Office Experience Manager: Ist das die Assistenzrolle der Zukunft?
Sie fördern die Unternehmenskultur und schaffen ein Umfeld, in dem Mitarbeitende produktiv arbeiten und sich wohlfühlen: Die Zeiten, in denen Assistenzen ausschließlich Termine koordinierten und Reisen buchten, sind vorbei. Vielmehr schaffen sie heute die Rahmenbedingungen, in denen Mitarbeitende gerne ins Büro kommen.
Für diese erweiterten Aufgaben etablieren sich neue Rollenbezeichnungen wie Office Experience Manager oder Workplace Experience Manager. Das legitimiert die Aufgaben, die in vielen Unternehmen bereits zum Alltag gehören, und unterstreicht den strategischen Beitrag der Assistenz zur Mitarbeitendenzufriedenheit und Unternehmenskultur.
Wie Mitarbeitende den Alltag erleben
Eine positive Workplace Experience wirkt sich direkt auf die Employee Experience aus – also darauf, wie Mitarbeitende ihren Arbeitsalltag erleben. Eine durchdacht gestaltete Arbeitsumgebung fördert nicht nur das Wohlbefinden, sondern steigert auch Motivation, Produktivität und die Bindung an das Unternehmen. Ergonomische Arbeitsplätze, moderne Technologien und passende Rahmenbedingungen erleichtern konzentriertes und effizientes Arbeiten. Gleichzeitig vermittelt ein wertschätzendes Arbeitsumfeld Anerkennung und stärkt das Engagement der Mitarbeitenden. Wer sich am Arbeitsplatz wohlfühlt, identifiziert sich stärker mit seinem Unternehmen und bleibt ihm häufig länger treu.
Workplace als Wettbewerbsfaktor
Eine gute Workplace Experience ist damit weit mehr als ein Wohlfühlfaktor: Sie ist ein wichtiger Baustein für den langfristigen Unternehmenserfolg. Gleichzeitig ist eine positive Workplace Experience ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Fachkräfte erwarten heute mehr als einen funktionalen Arbeitsplatz: Sie wünschen sich flexible Arbeitsmodelle, moderne Technologien und eine Unternehmenskultur, die ein gesundes Arbeitsklima fördert. Unternehmen, die diese Erwartungen erfüllen, stärken ihre Arbeitgeberattraktivität und schaffen die Voraussetzungen für langfristigen Erfolg.
Kreative Zusammenarbeit ermöglichen
Dass dabei nicht die Anzahl der Bürotage, sondern die Qualität der Arbeitsumgebung den Unterschied macht, unterstreicht Milena Bockstahler vom Fraunhofer IAO. „Es gibt keinen linearen Zusammenhang zwischen Büropräsenz und Innovationsfähigkeit. Das bedeutet, dass Menschen nicht automatisch innovativer sind, nur weil sie häufiger im Büro arbeiten. Viel entscheidender scheint ein anderer Faktor zu sein: die Qualität der Arbeitsumgebung.“
In ihren Untersuchungen seien vor allem Büroflächen entscheidend, die kreative Zusammenarbeit ermöglichen und den Austausch über Team- und Bereichsgrenzen hinweg fördern. Das Büro werde damit zunehmend zu einem Ort der Begegnung und des gemeinsamen Weiterdenkens.
Vier Aspekte für ein gutes Büro
Die Leesman-Studie „The Power of Place“ zeigt, welche Faktoren dazu beitragen, dass Mitarbeitende gerne ins Büro kommen. Vier Aspekte stehen dabei besonders im Fokus:
1. Identifikation & Image
In Zeiten von hybridem Arbeiten kann das Zugehörigkeitsgefühl zu einer Organisation oder einem Unternehmen an Bedeutung verlieren. Deshalb müssen Arbeitsplätze heute mehr denn je einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Selbst nach einem kurzen Besuch sollten Mitarbeitende das Gefühl mitnehmen, Teil eines Unternehmens zu sein, mit dem sie sich gerne identifizieren. Dieses Gefühl der Identifikation zählt zu den größten Vorteilen einer herausragenden Workplace Experience.
2. Rückzug & Konzentration
Arbeiten im Homeoffice hat die Erwartungen der Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplatz im Büro verändert. Wer zu Hause produktiv arbeiten kann, erwartet diese Bedingungen zunehmend auch im Unternehmen. Ein gut gestaltetes Büro bietet nicht nur Raum für Austausch und Zusammenarbeit, sondern auch Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten. Denn der Arbeitsalltag besteht meist aus einer Mischung aus Teamarbeit und Phasen, in denen ungestörtes, fokussiertes Arbeiten gefragt ist.
3. Zusammenarbeit
Heutzutage arbeiten Mitarbeitende nicht notwendigerweise immer zur gleichen Zeit oder am gleichen Ort. Moderne Arbeitswelten müssen deshalb sowohl digitale Zusammenarbeit ermöglichen als auch Räume für persönliche Begegnungen schaffen. Das Büro wird so zu einem Ort, der Begegnung, der Austausch und Zusammenarbeit fördert und das Gemeinschaftsgefühl stärkt. Auch kleine Details können einen großen Unterschied machen: Hochwertiger Kaffee, einladende Küchen- und Aufenthaltsbereiche oder andere attraktive Bewirtungsangebote schaffen Anlässe für Begegnungen und informellen Austausch – und stärken so das Gemeinschaftsgefühl im Team.
4. Ein Ort, wo Menschen gerne arbeiten
Mitarbeitende können heute häufig selbst entscheiden, von wo aus sie arbeiten. Umso wichtiger ist es, dass das Büro einen echten Mehrwert bietet. Es reicht deshalb nicht mehr aus, Arbeitsplätze funktional zu gestalten. Das Büro sollte ein Ort sein, an dem sich Menschen wohlfühlen und gerne Zeit verbringen. Eine angenehme Atmosphäre, ansprechendes Design und eine durchdachte Gestaltung tragen dazu bei, dass Mitarbeitende das Büro nicht als Pflicht, sondern als attraktiven Arbeitsort wahrnehmen.
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