Diese 5 Aufgaben sollten Sie ab heute der KI überlassen
Jeder Tag ist voll: E-Mails, Ad-hoc-Anfragen, Meetings, Projekte – und dann steht da auch noch ein dickes „mit KI beschäftigen“ auf der Liste. Doch Sie müssen kein Technikprofi werden, um Künstliche Intelligenz zu nutzen. Es reicht, mit Aufgaben zu starten, die ohnehin auf Ihrem Tisch liegen. Z. B. Präsentationen vorbereiten, Informationen bündeln, Abläufe festhalten – denn genau hier kann KI Ihnen Arbeit abnehmen.
KI als Werkzeug denken
Sie gehört in die Werkzeugkiste, nicht auf den Chefsessel: Stellen Sie sich KI wie einen Bohrer vor. Das Gerät erleichtert die Arbeit, aber Sie entscheiden, wo und wie tief Sie bohren.
Drei Grundsätze helfen im Alltag:
- Sie geben Aufgabe, Zielgruppe und Ton vor, KI macht einen Entwurf.
- Vertrauliches bleibt in freigegebenen, datenschutzkonformen Tools.
- Ergebnisse werden einmal aufmerksam gegengelesen – besonders Namen, Zahlen und Fristen.
Für heikle Personalthemen bleibt das persönliche Gespräch die bessere Wahl.
Aufgabe 1: Folien und Texte in halber Zeit vorbereiten
Eine Präsentation soll „für morgen früh“ vorbereitet werden, der Input kommt als Stichwortsammlung: typischer Assistenzalltag. Hier kann Künstliche Intelligenz Struktur und Textvorschläge liefern. Hilfreich ist ein klarer Auftrag, zum Beispiel:
„Erstellen Sie aus diesen Stichpunkten eine Agenda und Folienstruktur für ein 10‑minütiges Update an die Geschäftsführung. Ziel: Projektstand, nächste Schritte, zwei Entscheidungsfragen.“
Sie erhalten keine fertige Gestaltung, aber eine sinnvolle Gliederung mit Titeln und Stichpunkten. Sie entscheiden, was auf die Folie gehört und was in die Notizen. So gewinnen Sie Zeit für die Abstimmung mit Ihrer Führungskraft.
Aufgabe 2: Recherchen und Briefings on point
Ob Dienstleistung oder Hintergründe für ein Meeting: Recherchen kosten schnell Stunden. KI kann Informationen ordnen und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten. Etwa zur Vorbereitung eines Sommerfests: Sie legen Kriterien fest (Budget, Personenzahl, Location, Catering, Technik, Anfahrt) und geben Websites möglicher Anbieter als Basis vor. Die KI erstellt eine Vergleichstabelle, eine kurze Empfehlung und eine Zusammenfassung – mit klar markierten Lücken, wenn Angaben fehlen.
Zusätzlich lassen sich Anfragetexte mit den offenen Fragen formulieren, die Sie direkt versenden können. So entsteht in kurzer Zeit eine saubere Entscheidungsgrundlage.
Aufgabe 3: Serienmails und Vorlagen
Einladungen, Onboarding-Mails, Erinnerungen an Fristen: Vieles ähnelt sich, wird aber immer wieder neu geschrieben. Hier lohnt sich eine Standardisierung mit KI. Sie geben Anlass, Zielgruppe, Tonfall und Pflichtinhalte vor. Die KI erstellt daraus einen Entwurf mit Betreffvorschlägen und klarer Struktur, die Sie als Vorlage speichern können.
Damit schreiben Sie häufig genutzte Mails nicht jedes Mal von vorn und sorgen für eine einheitliche, professionelle Kommunikation.
Aufgabe 4: Prozesswissen in saubere Strukturen bringen
Viel Know-how steckt im Kopf der Assistenz: Wie läuft die jährliche Veranstaltung? Welche Schritte gehören zu einem bestimmten Report? Kritisch wird es, wenn jemand vertreten werden muss. Nach einer komplexen Jahresveranstaltung können Sie den Ablauf einmal mündlich „runtererzählen“ – durch die Diktierfunktion: Was passiert wann, was ist kritisch, wo liegen welche Dateien? Daraus entsteht eine kompakte Prozessbeschreibung mit Schrittfolge, Checkliste und Hinweisen zur Ablage.
Der Vorteil: Sie tippen nicht lange, sondern nutzen das gesprochene Wort. Beim nächsten Durchlauf greifen Sie oder eine Vertretung einfach auf diese Unterlage zurück.
Aufgabe 5: Antworten vom KI-Agenten liefern lassen
„Wo finde ich das Formular?“, „Wie melde ich mich an?“, „Welche Frist gilt?“ – viele Fragen tauchen immer wieder auf. Statt jede einzeln zu beantworten, lohnt sich ein kompaktes FAQ. Mit KI können Sie vorhandene Informationen aus E-Mails und Dokumenten bündeln, typische Fragen formulieren und verständliche Antworten entwerfen lassen.
Wichtig ist, dass diese Antworten aus Ihren Unterlagen stammen und bei fehlenden Informationen nicht geraten bzw. halluziniert wird. So sehen Sie, wo sich Dokumentation lohnt, und entlasten sich im Alltag.
Sie behalten die Führung
In all diesen Beispielen gilt: Künstliche Intelligenz nimmt Ihnen Fleißarbeit ab, jedoch nicht die Verantwortung. Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie abgeben, welche Informationen Sie nutzen und wie Sie die Ergebnisse weiterverwenden. So zeigen Sie, dass Sie moderne Hilfsmittel einsetzen – und gleichzeitig die Person bleiben, die den Überblick und die Führung behält.
Saskia Hagendorf ist Beraterin für effektive Zusammenarbeit und virtuelle Assistenz. Nach ihrem Studium im Tourismus- und Eventmanagement und Erfahrungen in Assistenzfunktionen gründete sie 2018 ihr eigenes Unternehmen. Als zertifizierte SCRUM Product Ownerin unterstützt sie Führungskräfte, CEOs und Assistenzteams mit Workshops, Coaching und Programmen zu Themen wie Delegation, Aufgabenmanagement, Produktivität und virtueller Zusammenarbeit. Zudem ist sie als Podcast-Host und Autorin eine Impulsgeberin für moderne Assistenz und New Work.
