Mut zur Lücke

- Zeitmanagement und Präsentationstechnik -

Eine professionelle Eigendarstellung ist ein wichtiges Karriereinstrument. Egal ob Managementassistentin oder Büroleiter, werben in eigener und für die eigene Sache ist für den persönlichen Erfolg zwingend.

Doch eine gute Performance – wie Selbstreklame in vielen Großunternehmen genannt wird – erfordert Zeit, und die ist knapp. Rhetoriktrainer Peter Flume rät deshalb zum Mut zur Lücke. Zumindest, wenn es um Vorträge in Meetings geht.

Zeitmanagement
Statt immer dieselbe Zeit einzukalkulieren, um Powerpoint-Folien und Redeinhalte vorzubereiten, empfiehlt der Kommunikationsprofi die Bedeutung des jeweiligen Vortrags zu gewichten. Gerade bis zur mittleren Management-Ebene sei nicht jede Präsentation kriegsentscheidend. Im Gegenteil. Die meisten dienen dem reinen Informationsaustausch auf Kollegen- und Mitarbeiterebene. Wer hier unnötig viel Zeit investiert, schadet eher seinem Image: "Hat sie nichts anderes zu tun, als Folien zu verschönern?" lautet dann die interne Kritik.

Strategisch planen
Steht allerdings ein Abschlussvortrag bei einem Großkunden an oder will die Geschäftsleitung über ein für das Unternehmen strategisch wichtiges Projekt informiert werden, gilt es, die Präsentation perfekt auszuarbeiten. Denn diese Chancen sind doppelt wichtig, um für die eigene Karriere zu punkten.

Checkliste anlegen
Bevor man den Vortrag für die nächste Besprechung vorbereitet, hilft eine Checkliste mit sechs Punkten, um zu klären, wie viel Zeit man darauf verwendet. Auf einer Skala von eins (weniger wichtig) bis zehn (sehr wichtig) gewichtet der Redner:

• Wie wichtig ist der Vortrag, um persönliche Ziele zu erreichen?
• Wie wichtig ist der Vortrag, um geschäftliche Ziele zu erreichen?
• Wie wichtig sind die anwesenden Personen?
• Wie wichtig ist der Anlass im Vergleich zu den Aufgaben, die derzeit im Tagesgeschäft zu erledigen sind?
• Wie wichtig ist der Anlass im Vergleich zu privaten Verpflichtungen, die wegen der Vorbereitung leiden müssen?
• Wie wichtig ist es, bei dem Vortrag eine gute Figur zu machen?

Die Auswertung
Faustregel für die Auswertung: Ergibt sich ein Durchschnitt von unter vier, reicht es aus, sich auf die wesentlichen Aspekte und einen roten Faden zu konzentrieren. Ansonsten die Zeit besser für andere Projekte nutzen. Der Aufwand zur Vorbereitung sollte eineinhalb Stunden nicht überschreiten. Liegt der Durchschnitt zwischen vier und sieben ist mehr Arbeit nötig: Der Redner muss den Roten Faden sicher knüpfen können. Daher sind der Auswahl und Gestaltung der Inhalte und Folien mehr Zeit einzuräumen (zwischen drei und vier Stunden).

Ist der Durchschnitt größer als sieben, muss ein zusätzlicher Zeitpuffer geschaffen werden: Inhaltliche Vorbereitung und Übungsphasen, um den persönlichen Auftritt zu verbessern. Dinge wie Körpersprache, Gestik, Stimme und die sprachliche Gestaltung der Rede erfordern Trainingszeiten. Auf jeden Fall: Spätestens zwei Wochen vor der Präsentation mit der Vorbereitung starten. Jeden zweiten Tag mindestens ein bis zwei Stunden einkalkulieren. Und eventuell einen Profi hinzuziehen.
Gewonnen wird dieses Zeitbudget aus der Einsparung bei weniger wichtigen Vorträgen. Flumes Erfahrung zeigt, dass die Big Points maximal ein- bis zweimal im Jahr stattfinden, Routinemeetings jedoch alle 14 Tage.

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Autor(en): Michael Sudahl

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