Ghostwriting: Tipps zum Schreiben im Namen der FĂŒhrungskraft
E-Mail-Entwurf, Social-Media-Post oder Fachartikel â das Schreiben von Texten fĂŒr andere ist ein Kompetenzfeld im Assistenzberuf. Hier geben Assistenzen wertvolle Einblicke und zeigen praxisnahe Umsetzungsmöglichkeiten. Inklusive Checkliste und Tipps fĂŒr Dos and Donâts.
Was in der Unternehmenskommunikation und in der Politik lĂ€ngst etabliert ist, wird in Unternehmen eher stillschweigend praktiziert: Ghostwriting, also das Schreiben im Namen anderer. Doch dieser Bereich bietet eine spannende Perspektive fĂŒr Assistenzen. Vom E-Mail-Entwurf ĂŒber die Eventnachbereitung bis zu LinkedIn-Kommentaren â wer nah an der FĂŒhrungskraft arbeitet, weiĂ, wie sie denkt, spricht und sich positioniert.
Genau das macht die Assistenz zur perfekten Ghostwriterin. Einige Assistenzen sprechen ĂŒber ihre Erfahrungen. Und wie es sich fĂŒr Ghostwriter gehört, möchten sie hier anonym bleiben.
Erfahrung, Vertrauen, VerstÀndnis
âIch bin Tippgeberin, Tonfinderin und manchmal auch Ăbersetzerinâ, sagt eine Assistenz, die seit mehreren Jahren eng mit ihrer FĂŒhrungskraft zusammenarbeitet. âWenn meine FĂŒhrungskraft auf Reisen ist, treibe ich Projekte voran, formuliere Antworten und halte Dienstleister auf dem Laufenden.â Die Abstimmung erfolgt oft pragmatisch: eine kurze WhatsApp-Nachricht, ein E-Mail-Vermerk, der Rest liegt in der Verantwortung der Assistenz.
Dieses Vertrauen basiert auf Erfahrung, klaren Absprachen und gegenseitigem VerstĂ€ndnis. âIch spreche nie ohne RĂŒckfrage Dinge im Namen meiner FĂŒhrungskraft ab â nicht bei wichtigen Kunden und auch nicht bei der GeschĂ€ftsfĂŒhrung. Das ist ein absolutes No-Go fĂŒr michâ, berichtet sie. Diese Haltung sorgt fĂŒr Sicherheit auf beiden Seiten. âFĂŒr Fragen ist immer Zeit â Vertrauen spielt eine groĂe Rolle, ebenso die Erfahrung im jeweiligen Thema.â Diese FĂ€higkeiten zur sprachlichen Anpassung und inhaltlichem VerstĂ€ndnis sind zentral fĂŒr jede Ghostwriting-Aufgabe.
Die Assistenz als Social-Media-Support
Auch im Bereich LinkedIn wird die Rolle der Assistenz zunehmend relevanter. Immer mehr FĂŒhrungskrĂ€fte wissen, wie wichtig ein erfolgreicher und regelmĂ€Ăiger Auftritt auf dieser Plattform ist. Was oft fehlt, ist die Zeit, dies wirklich strategisch durchzufĂŒhren und aktiv zu sein. So ist gerade in den Minuten vor einem Post und in der ersten Stunde nach einem Post Aktion auf LinkedIn wichtig: fĂŒr den Algorithmus und damit fĂŒr die Sichtbarkeit. âJa, ich bin online, wenn ein Beitrag fĂŒr meine FĂŒhrungskraft veröffentlicht wird und kommentiere Reaktionen direkt. ZusĂ€tzlich habe ich eine Routine: ein- bis zweimal am Tag schaue ich aktiv in die Plattform. Das reicht aus, um nichts zu verpassen.â
Diese Assistenz berichtet, dass sie selbst aufgeregt ist, wie der von ihr â fĂŒr ihre FĂŒhrungskraft â geschriebene Beitrag bei der Community ankommt. AuĂerdem verwendet sie Fachsprache und Ă€hnliche Wörter wie ihre FĂŒhrungskraft. Eine andere Assistenz berichtet: âIch beobachte, welche Kommentare eingehen, reagiere mit einem kurzen Dank oder like den Kommentar. Bei inhaltlichen Fragen stimme ich mich mit der FĂŒhrungskraft ab.â Dies zeigt die unterschiedlichen Wirkungsgrade, die die Assistenzen besetzen können. Es wird vorab gemeinsam mit der FĂŒhrungskraft besprochen, wann und wie reagiert werden soll.
Checkliste: Erfolgreiches Ghostwriting im Office-Alltag
- Kommunikationswege definieren: Wer spricht ĂŒber welche KanĂ€le? Welche Form ist wann sinnvoll?
- Formulierungshilfen entwickeln: Vorlagen, Lieblingsbegriffe oder Zitate dokumentieren.
- Kommentar-Monitoring einrichten: Wer reagiert wie auf welche Nachrichten? Wer informiert die FĂŒhrungskraft bei wichtigen Kontakten?
- Vernetzungsstrategie festlegen: Wie werden neue Kontakte angesprochen? Mit oder ohne Nachricht? In welchem Stil?
- Grenzen definieren: Was bleibt in der Verantwortung der FĂŒhrungskraft? Welche Reaktionen oder Nachrichten erfordern RĂŒcksprache?
Unsichtbar, aber erfolgreich
Die Nachbereitung einer Veranstaltung ist meist wichtiger als die Vorbereitung. Hierbei geht es besonders darum, neue Bekanntschaften direkt zu kontaktieren und den Zusammenhang zum Treffen herzustellen. Doch auch bestehende Kontakte mit Informationen zu versorgen, ĂŒber die man bei der Veranstaltung gesprochen hat, sollte zeitnah geschehen. Eine wunderbare Gelegenheit fĂŒr Assistenzen, dies fĂŒr die eigene FĂŒhrungskraft zu ĂŒbernehmen und damit aktiv die Netzwerke der FĂŒhrungskraft zu pflegen.
Nach Events prĂŒfen sie, mit wem GesprĂ€che gefĂŒhrt wurden, und helfen bei der Kontaktpflege. âIch bereite kurze Nachrichten vor, mit denen ich meine FĂŒhrungskraft bei LinkedIn vernetze. Wenn es tiefer geht, ĂŒbernimmt die FĂŒhrungskraft.â Dieses Zusammenspiel spart Zeit und macht professionelle Kommunikation erst möglich. Eine andere Assistenz beschreibt: âIch schreibe nicht fĂŒr mich. Ich schreibe fĂŒr ihn.â Sie fĂŒhlt sich dabei als strategische Partnerin, auch wenn ihr eigener Name dabei unsichtbar bleibt. âNur weil ich antworte, bedeutet das nicht, dass ich mich vordrĂ€nge. Ich sorge dafĂŒr, dass meine FĂŒhrungskraft im GesprĂ€ch bleibt â schnell, stimmig, professionell.â
Dos and Donâts fĂŒr Ghostwriter-Assistenzen
Dos:
- Klare Absprachen: Was darf wie kommuniziert werden?
- Kontext klÀren: Wer ist der EmpfÀnger? Welche TonalitÀt ist gefragt?
- Feedback einholen: Wurde die Nachricht wie gewĂŒnscht verstanden?
- Wissen, wann man zurĂŒckdelegiert: Tiefergehende GesprĂ€che fĂŒhrt die FĂŒhrungskraft.
- Fragen stellen: Bei Unsicherheiten nicht vorschnell handeln, sondern RĂŒcksprache halten.
- Inhalte mehrfach prĂŒfen: Rechtschreibung, TonalitĂ€t und Wirkung kontrollieren.
- Sprache adaptieren: Wie kommuniziert meine FĂŒhrungskraft? Welche Worte oder Satzteile werden hĂ€ufig verwendet?
- Reaktionen auswerten: Welche Themen kommen gut an?
Donâts:
- Keine eigenmÀchtigen Aussagen in kritischen Kontexten.
- Keine Postings ohne RĂŒcksprache.
- Kein Ăberschreiten der eigenen Rolle ohne klare RĂŒckkopplung.
Kommunikation ist Teamarbeit
Die FĂ€higkeit, Inhalte im Namen der FĂŒhrungskraft zu formulieren, ist Ausdruck einer engen, eingespielten Zusammenarbeit. Sie erfordert Vertrauen, FingerspitzengefĂŒhl und die Bereitschaft, Verantwortung zu ĂŒbernehmen. Gleichzeitig muss immer klar sein: Die letzte Entscheidung liegt bei der FĂŒhrungskraft. Es bedeutet, die Haltung in Worte zu fassen, Nuancen zu treffen und dabei stets das richtige MaĂ zwischen Initiative und RĂŒcksprache zu finden. âIch gehe nie davon aus, dass meine Meinung automatisch auch seine ist. Kommunikation bedeutet, sich immer wieder abzustimmen â auch ĂŒber scheinbare Kleinigkeitenâ, sagt eine Assistenz.
Ghostwriting zeigt: Kommunikation ist Teamarbeit â und die Assistenz lĂ€ngst mehr als nur die Stimme im Hintergrund, sondern Mitgestalterin einer professionellen AuĂenwirkung.
Saskia Hagendorf ist Beraterin fĂŒr effektive Zusammenarbeit und virtuelle Assistenz. Nach ihrem Studium im Tourismus- und Eventmanagement und Erfahrungen in Assistenzfunktionen grĂŒndete sie 2018 ihr eigenes Unternehmen. Als zertifizierte SCRUM Product Ownerin unterstĂŒtzt sie FĂŒhrungskrĂ€fte, CEOs und Assistenzteams mit Workshops, Coaching und Programmen zu Themen wie Delegation, Aufgabenmanagement, ProduktivitĂ€t und virtueller Zusammenarbeit. Zudem ist sie als Podcast-Host und Autorin eine Impulsgeberin fĂŒr moderne Assistenz und New Work.
