Office Stars

Unsere Office Stars berichten von ihren erfolgreichsten Karrieretipps

Beruflicher Erfolg schreibt sich für jeden Menschen anders: Für den einen bedeutet Erfolg selbstbestimmtes Arbeiten oder Personalverantwortung für den anderen Wertschätzung durch Kolleg*innen oder den bzw. die Vorgesetzte. Andere wiederum empfinden sich als erfolgreich, weil sie besonders viele Zusatzqualifikationen haben oder für ein besonders renommiertes Unternehmen arbeiten.

Ihnen allen gemein ist die Leidenschaft fürs Organisieren, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, immer einen Schritt mehr zu gehen als nötig. Außergewöhnliche Frauen im Office-Management und deren Erfolgsrezepte, Interessen und Ansichten lernen Sie bei uns kennen.

„Assistenzen können sehr viel wagen“

Mit ihrer Selbstständigkeit als virtuelle Office-Managerin liegt die gelernte Bankkaufrau mit jahrelanger Assistenzerfahrung voll im Trend. Und sie zeigt: Wer die berufliche Freiheitclever organisiert und sich nicht unter Wert verkauft, begegnet ungeahnten Möglichkeiten.

Gut fünf Jahre ist es her, dass Melanie Habel ihre Festanstellung gegen die Selbstständigkeit eingetauscht hat: Im Juli dieses Jahres gab es ein halbrundes Jubiläum zu feiern. „Das ist so schnell gegangen“, staunt die virtuelle Assistentin, „und was in dieser Zeit alles passiert ist!“ Nach rund 20 Jahren im Bankensektor startete sie im Juli 2021 ihr eigenes Business als „virtuelle Assistentin und Referentin für Office-Themen & KI in der Assistenzwelt“. Sie sei weit gekommen, freut sie sich, „und ich hätte nicht gedacht, dass es so viel Spaß macht.

Mit klarer Struktur durch den Tag

Eine rundum positive Bilanz also, und das hat vor allem mit Melanie Habels Arbeitsweise zutun. „Mein Alltag ist sehr klar strukturiert, ich habe meine festen Abläufe.“ Morgens um Sieben geht es in der Regel los, mit einem Espresso und mit guter Laune – „ich starte immer mit Neugierde und Freude in meinen Arbeitstag. “Melanie Habel gibt auch Trainings für Office-Management, gute Organisation bleibe das A und O. „Ich verbinde analog und digital so, wie es für mich am effektivsten ist“, erzählt sie. Auf einem Block notiert sie beispielsweise ihren „Fokusplan“ für den Tag, „da muss ich gar nicht erst irgendwo hin klicken, sondern es reicht ein Blick, und ich bin orientiert. “Für die einzelnen Kundenmandate hat sie jeweils eigene Anwendungsbereiche im Computer, „da bin ich schnell im richtigen digitalen Aufgabenumfeld unterwegs, und nichts anderes stört meine Aufmerksamkeit für den jeweiligen Kunden.“

Auch die Mittagspause hat bei ihr einen festen Platz im Kalender, die steht von zwölf bis eins im Kalender. „Pausen gehören bei mir zur Struktur, das habe ich früher im Konzern auch schon so gemacht. Sie sind für mich ein wichtiger gesundheitlicher Faktor. “Die Jahre in der Finanzbranche waren gut und wichtig, erzählt sie, „ich bin dort von der Beratung in die Assistenz gewechselt, weil mir das mehr lag.“ Spätestens mit den Umbrüchen durch die Corona-Zeit wurde ihr klar, dass KI-Bots immer mehr Aufgabenübernehmen würden. „Da habe ich angefangen, mich intensiv mit der Zukunft des Berufsbildes zu beschäftigen. “Sie entdeckte die Option der virtuellen Assistenz und fand in der Beraterin und Trainerin Saskia Hagendorf eine hervorragende Sparring-Partnerin für ihre eigenen Zukunftspläne.

Einen Bestseller mit auf den Weg gebracht

Zuverlässigkeit und Professionalität, diese beiden Begriffe sind ein entscheidender Faktor ihres Erfolgs. Was noch dazu gehört, ist Mut, und auch davon hat Melanie Habel reichlich. Die Anfrage von Hiltrud D. Werner nach virtueller Assistenz bei ihren vielen verschiedenen Projekten war deshalb so etwas wie ein doppelter Treffer. Die Diplom-Ökonomin, geboren1966 in Thüringen, hat eine brillante Management-Karriere in der bundesdeutschen Autowirtschaft vorzuweisen. Von 2017 bis 2022 leitete sie beim Wolfsburger VW-Konzern als Vorstandsmitglied den Geschäftsbereich Integrität und Recht – als erste Frau und als erste Ostdeutsche im Vorstand. Ihre Erfahrungen in einem männerdominierten Konzernumfeld wollte sie in einem Buch weitergeben, der Titel „Mutig Karriere wagen“ erschien im Mai2025 im Campus Verlag. Ein Buch zu schreiben ist eine große Aufgabe, das war der Managerin bewusst, zumal sie sich einen straffen Zeitplan gesetzt hatte: „Ich wollte zehn Kapitel in zehn Monaten schreiben, danach noch zwei Monate für die Überarbeitung. Für mich war das also ein Projekt über ein ganzes Jahr. “Auf der Suche nach einer virtuellen Assistenz für ihre verschiedenen Projekte kam sie über einen Netzwerkkontakt mit Melanie Habel ins Gespräch, die beiden waren sich sofortsympathisch. Seitdem sind sie ein Team, das sich nicht nur beim Bücher schreiben bewährt. Hiltrud Werner erzählt: „Natürlich gab es Wochen, in denen ich hinter dem Plan lag. Melanie Habel hat mir sehr geholfen, immer wieder dorthin zurückzufinden – auch, indem ich dann eben mal zwei Kapitel relativ schnell hintereinander bearbeitet habe. Sie hat die nötigen Freiräume in meinem Kalender organisiert, und zwar so, dass mein Umfeld überhaupt nichts davon mitbekommen hat, dass ich gerade weniger Zeit habe, weil ich ein Buch schreibe. Das war eine extrem wertvolle Unterstützung. Und ich darf verraten: Sie war außerdem einemeiner ersten Leserinnen und hat mir sehr wertvolles Feedback gegeben.“

Weiblich, erfolgreich, teamfähig

Insgesamt sind es zur Zeit vier Auftraggeberinnen, die Melanie Habel mit ihrer Assistenzunterstützt. Dass es alles Frauen sind, findet sie angenehm, geplant hatte sie es nicht. „Ich schätze die unkomplizierte und harmonische Art der Zusammenarbeit sehr.“ Für Top-Managerin, Aufsichtsrätin und Buchautorin Hiltrud Werner, die sich nach wie vor für Frauen in der Arbeitswelt engagiert und auch Businesscoaching anbietet, ist die Zusammenarbeit mit Melanie Habel ein echter Mehrwert: „Sie hat meine Aufgaben so im Blick, als wären es ihre eigenen. Gleichzeitig bringt sie von sich aus Ideen ein, wie sich Abläufe effektiver und effizienter gestalten lassen. Und sie fängt Dinge auf, die ich aus dem Blick verloren habe und legt sie mir wieder auf den Tisch. Insofern ist sie für mich ein zweites gleichwertiges Augenpaar, das alles noch einmal aus einem anderen Blickwinkel betrachtet.“ „Vier Jahre sind wir mittlerweile miteinander unterwegs“, erzählt Melanie Habel, „und es kommen immer wieder neue spannende Projekte. Die Schwerpunkte in unserer Zusammenarbeit wechseln dementsprechend. Mal ist es eben ein Buch, und das zieht ja weitere Aufgaben nach sich, Lesungen beispielsweise, die zu organisieren sind.

Neue Aufträge werden genau geprüft

Das Pensum, das die virtuelle Assistentin insgesamt zu bewältigen hat, ist beachtlich, und es ist nicht immer einfach, die richtige Balance zu finden, erklärt sie. „Wenn ich weitere Anfragen bekomme, überlege ich sehr genau, ob ich der Anforderung gerecht werden kann, und ob das in meinen Alltag passt. Ich achte selbstverständlich auch darauf, meine Honorarwünsche umzusetzen, denn ich möchte gute Arbeit leisten können. Und das geht nur gegen entsprechende Bezahlung. “Sie hat gelernt, auch mal Nein zu sagen, und sie verkauft sich nicht unter Wert – für sie ein wichtiges Kriterium für eine erfolgreiche Selbstständigkeit. Sie weiß, was sie kann und was sie will, sie vertritt die eigene Position selbstbewusst und mit Mut – insofern spricht ihr das Buch von Auftraggeberin Hiltrud Werner aus der Seele. Die wiederum hat während ihrer langen Berufserfahrung im Konzernmanagement viele Assistenzkräfte kennen- und schätzen gelernt, und die Botschaft ihres Karriere-Ratgebers richtet sich deshalb auch an diese Berufsgruppe: „Was heute in der Assistenz an Kompetenz gebündelt wird, ist enorm. Die permanente Auseinandersetzung mit neuen digitalen Tools, das immer komplexere Zusammenspiel von Unternehmensauftritt, Social-Media-Präsenz und Terminlogistik – und dann trotzdem noch den Freiraum für einen privaten Friseurtermin ermöglichen. Das ist aus meiner Sicht überhaupt nicht mehr vergleichbar mit dem Bild der Sekretärin von früher. Heute sind es völlig andere Kompetenzen. Insofern könnten die meisten Assistenzen auch in ganz anderen Funktionen eine sehr gute Performance zeigen, ob in einer unterstützenden Rolle in einem Beratungsprojekt, in einer Anwaltskanzlei oder im Geschäft nebenan. Denn am Ende des Tages sind es diese organisatorischen Fähigkeiten und die Fähigkeit, das gesamte soziale Umfeld mit allen Stakeholdern gleichzeitig im Blick zu behalten. Und das wird in einer Zeit, in der KI Routinetätigkeiten übernimmt, immer wichtiger. Meine Antwort lautet also: Ja, Assistenzen können sehr viel wagen, und wenn dieses Wissen weitergegeben wird, vielleicht sogar in Vorlesungen an Universitäten an unsere zukünftigen Führungskräfte, dann wäre das nur hilfreich. “Melanie Habel hat gewagt – und sie hat sich selbst ein kompetentes Umfeld geschaffen, das sie fordert, das sie weiterbringt und ihr immer neue Ideen für die eigene berufliche Zukunft liefert. „Mut lohnt sich“, sagt sie, „und zwar in jeder Berufsgruppe. Ich habe genau meinen Weg gefunden.