Selbstmanagement: Setzen Sie neue Maßstäbe!
17.48 Uhr. Mara starrt auf ihre To-do-Liste. Die drei Aufgaben, die sie sich am Morgen vorgenommen hat, stehen noch immer da. Nicht angefangen. Nicht erledigt. Nicht einmal kleiner geworden. Dabei war sie keine fünf Minuten untätig. Der Besprechungsraum für den Vorstandstermin war doppelt gebucht. Ein Gast hatte eine nicht kommunizierte Lebensmittelallergie. Die Präsentation kam mit 26 Seiten statt der vereinbarten zehn. Dann fiel ein Zug aus und der Fahrer stand am falschen Eingang. Mara hat telefoniert, umgebucht, gekürzt und dafür gesorgt, dass um 14 Uhr alle im richtigen Raum saßen. Nun ist Ruhe. Der Termin läuft und im Flur steht kein aufgeregter Kollege mehr. Eigentlich müsste Mara zufrieden sein. Stattdessen denkt sie: „Super. Den ganzen Tag gearbeitet und wieder nichts geschafft.“
Wenn die To-do-Liste zum falschen Maßstab wird
Welche Assistenz kennt diese Situation nicht? Sie haben Probleme gelöst, Fragen beantwortet und dafür gesorgt, dass andere weiterarbeiten konnten. Am Abend sehen Sie vor allem das, was liegen geblieben ist, und ziehen den naheliegenden Schluss: Ich war nicht fokussiert genug. Ich muss mich besser organisieren. Mara kennt die vermeintliche Lösung. Sie beginnt früher, blockt Fokuszeiten und schreibt ihre Top drei auf ein Post-it. Aber wie gut funktioniert „Ich fange morgen früher an“, wenn ab 8.15 Uhr die ersten ungeplanten Themen landen? Der Tag wird nicht planbarer. Er wird nur länger.
Kurz vor Feierabend kommt eine Kollegin vorbei und sagt: „Gut, dass du heute da warst. Ohne dich wäre das komplett eskaliert.“ Mara winkt ab. Für sie fühlt es sich nicht nach einer Leistung an. Eher danach, wieder einmal nicht geschafft zu haben, was sie sich vorgenommen hatte. Doch der Satz bleibt hängen. Wie kann es sein, dass alle anderen in ihr die Person sehen, die Struktur in das Chaos gebracht hat, während sie selbst nur eine unerledigte Liste sieht?
Das sichtbare Problem ist nicht das ganze Problem
Mara rekonstruiert den Tag. Neben 9.10 Uhr schreibt sie: Raumkonflikt gelöst. Neben 10.25 Uhr: Entscheidung zu den Präsentationsinhalten eingeholt. Neben 12.40 Uhr: Anreise neu koordiniert. Plötzlich steht dort nicht mehr „nichts geschafft“. Dort stehen zwölf Situationen, in denen sie Orientierung gegeben und Entscheidungen vorbereitet hat.
Der volle Tag war real, aber nur der Kontext. Mara sprang sofort ein und schloss jede Lücke selbst. Sie konnte hervorragend organisieren, nutzte diese Kompetenz aber fast ausschließlich im Hintergrund. Gleichzeitig dachte sie: „Wenn ich wirklich gut wäre, hätte ich meine Aufgaben trotzdem erledigt.“
In ihrem Rollenbild war gute Assistenz unsichtbar: Bemerkte niemand das Problem, hatte sie ihren Job gemacht. Genau hier verändert sich etwas. Mara braucht nicht als Erstes eine weitere Zeitmanagementmethode. Sie darf erkennen, wer sie an diesem Tag längst gewesen ist: die Strukturgeberin. Die Person, die aus 15 Einzelinformationen ein Bild macht, Konsequenzen sieht und dafür sorgt, dass andere handlungsfähig bleiben.
Die gleiche Situation – eine andere Rolle
Vier Wochen später steht der nächste wichtige Termin an. Um 9.05 Uhr erfährt Mara, dass zwei Gäste früher anreisen, die Sitzordnung geändert werden soll und ihr Vorgesetzter vor Beginn noch ein Briefing braucht. Der alte Reflex ist sofort da: nichts sagen, alles auffangen, irgendwie möglich machen. Diesmal öffnet Mara nicht einfach drei weitere Aufgaben.
Sie geht zu ihrem Vorgesetzten: „Ich kann die Sitzordnung anpassen und das Briefing vorbereiten. Dann brauche ich für die Gäste Unterstützung. Wen können wir dazunehmen?“
Zwei Minuten später ist eine Kollegin eingebunden. Mara aktualisiert die Sitzordnung und hat anschließend 30 konzentrierte Minuten für das Briefing.
Was hat sich verändert?
Von außen wirkt der Unterschied klein. Mara hat eine Rückfrage gestellt und eine Aufgabe abgegeben. Für sie ist es ein kompletter Rollenwechsel. Sie versucht nicht mehr, Struktur zu schaffen, indem sie selbst alles schluckt. Sie schafft Struktur, indem sie sichtbar macht, was gebraucht wird, und andere in die Lösung einbindet.
Am Abend liegen noch immer zwei Punkte auf ihrer To-do-Liste. Mara sieht sie. Aber sie sieht auch, was durch sie möglich wurde: Der Termin lief, die Gäste waren betreut, ihr Vorgesetzter vorbereitet. Dieses Mal denkt sie nicht: „Ich habe wieder nichts geschafft.“ Sie denkt: „Genau dafür bin ich da.“
Berufliche Entwicklung beginnt manchmal nicht damit, dass Sie mehr können oder Ihren Tag noch besser planen. Manchmal beginnt sie mit einer viel unbequemeren Frage: Betrachten Sie Ihre Arbeit eigentlich mit dem richtigen Maßstab?
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Autorin: ISABEL VON ZUR GATHEN, TRAINERIN FÜR STRATEGISCHE ASSISTENZ UND SELBSTMANAGEMENT
