Wo bleibt die Zeit? Entschleunigung in der Digitalisierung

Die Technik ändert sich und auch der Mensch. Die Digitalisierung verändert die Anforderungen und somit ändert sich auch das Zeitmanagement. Menschen passen sich den neuen Umständen an, schrauben Erwartungen an Neuerungen immer höher und fordern diese wiederum ein.

Gefragter denn je ist hierbei die Ingenieurpsychologie, denn sie entschlüsselt, wie Menschen, Prozesse und Technologien mit einer idealen Usability im Zeitalter der digitalen Transformation zusammenarbeiten. Diese Erkenntnisse sollten generell für den Umgang mit Zeit genutzt werden.
Smartwatches, Apps, soziale Netzwerke, Chatbots, Fog Computing … die neuen Technologien haben Flexibilität und eine höhere Geschwindigkeit für den Informationsaustausch geschaffen. Wir sind immer mehr vernetzt, eine App teilt uns mit, wann wir eine Pause einlegen, schlafen gehen und was wir wann essen sollen. Die neuen Technologien sammeln und verarbeiten Unmengen an Daten. Wir erhalten so ständig neue Informationen - nützliche oder nur unterhaltende -, egal ob wir diese verlangen oder nicht. Eine Herausforderung im Zeitmanagement ist mit dem Überangebot an Informationen zurechtzukommen.


Ein essentieller Punkt im Zeitmanagement ist, dass die digitale Transformation die Informationslage insbesondere in Unternehmen verschiebt und zwar von einer Bring- zu einer reinen Holschuld für alle Beteiligten. Das mehrmalige „Holen“ bzw. Abrufen der unterschiedlichen Medien braucht ebenfalls Zeit, denn die Informationen müssen gelesen und bewertet werden (wenn auch komprimiert).

Streben nach Belohnung

Die Bereitschaft zu ständiger Informiertheit erklären Psychologen durch das Belohnungsstreben. Durch die Forderung nach Aktualität wird der Moment, wenn alle Medien abgerufen und alle neuen Informationen aufgenommen sind, zum Zielzustand. Wenn dieses Ziel erreicht ist, stellt sich ein Gefühl der Zufriedenheit ein. Da sich ständig Neues ereignen könnte, ist dieses Gefühl der Zufriedenheit aber nur von kurzer Dauer und führt zur erneuten Überprüfung aller Medien, um das gleiche Ziel wieder zu erreichen. Ein Hamsterrad. Inhalte werden nur in Kürze wahrgenommen und nicht richtig oder tiefgründig genug verarbeitet. Jedoch, ist es überhaupt noch nötig?
Bestimmt nicht für alle Informationen. Viele Informationen, für die früher Gedächtnisleistungen nötig waren, werden heute „ergoogelt“ oder in einer Cloud abgelegt und können dort jederzeit überall abgerufen werden. Dieses Abladen von Informationen macht unser Gehirn frei für neue Informationen, z.B. für das Bearbeiten komplexerer Sachverhalte oder Kreativität. Technik verändert das Wahrnehmen und Verarbeiten von Informationen und somit auf die Zeitaufwendung dafür, das muss uns bewusst sein.


Die Zeit auf bestimmte Informationen bewusst zu achten ist vorbei. Auch die Zeit des Wiederholens ist Vergangenheit. Wer merkt sich noch Termine, Stadtpläne, Telefonnummern oder mathematische Formeln. Heute werden diese Informationen ebenfalls wahrgenommen, jedoch müssen diese nicht mehr memoriert werden, da sie schnell abrufbar bleiben. So schafft die Technik Zeit für andere Prozesse und nimmt damit direkt Einfluss auf unser „Zeitmanagement“.

Aufmerksamkeit und Ablenkung

Ein wichtiger Faktor des Zeitmanagements ist zudem die Aufmerksamkeit bzw. die Ablenkung. Denn die Vielzahl an Technologien wirkt eben auf unsere Aufmerksamkeit. Sich dauerhaft auf die Arbeit zu konzentrieren, fällt den meisten immer schwerer.


Unterschiedliche Medien signalisieren in Echtzeit, wenn sich etwas ereignet, da ist die Gefahr der Ablenkung sehr hoch. Die Aufmerksamkeitsspanne kann gleichzeitig nur maximal sieben Reize verarbeiten. Sobald mehr Reize zur Verfügung stehen, werden die weiteren Signale nicht mehr richtig verarbeitet. Die Folge ist ein Sinken der Qualitätsverarbeitung und gegebenenfalls auch der Arbeitsleistung. Grund ist eine Überforderung unserer Filterleistung.

Ordnung fördert die Aufmerksamkeit

Bei mehr als sieben Reizen kann das Gehirn nicht mehr ganz präzise filtern, was gerade relevant ist und was eben nicht. Deshalb muss die Aufmerksamkeit so gesteuert werden, dass generell nicht zu viele Reize in der Umgebung auf uns einwirken. Dazu gehört zum Beispiel auch ein aufgeräumter Schreibtisch, Desktop und Postfach oder ein vernünftiges Ablagesystem.

Einfach mal abschalten

Bei Aufgaben, die viel Aufmerksamkeit erfordern, ist es hilfreich alle Geräte, die Ablenkung schaffen könnten, auch mal abzuschalten: Das Smartphone und die Smartwatch auf lautlos stellen und umzudrehen, ggf. auch ohne Vibration oder E-Mail-Ladefunktion. Sinnvoll wäre es auch, alle nicht erforderlichen Programme auf dem PC abzuschalten, oder soziale Netzwerke eben nicht zu aktualisieren. Das erfordert gerade in den Anfangsphasen dieser ungewohnten Arbeitsweise viel Selbstdisziplin. Doch es zahlt sich aus, denn damit sind die Quellen für Ablenkungen nicht nur reduziert, sondern viel mehr bleibt die Aufmerksamkeit für die originäre Aufgabe vorhanden.


Eine Unterbrechung bzw. eine starke Ablenkung dauert durchschnittlich sechs bis neun Minuten, zusätzlich vergehen noch in etwa vier bis sechs Minuten, bis man sich wieder völlig in das Thema hineingedacht hat und die Aufgabe auf dem gleichen Niveau fortgeführt werden kann. Das können pro Ablenkung schnell mal 15 Minuten sein.

Feste Zeiten für E-Mails und Nachrichten

Deswegen sind fest eingeplante Zeiten, in denen Mitteilungen und E-Mails bearbeitet werden, produktiver und führen sogar zu einem höheren Befriedigungsniveau, als einzelne Nachrichten, die zwischen reingeschoben wurden. Es gilt also: Nicht jede neu eintreffende Mitteilung oder E-Mail kurz lesen, dann auf später verschieben und sich dadurch von der eigentlichen Aufgabe ablenken lassen, sondern die Bearbeitung der E-Mails am Stück zu erledigen. Dadurch reduzieren sich die Ablenkungen und die E-Mails werden nicht aufgeschoben.


Bei der blockweisen Bearbeitung ist das Ordnen der E-Mails nach Prioritäten sehr hilfreich (z.B. ABC-Ordner o.ä.m.). Als Faustregel gilt: Je mehr Signale, desto wichtiger eine bewusste Priorisierung. Oft werden vor den wichtigen Aufgaben die dringlichen erledigt, weil die Forderung nach Aktualität uns dies suggeriert. Meist sind die vermeintlich dringlichen Aufgaben aber unwichtig und können auch delegiert oder gar verschoben werden. Sie sollten sich in solchen Situationen folgende Frage stellen: „Welche Aufgabe würde ich erledigen, wenn ich nur noch Zeit für eine einzige Aufgabe hätte?“ Durch diese einfache Methode gelingt es, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden.


So hilfreich die Digitalisierung auch sein mag, jeder läuft bei der Vielzahl und den sich ständig beschleunigenden und wandelnden Möglichkeiten Gefahr, sich zu verzetteln und den Überblick zu verlieren. Für den richtigen Umgang mit den modernen Kommunikations-Technologien ist ein angepasstes Zeitmanagement mehr als hilfreich.

Beherzigen Sie deshalb immer folgende Punkte

  • Quellen für Ablenkungen minimieren, um so die Aufmerksamkeitsspanne nicht zu überfordern
  • Immer feste Zeiten einplanen
  • Richtig und vernünftig Priorisieren
  • Alles was nicht länger als zwei Minuten dauert, sofort erledigen
  • Zeitintensive oder anstrengende Aufgaben am Morgen erledigen, denn da ist die Leistungskurve am höchsten

Autoren

Dipl-Psych. Rüdiger Maas, M.Sc. und Dipl.-Wirt.-Ing. Hartwin Maas, MIB, sind Gründer der Maas Beratungsgesellschaft mbH in Augsburg und Berlin. Ihre Beraterschwerpunkte liegen neben Führung, Organisation und Prozesse im Potential Mensch und Maschine, sowie Coaching und Mediation für Mitarbeiter und Führungskräfte. Dabei vereinen die Berater Expertenwissen aus Wirtschaft und Psychologie mit langjähriger und internationaler Beratungserfahrung. Weitere Informationen finden Sie unter www.maasberatung.de



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