Office Stars

Unsere Office Stars berichten von ihren erfolgreichsten Karrieretipps

Beruflicher Erfolg schreibt sich für jeden Menschen anders: Für den einen bedeutet Erfolg selbstbestimmtes Arbeiten oder Personalverantwortung für den anderen Wertschätzung durch Kolleg*innen oder den bzw. die Vorgesetzte. Andere wiederum empfinden sich als erfolgreich, weil sie besonders viele Zusatzqualifikationen haben oder für ein besonders renommiertes Unternehmen arbeiten.

Ihnen allen gemein ist die Leidenschaft fürs Organisieren, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, immer einen Schritt mehr zu gehen als nötig. Außergewöhnliche Frauen im Office-Management und deren Erfolgsrezepte, Interessen und Ansichten lernen Sie bei uns kennen.

„Lernt voneinander“ – Role Model Isabell Ott

Seit 17 Jahren arbeitet die Assistentin bei der Schwarz Gruppe in Neckarsulm und hat dort ihren Beruf lieben gelernt. Heute gibt sie ihr berufliches Know-how gern weiter, zuletzt sogar in einem preisgekrönten Podcast – als Role Model, Kollegin und Netzwerkerin.

Vorbilder haben im Leben der Assistentin eine wichtige Rolle gespielt: Von anderen zu lernen hat die gelernte Kauffrau für Bürokommunikation früh als Chance erkannt. Als die damals 21-Jährige 2009 von ihrem Ausbildungsbetrieb mit weniger als zehn Mitarbeitenden zu dem Handelsriesen Schwarz Gruppe wechselte, als Sekretärin des Geschäftsführers Interne Revision, da war sie anfangs eher verunsichert. „In meinem kleinen Unternehmen kannte ich die Abläufe, es war klar, welche Rolle ich dort hatte. Nun war ich plötzlich die Neue, in einem sehr großen Unternehmen mit sehr vielen Menschen. Das war für mich eine große Umstellung.“

Andererseits erkannte sie schnell, wie viel mehr Möglichkeiten so ein Großunternehmen bietet, „und man war dort natürlich auch schon viel digitaler unterwegs.“ Als später eine Assistenzkollegin hinzukam, die ihr besonders sympathisch war, formte sich für Isabell Ott allmählich, was der Assistenzberuf für sie sein könnte: „Die Kollegin, Ende Zwanzig, war sehr klar in ihrer Kommunikation, sie war empathisch und sehr gut organisiert und strukturiert. Sie hat auch unter größtem Druck nie ihren Humor verloren, sie war immer mit Herz bei der Sache. Das fand ich so toll, dass ich gedacht habe, so will ich auch mal werden.“

Eine Kollegin als Vorbild

Die beiden arbeiteten außerordentlich gut zusammen. „Wir hatten irgendwann tatsächlich eine sehr ähnliche Arbeitsweise, und wenn wir uns gegenseitig im Urlaub vertreten haben, haben wir die Aufgaben genau so erledigt, wie es die andere auch gemacht hätte.“ Als die Kollegin schließlich in Elternzeit ging, übernahm Isabell Ott für eine gewisse Zeit vieles von ihrem Aufgabenbereich – eine ganz schöne Herausforderung damals, erinnert sie sich: „Ich war plötzlich für ein Team von 50 Kollegen verantwortlich.“

Natürlich hatte die Assistentin Respekt vor dieser Herausforderung, aber auch eine gute Portion Stolz, dass man ihr so eine Aufgabe zutraute. „Das hat mich motiviert und ehrgeizig gemacht. Ich habe mir eigene Methoden erarbeitet und diese immer wieder auf den Prüfstand gestellt, wenn es erforderlich war. Ich habe gelernt, zugleich strukturiert und flexibel zu sein und meine Arbeitsweisen immer wieder anzupassen an die jeweiligen Personen und Umstände.“

Nach der Elternzeit ein Neustart

Für Isabell Ott war das eine gute und erfolgreiche Zeit, sie hatte Verantwortung, sie machte ihre Sache gut. Aber es gab noch viele Einsatzmöglichkeiten mehr in dem großen Unternehmen – warum also nicht einmal etwas anderes probieren? 2017 wechselte Isabell Ott intern als Mitarbeiterin in den Finanzbetrieb. Knapp vier Jahre arbeitete sie dort, dann kam es zu einem neuen Wendepunkt – sie wurde zum ersten Mal Mutter. Es folgten zwei Jahre Elternzeit, danach kehrte sie halbtags in die Firma zurück. „Meine frühere Stelle gab es zwar so nicht mehr, aber man bot mir eine Position im Bereich Zahlungsverkehr an.“

Dort war anfangs vieles neu für sie, zumal in der Zwischenzeit die Corona-Pandemie für einen erheblichen Digitalisierungsschub gesorgt hatte – „ich habe mich aber in die neue Thematik reingefuchst.“ Anderthalb Jahre später kam das zweite Kind und eine weitere Elternzeit. Diese Auszeiten vom Job bringen durchaus Klarheit, findet Isabell Ott, „man erkennt einfach besser, was einem wirklich liegt und wohin man eigentlich möchte“. Für Isabell Ott war nach weiteren zwei Jahren Elternzeit klar: „Ich möchte wieder in die Assistenz zurück.“

Die Kombination macht das Glück

Dass das bei ihrem Arbeitgeber, der Schwarz Corporate Solutions, möglich war, gehöre zu den Vorzügen eines Großunternehmens, freut sich die Kauffrau für Bürokommunikation. Seit Dezember 2025 arbeitet Isabell Ott als Executive Assistant für die Vorständin des Bereichs Finanzen und Rechnungswesen. „Wir sind hier zu dritt, es gibt die Board Assistant und eine weitere Assistentin.“

Die 39-Jährige hat eine Teilzeitstelle mit einem Umfang von 20 Stunden pro Woche und fühlt sich damit sehr wohl: „Ich kann die Zeit flexibel zwischen Büro und Homeoffice gestalten, natürlich immer in Absprache mit den Kolleginnen.“ Mit zwei Kindern im Kindergartenalter ist eine Vollzeitstelle für sie aktuell noch nicht wieder denkbar, so aber könne sie beides gut kombinieren: „Ich mache meinen Job mit sehr viel Herzblut und liebe den Kontakt zu Menschen. Wir sind ein gutes Team und ich fühle mich wertgeschätzt.“

Die Rückkehr zur Assistenz war eine goldrichtige Entscheidung, sagt sie. „Es ist einfach genau der Beruf, den ich liebe, und ich kann hier so vieles von dem, was ich gelernt habe, einsetzen.“ Nach ihrer Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation hatte sie berufsbegleitend noch eine Ausbildung zum Wirtschaftsfachwirt und den Ausbilderschein absolviert – „ich wollte einfach eine größere Bandbreite abdecken.“

Neben dem klassischen Officemanagement – Termin- und Reiseplanung, Agenda-Management, Organigrammverwaltung, Unterstützung der Board Assistant – widmet sie sich besonders gern der Eventplanung, „ich organisiere einfach wahnsinnig gerne.“ Hier kann Isabell Ott jährlich mehrere Veranstaltungen in ihrem Bereich organisieren.

Und noch ein Job im Netzwerk

Organisation und Struktur, für die Assistentin sind das Bereiche, die sie als ihre besonderen Stärken erkannt hat. Sie setzt diese Stärken seit mittlerweile mehr als vier Jahren auch für das Netzwerk “ANiD” – Assistenznetzwerk in Deutschland ein, das in ihrer Laufbahn eine besondere Rolle gespielt hat, genauer in ihrer ersten Elternzeit. „Als ich im Dezember 2022 nach der Elternzeit wieder ins Unternehmen zurückkehrte, stand ich nach einer Umstellung vor der Herausforderung, mit Google Mail statt mit Microsoft zu arbeiten. Ich fragte im Netzwerk nach, ob mir jemand Tipps geben könnte. Daraus entstand ein wertvoller Austausch. Genau diese selbstverständliche Unterstützung macht den Unterschied.“

Mehrwert für die Assistenz

Mit ihrer Entscheidung, 2021 das Backoffice gemeinsam mit Bianca Huber und die Regionalgruppenleitung Heilbronn/Künzelsau zu übernehmen, ist sie nach wie vor glücklich: „Die Arbeit für das Netzwerk ist mir einfach wichtig. Ich bin zu hundert Prozent überzeugt von der Idee des ANiD. Die Mitgliedschaft ist ein so großer Mehrwert für die Assistenz, es gibt so viel kostenloses Wissen. Und ich schätze den guten Zusammenhalt im Team.“

Das Netzwerk hat bundesweit rund 3.900 Mitglieder, neben dem regen Online-Austausch gibt es auch regelmäßige Live-Treffen. Wenn es ihre Zeit erlaubt, ist Isabell Ott dabei, und auch die jährliche Assistants‘ World in Frankfurt ist für sie ein Muss. „Auch dort treffe ich immer wieder Kolleginnen und Kollegen, die ich vorher nur digital kannte. Ich finde solche Präsenztreffen wichtig, weil sie die gemeinsame Basis und die Identifikation mit dem Netzwerk und mit dem Beruf stärken.“

Voneinander lernen als Erfolgs-Credo

Ihre Liebe zum Assistenzberuf gibt die Assistentin an der Volkshochschule Öhringen weiter, dort hält sie immer wieder Vorträge über Methoden der Büroorganisation. „Mein Beruf ist einfach ungeheuer vielseitig und ich kann ihn jungen Menschen absolut empfehlen. Man sollte eine große Affinität zur Digitalisierung mitbringen und eine Bereitschaft zum lebenslangen Lernen. Wer empathisch, vertrauenswürdig und loyal ist, hat in diesem Beruf die Möglichkeit, vielseitige Aufgaben und auch Verantwortung zu übernehmen.“

Für die Zukunft des Assistenzberufs wünscht sie sich noch mehr Sichtbarkeit, daran arbeitet sie mittlerweile selber als Role Model mit. Zum Beispiel als Gast in Saskia Hagendorfs Podcast „FokusAssistenz“, der erst kürzlich als bestplatzierter deutschsprachiger Podcast auf einer internationalen Bestenliste ausgezeichnet wurde. „Vorbilder sind wichtig“, sagt Isabell Ott, „und deshalb möchte ich jede junge Assistenz dazu ermutigen, Fragen zu stellen. Fragt im Team, sprecht mit erfahrenen Assistentinnen, die ihr gut findet, deren Arbeitsweise euch gefällt. Von anderen zu lernen, das ist für mich die schönste Art, im Beruf weiterzukommen.“