Office Stars

Unsere Office Stars berichten von ihren erfolgreichsten Karrieretipps

Beruflicher Erfolg schreibt sich für jeden Menschen anders: Für den einen bedeutet Erfolg selbstbestimmtes Arbeiten oder Personalverantwortung für den anderen Wertschätzung durch Kolleg*innen oder den bzw. die Vorgesetzte. Andere wiederum empfinden sich als erfolgreich, weil sie besonders viele Zusatzqualifikationen haben oder für ein besonders renommiertes Unternehmen arbeiten.

Ihnen allen gemein ist die Leidenschaft fürs Organisieren, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, immer einen Schritt mehr zu gehen als nötig. Außergewöhnliche Frauen im Office-Management und deren Erfolgsrezepte, Interessen und Ansichten lernen Sie bei uns kennen.

Organisieren, was uns in die Zukunft trägt

Vor 15 Jahren begann die gebürtige Dithmarscherin an der Leuphana Universität Lüneburg als Sekretärin, heute ist sie dort für das Institutsmanagement im Forschungsbereich Nachhaltige Chemie tätig. Über das besondere Spannungsfeld von Wissenschaft und Verwaltung.

Eine Universität ist kein gewöhnlicher Arbeitsplatz. Zwischen Hörsälen, Laboren und Büros entstehen neue Erkenntnisse, internationale Kooperationen und die wissenschaftliche Elite von morgen. Wer hier im Institutsmanagement arbeitet, ist Teil dieses wissenschaftlichen Kosmos – und unterstützt umfassend mit Organisationstalent, dass Forschung, Lehre und Transfer reibungslos funktionieren.

Der wissenschaftliche Auftrag bringt Regeln und Richtlinien mit, die eine Karriere in diesem Umfeld maßgeblich formen. Das gilt auch für Assistenzpositionen wie die von Karen Kratschmer, die seit mehr als 15 Jahren an der Leuphana Universität Lüneburg arbeitet und über ihren Berufsalltag sagt: „Die Arbeit hier ist sehr abwechslungsreich und bereichernd, die Atmosphäre am Campus mit den Studierenden und Doktorierenden ist lebhaft und vielfältig.“

Andererseits habe man es mit alten und gewachsenen Strukturen der Verwaltung zu tun, die zumindest formell nicht immer Schritt halten mit der rasanten Entwicklung des Assistenzberufs. Das zeigt sich zum Beispiel an der Berufsbezeichnung „Sekretärin“, die nach außen hin oftmals noch Verwendung findet.

Ein ewiges Dilemma

Glücklich waren Karen Kratschmer und viele ihrer rund 80 Kolleginnen an den Instituten und zentralen Einrichtungen mit der überholten Bezeichnung schon lange nicht mehr. Und so wurde es eine der ersten Aufgaben des 2023 gegründeten Netzwerks, für einen zeitgemäßeren Titel einzutreten. „

Die negative Konnotation des Ausdrucks ‚Sekretärin‘ – Tippen, Kaffeekochen – sowie das alte Berufsbild aus den 50er-Jahren waren dafür ausschlaggebend“, erklärt sie, „die Aufgabeninhalte haben sich in den letzten Jahrzehnten stark geändert. Insbesondere an den Instituten sind die Kolleginnen und Kollegen als Schnittstelle zur zentralen Verwaltung für die vorausschauende und selbstständige Erledigung der vielfältigen administrativen Aufgaben für diverse Professuren und Teams zuständig. Sie managen somit die Aufgaben am Institut.“

Der Vorstoß des Netzwerks hat zumindest intern eine Umbenennung gebracht: Die neue Bezeichnung für Tätigkeiten wie die von Karen Kratschmer lautet nun „Institutsmanagement“. „Das bezeichnet unsere tatsächlichen Aufgaben genauer und hat uns zu mehr Sichtbarkeit verholfen“, freut sich die 57-Jährige. „Aktuell ist noch in Klärung, welche offizielle Bezeichnung wir nach außen führen werden, und rein vertraglich sind wir Beschäftigte im Verwaltungsdienst.“

Zuständig für drei Professuren

Für Karen Kratschmer passt der Begriff „Institutsmanagement“ recht gut, findet sie. „Von 2011 bis 2023 war ich allein für Professor Kümmerer tätig. Damals wurde das Institut neu aufgebaut. Ich habe die Strukturen von Anfang an mit aufgebaut und konnte ihn in vielen Bereichen intensiv unterstützen.“ Seit Juni 2023 ist sie für drei Personen tätig: Neben Prof. Dr. Dr. h.c. Dr. h.c. Klaus Kümmerer gehören nun noch Prof. Dr. Simone Abels und Prof. Dr. Dr. Vânia Zuin Zeidler zu ihrem Vorgesetzen- Team.

Das ist eine Umstellung, die ihr einiges an Organisationstalent abfordert: „Seitdem ich für mehrere Professuren und Teams zuständig bin, habe ich für jeden Bereich nur begrenzte Zeit verfügbar, auch wenn alle am gleichen Institut verortet sind. Die Anteile liegen bei 50 und zweimal 25 Prozent, sodass sich insbesondere für meine primäre Professur der Zeitumfang reduziert hat.“

Was bedeutet das für sie in der Praxis? „Heute muss ich viel mehr gleichzeitig im Blick haben, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben erledigt werden. Meine Tätigkeit ist herausfordernder geworden und verlangt ein hohes Maß an Zeitmanagement durch Priorisierungen, Kommunikationsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, interkulturelle Kompetenz, Sprachkompetenz, Empathie und Konfliktlösungen.“

Einstieg als Direktionsassistentin

Dass Karen Kratschmer diesen Aufgaben mit Souveränität begegnen kann, verdankt sie einer soliden Ausbildung und ihrer langjährigen Berufserfahrung. Das Abitur hatte sie mit den Leistungsfächern Englisch und Französisch absolviert, es sollte also unbedingt ein Beruf mit Sprachen werden, „aber Lehrerin erschien mir zu repetitiv, mir schwebte eine Tätigkeit in der Wirtschaft vor.“ Zur Zeit ihres Abschlusses war es durchaus üblich, statt eines Studiums eine schulische Ausbildung zu wählen, erzählt sie. Sie entschied sich für die damalige Hamburger Fremdsprachen- und Wirtschaftsschule (HFS), Teil der Euro Schulen Organisation (ESO), und absolvierte dort eine dreijährige Ausbildung zur Europa-Direktionsassistentin.

Ihr Berufseinstieg führte sie bald in die Chemiebranche, wo sie jeweils langjährig verantwortungsvolle Aufgaben auf Top- Level übernahm, 2005 absolvierte sie eine Weiterbildung zur Marketingreferentin an der Akademie Bad Harzburg. 2011 wechselte sie aus der Wirtschaft in die Wissenschaft, an die Universität Lüneburg.

„Zunächst habe ich in Teilzeit in 50 Prozent hier am Institut für Professor Kümmerer begonnen. Meine Kinder waren zu dem Zeitpunkt neun und elf Jahre alt. Der Weg zur Arbeit betrug von Tür zu Tür zehn Minuten, das hat es mir ermöglicht, alles unter einen Hut zu bekommen.“

Im April 2016 hatte Karen Kratschmer ihre damalige Stelle bei Prof. Kümmerer durch eine befristete 50-Prozent-Stelle im Dekanat der Fakultät Nachhaltigkeit aufgestockt, „ich hatte quasi zwei Stellen in verschiedenen Gebäuden und Büros.“

Typische Uni-Arbeitszeitmodelle

Doch die Aufgaben dort waren ihr zu formell und sie ergriff die Chance, in einem Projekt mitzuwirken, das zwar auch befristet, aber inhaltlich interessanter für sie war. Als sich ihr 2023 die Möglichkeit bot, am Institut als Sekretärin weitere 50 Prozent „entfristet“ anzunehmen, entschied sie sich für diese Option und ist seit Juni 2023 zu hundert Prozent am Institut für Nachhaltige Chemie tätig.

„Diese berufliche Entwicklung ist typisch an Universitäten“, erklärt sie, „viele Kolleginnen starten in Teilzeit und stocken mit weiteren Stellenanteilen auf. Das hat Vor- und Nachteile, denn wer eine Vollzeitstelle braucht, findet diese womöglich nicht gleich auf Anhieb.“

Innovation und Verwaltung

Dennoch, eine Universität beziehungsweise der Öffentliche Dienst bietet Stabilität und Sicherheit, das empfindet Karen Kratschmer als einen wesentlichen Vorteil in der gegenwärtigen wirtschaftlichen Lage. Das wissenschaftliche Klima schätzt sie ebenfalls sehr: „Die Universität bietet ein diverses Umfeld, geprägt von jungen Studierenden und internationalen Wissenschaftlern und Wissenschaftlerinnen.“

Viel Innovationskraft auf der einen Seite also, Verwaltungsdruck auf der anderen Seite – in diesem Spannungsfeld bewegt sich die Assistentin für Institutsmanagement. Mit eigenen internen Netzwerken begegnen die Verwaltungs- und Assistenzkräfte der besonderen Herausforderung, in diesem Spannungsfeld die eigenen Interessen zu vertreten und vom beruflichen Wandel zu profitieren.

Karen Kratschmer engagiert sich zudem in dem internationalen Assistenznetzwerk IMA, „dort habe ich regelmäßig die Möglichkeit, an spezifischen Weiterbildungen für meine Berufsgruppe teilzunehmen.“ Erst kürzlich war sie mit IMA für einen „International Training Day“ in Lyon, Frankreich, „ein bereicherndes Erlebnis“, schwärmt die Assistentin.

Netzwerke als Nährboden für das eigene berufliche Selbstverständnis, aber auch für die berufliche Weiterqualifikation, intern und extern, möchte sie nicht mehr missen. „In unserem Netzwerk der Office- und Institutsmanagerinnen und -manager schauen wir genau hin, wo es hakt in den zentralen Prozessen und unterstützen uns gegenseitig bei Problemlösungen. Wenn es sich dabei um generelle Probleme und Herausforderungen handelt, können wir unsere Ideen und Lösungswege an die zentrale Verwaltung geben und auf diese Weise bestenfalls sogar eine Prozessoptimierung herbeiführen. Unsere Expertise fließt in die Gestaltung zentraler Prozesse mit ein und unsere Sichtbarkeit ist besser geworden.“

Gemeinsam die Zukunft optimieren

Wer an einer Universität arbeitet, begegnet täglich Menschen, die an den Fragen von morgen forschen. Internationale Kontakte, wechselnde Projekte und ein hoher Grad an Eigenverantwortung prägen den Alltag. Auch für die Berufsgruppe der Assistenz ist das an Universitäten zur Selbstverständlichkeit geworden, die allerdings noch zu selten in entsprechende Entwicklungsmöglichkeiten mündet, findet Karen Kratschmer. „Es motiviert mich deshalb, unser Netzwerk voranzubringen und für uns an der Universität ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem wir uns aktiv für mehr Effizienz in den Arbeitsprozessen einbringen, unsere Sichtbarkeit und unser Gemeinschaftsgefühl erhöhen können.“