Neue Jobtitel, neue Chancen: So verändert sich Ihre Rolle in der Assistenz
Im April wurde die Global Skills Matrix 2026 (GSM) von der internationalen Organisation World Administrators Alliance (WAA) veröffentlicht: Demnach berichten 59 Prozent der befragten Office Professionals, dass ihr Verantwortungsbereich seit 2021 gewachsen ist – ohne dass Stellenbeschreibung, Eingruppierung oder Vergütung angepasst wurden.
Gleichzeitig geben über die Hälfte an, dass es in ihrem Unternehmen keinen klar definierten Karrierepfad für Assistenzkräfte gibt. Hinzu kommt, dass die Aufgaben vieler Assistenzen häufig nicht mit ihrem offiziellen Titel übereinstimmen: 43 Prozent sind der Meinung, dass ihre Stellenbezeichnung ihre Verantwortung nicht angemessen widerspiegelt.
Strategie im internationalen Fokus
Auch die Aufgaben haben sich laut GSM 2026 verändert. 60 Prozent der Befragten übernehmen regelmäßig Aufgaben im Projektmanagement, während 38 Prozent Governance-Reportings unterstützen oder Unterlagen für Sitzungen auf Vorstandsebene vorbereiten.
Die Assistenz entwickelt sich damit zunehmend von einer administrativen Unterstützung hin zu einer Rolle mit koordinierenden, steuernden und entscheidungsvorbereitenden Aufgaben.
Dass sich das Berufsbild derzeit grundlegend wandelt, zeigt ein weiterer Wert: Nur 13 Prozent der Befragten sind der Ansicht, dass das Kompetenzmodell GSM 2021 ihre aktuelle Rolle noch angemessen beschreibt.
Entwicklung in Deutschland
Laut Personalberaterin Verena Schiffer entwickelt sich der Assistenzberuf auch in Deutschland spürbar: Einerseits bestehen weiterhin klassische Positionen, die organisatorisch und administrativ geprägt sind und vor allem das operative Tagesgeschäft unterstützen. Andererseits entstehen Rollen, die strategischer ausgerichtet und näher an Führung, Entscheidungsprozessen, Kommunikation und Projektsteuerung angesiedelt sind.
Die frühere Top-Assistenz und heutige Trainerin und Autorin Diana Brandl stimmt zu: „Wir erleben gerade die stärkste Transformation des Assistenzberufs seit zwei Jahrzehnten.“ Ihrer Beobachtung nach fallen klassische Teamassistenzen ohne Projekt- oder Schnittstellenanteil und reine Sekretariatsrollen nach und nach weg, außerdem solche Positionen, die auf Termin- und Reisemanagement und Administration basieren.
Professionalisierung des Assistenzberufs
Diana Brandl erklärt die derzeitige Entwicklung anhand von drei Punkten: Erstens steigt die Komplexität in Unternehmen. Führungskräfte brauchen deshalb Unterstützung bei Priorisierung, Kommunikation und Ausrichtung (Alignment).
Zweitens automatisiert KI viele Routinetätigkeiten, wodurch Assistenzen mehr Raum für Analyse, Projektsteuerung und Entscheidungsreife bekommen.
Und drittens professionalisiert sich der Beruf, z. B. durch Frameworks wie die Global Skills Matrix, die strategische Kompetenzen sichtbar und messbar machen.
Auf die Wirkung kommt es an
„Es gibt im Assistenzberuf kein ‚One size fits all‘“, betont Verena Schiffer. Die Ausgestaltung einer Rolle hänge von zahlreichen Faktoren ab: z. B. von Branche, Standort, Unternehmensgröße und Internationalität. Doch es geht auch um den Verantwortungsrahmen, die Erwartungshaltung und Arbeitsweise der Führungskraft sowie um das Profil der Assistenz.
Die GSM 2026 unterstützt diesen Perspektivwechsel: Moderne Assistenzrollen lassen sich nicht allein über Aufgaben beschreiben, sondern über Verantwortung, Urteilsvermögen, Komplexität und Entscheidungsnähe. „Künftig wird die Assistenz weniger daran gemessen werden, welche Aufgaben sie erledigt, sondern welche Wirkung sie in der Organisation entfaltet“, prognostiziert Verena Schiffer.
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Kati Sprung ist freie Redakteurin und Autorin mit umfassender Erfahrung in Verlagswesen, Public Relations und Journalismus. Sie arbeitet für Verlage, Unternehmen sowie kulturelle und universitäre Einrichtungen und begleitet Projekte von der ersten Idee bis zur fertigen Publikation.
