
- Markieren Sie das Dokument, das Sie zusammenfassen möchten.
- Klicken Sie auf Copilot in der Menüleiste und wählen Sie die Funktion zum Zusammenfassen aus.
Sie sind dabei nicht auf eine allgemeine Kurzfassung beschränkt. Die Zusammenfassung ist nur der Einstieg. Sie können Copilot anschließend fragen, welche Punkte für ein Meeting wichtig sind, welche Aufgaben genannt werden oder worum es in einem bestimmten Abschnitt geht. So wird aus einer ersten Zusammenfassung schnell ein Werkzeug für die weitere Arbeit
FAQs erstellen
Wenn aus einem längeren Dokument eine FAQ entstehen soll, kann Copilot den ersten Entwurf liefern. Die Funktion eignet sich für interne Hilfeseiten, Projektinformationen oder Kundenunterlagen. Copilot erkennt typische Fragen zum Inhalt und ergänzt passende Antworten. So entsteht in kurzer Zeit eine erste Fassung, die Sie direkt weiterverwenden oder bei Bedarf anpassen können.
Hören statt Lesen
Wer ein Dokument lieber hören möchte, kann mit Copilot eine Audioübersicht erzeugen. Das ist zwar nicht in jedem Fall nötig, aber praktisch, wenn Lesen gerade nicht die beste Option ist. Je nach Darstellung kann es eine kompakte Zusammenfassung oder ein gesprächsähnliches Format sein, ähnlich eines Podcasts. Unterstützt werden derzeit vor allem Word- und PDF-Dateien sowie Teams-Besprechungsaufzeichnungen mit Transkript. Die Audioübersicht wird direkt im Browser abgespielt.
Haben Sie Fragen?
Sie können Copilot auch gezielt Fragen zu einem Dokument stellen. Das ist hilfreich, wenn Sie eine bestimmte Information suchen oder prüfen möchten, ob die Datei für Ihr Anliegen relevant ist. Statt das Dokument komplett zu lesen, stellen Sie Ihre Frage direkt im Copilot-Fenster. Copilot wertet die Datei aus und liefert eine Antwort. Das funktioniert auch mit mehreren ausgewählten Dokumenten. Das spart oft einen ersten Lesedurchgang, es ersetzt ihn aber nicht immer.
Dokumente vergleichen
Wenn vor einer Besprechung drei Fassungen im Umlauf sind und keiner sicher ist, welche davon die aktuelle ist, kann Copilot bis zu fünf Dokumente miteinander vergleichen. Dafür müssen die Dateien im selben Ordner liegen. Copilot zeigt Gemeinsamkeiten und Unterschiede und stellt die Ergebnisse meist in einer Tabelle dar und ergänzt häufig noch eine kurze Zusammenfassung.
So funktioniert es:
- Öffnen Sie OneDrive oder SharePoint im Browser und wechseln Sie in den Ordner mit den gewünschten Dateien.
- Markieren Sie die Dokumente, die Sie vergleichen möchten.
- Klicken Sie auf Copilot in der Menüleiste.
- Wählen Sie die Funktion Vergleichen von Dateien aus.
Ihr persönlicher KI-Agent
Spannend wird es dort, wo nicht eine Datei zählt, sondern mehrere Unterlagen zusammengehören. Copilot bietet hier die Möglichkeit, aus ausgewählten Dateien oder Ordnern einen KI-Agenten zu erstellen, der die Arbeit mit mehreren Dateien deutlich erleichtert. Einmal eingerichtet, hilft er dabei, Fragen über mehrere Dokumente hinweg gleichzeitig zu beantworten, Diskussionen, Entscheidungen und zentrale Erkenntnisse zusammenzufassen und Projekte übersichtlich zu koordinieren.
Statt Copilot immer wieder zu einzelnen Dateien neu zu befragen, arbeiten Sie mit einem Agenten, der eine ganze Dokumentensammlung einbezieht und auf Basis Ihrer eigenen Inhalte antwortet. Der Agent nutzt nur Inhalte, auf die Sie bereits Zugriff haben. Berechtigungen werden dadurch nicht geändert.
So funktioniert es:
- Öffnen Sie OneDrive oder SharePoint im Browser und wechseln Sie in den Ordner oder zu den einzelnen Dateien, die der Agent nutzen soll.
- Markieren Sie die gewünschten Dokumente oder Ordner.
- Klicken Sie auf Copilot in der Menüleiste und wählen Sie Erstellen eines Agents aus.
- Geben Sie dem Agenten einen Namen und beschreiben Sie kurz, wobei er unterstützen soll.
- Öffnen Sie das Menü Verhalten und ergänzen Sie bei Bedarf eine Willkommensnachricht, Startfragen oder Anweisungen für den Agenten.
- Testen Sie den Agent in der Vorschau.
- Erstellen Sie den Agenten. Er wird als eigene Datei mit der Endung .agent gespeichert und kann geöffnet oder geteilt werden.
SharePoint-Agenten
Wenn Wissen nicht in einer Datei steckt, sondern über Seiten, Listen und Dokumente verteilt ist, wird es in SharePoint interessant. Der Agent kann Inhalte der SharePoint-Website einbeziehen, sofern Sie dafür berechtigt sind. Wenn Sie also eine Datei nicht sehen dürfen, kann der Agent sie auch nicht für seine Antwort nutzen. Der SharePoint-Agent ist vor allem dann nützlich, wenn Informationen über mehrere Dokumente verteilt sind und Sie nicht jeden Ordner einzeln durchsuchen möchten. Auch ein SharePoint-Agent kann zusammenfassen, Unterschiede zwischen Inhalten sichtbar machen, Fragen zu mehreren Dateien beantworten und wichtige Aussagen aus längeren Unterlagen herausziehen.
Der Zugriff erfolgt direkt in SharePoint. Auf modernen SharePoint-Websites erscheint Copilot meist oben rechts auf der Seite. Welche Agenten Sie sehen und nutzen können, hängt von Ihrer Lizenz, den Freigaben und Ihren Berechtigungen auf der Website ab. Wird ein Agent geteilt, gelten weiterhin die bestehenden Zugriffsrechte der jeweiligen Person.
