E-Mail-Signatur nach DIN 5008 richtig aufsetzen

Die E-Mail-Kommunikation hat sich in den letzten Jahren zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel im geschäftlichen Alltag entwickelt. Umso wichtiger ist es, dass E-Mails nicht nur inhaltlich korrekt sind, sondern auch formalen Ansprüchen genügen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die E-Mail-Signatur nach der Norm DIN 5008. Die Norm legt fest, welche Bestandteile eine E-Mail-Signatur mindestens enthalten muss und welche Gestaltungsregeln zu beachten sind. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die E-Mail-Signatur nach DIN 5008, ihre Bedeutung und ihren Zweck sowie Tipps zur Umsetzung.

Grundlagen der E-Mail-Signatur nach DIN 5008

Grundlage der E-Mail-Signatur nach DIN 5008 sind die Anforderungen und Vorgaben der Norm. Diese legen fest, welche Bestandteile eine E-Mail-Signatur mindestens enthalten muss und welche Gestaltungsregeln zu beachten sind. So sollte die E-Mail-Signatur beispielsweise die Kontaktdaten des Absenders enthalten, um eine schnelle Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Die Norm schreibt außerdem vor, dass die E-Mail-Signatur in Schriftart und -größe an den restlichen Text angepasst sein muss und eine klare Trennung zum eigentlichen Text erkennbar sein sollte.

Die Bestandteile der E-Mail-Signatur nach DIN 5008 umfassen mindestens den Namen des Absenders, seine Funktion im Unternehmen sowie den Firmennamen und die Kontaktdaten. Optional können weitere Elemente wie ein Logo oder ein Disclaimer hinzugefügt werden. In jedem Fall sollte die E-Mail-Signatur übersichtlich und nicht zu überladen gestaltet sein, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

Die Signatur unter einer geschäftlichen E-Mail muss nämlich, wie viele meinen mögen, nicht nur den obligatorischen Gruß und den Namen des Verfassers enthalten, sondern auch verschiedene Elemente, die Informationen über das Unternehmen beinhalten. 

Diese Elemente sind gesetzlich vorgeschrieben. Dazu gehören unter anderem Angaben zur Firma und zum Ort der Niederlassung des Unternehmens. 

DIN 5008: Signaturen erleichtern Korrespondenz

Grundsätzlich helfen Signaturen, den Kontakt zwischen Verfasser und Empfänger des Schreibens zu erleichtern. Wer etwa eine Rückfrage hat, kann mit einem Blick auf die Signatur alle relevanten Kontaktdaten erfassen. 

Nachdem geschäftliche Korrespondenz mehr und mehr via Internet versendet und empfangen wird, hat der Gesetzgeber zum 1. Januar 2007 festgelegt, dass E-Mails, ebenso wie Papierbriefe und Faxe, schriftliche Kommunikation darstellen. Daher hat er entsprechende Vorschriften erlassen, in welcher Form die digitale Post zu übermitteln ist. 

Die Korrespondenz an Kollegen und Mitarbeiter jedoch stellt kein geschäftsbezogenes Schreiben dar. In diesem Fall sind keine Pflichtangaben wie der Firmenname nötig, auch dann nicht, wenn eine E-Mail-Korrespondenz zwischen verschiedenen Firmensitzen besteht. Hier reicht es manchmal auch, E-Mails in Form eines Nachrichtenformats zu verschicken. 

Beispiele für die korrekte Umsetzung der E-Mail-Signatur nach DIN 5008

Eine korrekt umgesetzte E-Mail-Signatur nach DIN 5008 trägt zur Professionalität und Seriosität der geschäftlichen Korrespondenz bei. Doch wie sieht eine solche Signatur in der Praxis aus? Hier finden Sie drei Beispiele für die Umsetzung der E-Mail-Signatur nach DIN 5008, angepasst an unterschiedliche Unternehmensgrößen und -formen.

Anwendungen der E-Mail-Signatur nach DIN 5008

Die E-Mail-Signatur nach DIN 5008 findet in verschiedenen Einsatzbereichen Anwendung. Insbesondere in der geschäftlichen Korrespondenz ist eine einheitliche und professionelle Signatur unverzichtbar. Doch auch bei Newslettern oder Marketing-E-Mails kann eine standardisierte Signatur einen seriösen Eindruck vermitteln und das Image des Unternehmens positiv beeinflussen. Eine einheitliche Signatur kann auch bei internen E-Mails sinnvoll sein, um die Identität des Absenders und die Zugehörigkeit zum Unternehmen zu verdeutlichen.

Eine einheitliche E-Mail-Signatur nach DIN 5008 bietet verschiedene Vorteile

Zum einen schafft sie einen professionellen Eindruck und vermittelt Seriosität und Kompetenz. Zum anderen erleichtert sie die Kontaktaufnahme und Kommunikation, da alle relevanten Informationen wie Kontaktdaten und Firmenname in einer einheitlichen Form angegeben sind. Eine standardisierte Signatur kann auch dabei helfen, das Image des Unternehmens zu stärken und einen hohen Wiedererkennungswert zu erzielen.

Um eine korrekte und vollständige E-Mail-Signatur zu gewährleisten, kann eine Checkliste hilfreich sein.

Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden:

• Name des Absenders
• Funktion im Unternehmen
• Firmenname und Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Website-Adresse (optional)
• Logo (optional)

Eine solche Checkliste kann sicherstellen, dass alle relevanten Informationen in der E-Mail-Signatur enthalten sind und dass diese den Anforderungen der Norm DIN 5008 entspricht.

Pflichtangaben für Gewerbetreibende

Die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur nach DIN 5008 gelten für alle Gewerbetreibenden, die eine geschäftliche E-Mail versenden. Darunter:

• Offene Handelsgesellschaften (OHG)
• Einzelunternehmer, die im Handelsregister eingetragen sind
• Kommanditgesellschaften
• Aktiengesellschaft
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung
• Genossenschaften

Private Company Limited by Shares: Diese Regeln gelten

Die Gesellschaftsform „Private Company Limited by Shares“ ist mittlerweile keine Seltenheit mehr, da viele Unternehmen ihren Hauptsitz im Ausland haben und eine Ltd. sind. 

Die Namen, die für die Firmenangaben in der Signatur bei den Pflichtangaben genannt werden müssen, unterscheiden sich je nach Unternehmensform. Bei einer Aktiengesellschaft gelten zum Beispiel andere Richtlinien als bei einer GmbH. 

Diese Personen müssen in einer Signatur genannt werden: 

• Bei einer Aktiengesellschaft (AG) müssen alle Mitglieder des Vorstands (auch der Vorstandsvorsitzende) sowie der Aufsichtsratsvorsitzende genannt werden. Beim Aufsichtsratsvorsitzenden ist wichtig, dass Sie an mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen denken. 
• Bei einer GmbH müssen alle Geschäftsführer und ebenso der Aufsichtsratsvorsitzende genannt werden. 
• Bei einer GmbH & Co KG und anderen Unternehmen ohne natürliche Personen als Gesellschafter müssen alle Angaben zur Gesellschaft gemacht werden, die persönlich haftet. 
• Bei einem Einzelunternehmen muss die Bezeichnung der natürlichen Person genannt werden wie zum Beispiel „eingetragene Kauffrau oder die entsprechende Abkürzung. 
• Bei einer Genossenschaft werden alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt. Ein eventueller Aufsichtsratsvorsitzender wird ebenfalls mit Familien und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen erwähnt. 
• Bei der offenen Handelsgesellschaft (OHG) reicht es, Firmenname, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft und Register- sowie Handelsregisternummer zu nennen, wenn ein Gesellschafter eine natürliche Person ist. Sind die Gesellschafter jedoch Unternehmen, werden diese genannt. 
• Bei einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG) wird wie bei der GmbH verfahren

Hinweise zur Erstellung und Umsetzung der E-Mail-Signatur nach DIN 5008

Bei der Erstellung und Umsetzung der E-Mail-Signatur nach DIN 5008 gibt es einige Hinweise zu beachten, um eine korrekte und professionelle Gestaltung zu gewährleisten. Hier sind zwei Unterabschnitte, die wichtige Tipps und Empfehlungen sowie häufige Fehler und Fallstricke bei der Umsetzung aufzeigen:

Tipps und Empfehlungen zur Gestaltung und Umsetzung:

Bei der Gestaltung der E-Mail-Signatur ist es wichtig, auf eine klare und übersichtliche Darstellung zu achten. Hier einige Tipps:

• Verwenden Sie eine einfache und leicht zu lesende Schriftart.
• Vermeiden Sie zu viele unterschiedliche Schriftgrößen und Farben.
• Verwenden Sie keine zu großen Grafiken oder Logos, um eine schnelle Ladezeit sicherzustellen.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Signatur auf allen Endgeräten gut lesbar ist.
• Prüfen Sie die korrekte Umsetzung der Pflichtangaben nach DIN 5008.

Fallstricke und häufige Fehler bei der Umsetzung

Bei der Umsetzung der E-Mail-Signatur können einige Fehler auftreten, die vermieden werden sollten. Hier einige Beispiele:

• Verwendung von zu vielen oder zu wenig Informationen in der E-Mail-Signatur.
• Fehlende oder falsche Pflichtangaben nach DIN 5008.
• Verwendung von zu großen Grafiken oder Logos, die zu lange Ladezeiten verursachen.
• Unklare oder unleserliche Schriftarten und Farben.
• Fehlende Anpassung an das Corporate Design des Unternehmens.

Daher ist es wichtig, bei der Erstellung und Umsetzung der E-Mail-Signatur nach DIN 5008 auf diese Tipps und Empfehlungen sowie auf mögliche Fallstricke und Fehler zu achten, um eine professionelle und korrekte Darstellung zu erreichen.

So erstellen Sie Ihre eigene Signatur mit Outlook

Zeitraubend und lästig: Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail verschicken, tippen Sie zum Ende der Nachricht immer wieder das Gleiche: Firmenname, Ihren Namen, Telefonnummer, …

Schritt für Schritt-Anleitung

1. Klicken Sie auf den Menübefehl „EXTRAS/Optionen“.
2. Wählen Sie danach das Register „E-Mail-Format“.
3. Klicken Sie auf den Button „Signaturauswahl“ im Bereich Signatur.
4. Es öffnet sich ein neues Fenster:
5. Klicken Sie danach auf den Button „Weiter“.
6. Geben Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ Ihren Text für Ihre Signatur ein.
7. Klicken Sie danach auf den Button „Weiter“.
8. Geben Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ Ihren Text für Ihre Signatur ein.
9. Klicken Sie anschließend auf den Button „Fertig stellen“.
10. Schließen Sie das Signatur-Auswahlfenster.

Wenn Sie mit mehreren Signaturen arbeiten möchten, wiederholen Sie die bisherigen Schritte. In dem folgenden Optionenfenster wird Ihnen angezeigt, dass Ihre neue Signatur jetzt als Standardsignatur unter jede ausgehende E-Mail gesetzt wird.

Fazit: Die Signatur in geschäftlichen E-Mails hat nicht nur gestalterischen Charakter

Vielmehr gibt es rechtliche Regelungen, an die Sie sich halten müssen, wenn Sie DIN-gerechte E-Mails im Namen eines Unternehmens versenden – und diese Regelungen sind tatsächlich bindend. Vergessen Sie nämlich die Signatur oder fehlen Pflichtangaben, können empfindliche Strafen auf Sie und Ihren Arbeitgeber zukommen. Die gute Nachricht: In der DIN 5008 sind einige wichtige Merkmale definiert, an die Sie sich beim Verfassen von Geschäftsmails halten sollten. Mit diesem Überblick fällt es Ihnen leicht, zukünftig eine korrekte Signatur für E-Mails zu erstellen. 

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.