Schriftarten: Tolle Typen
© Goss_Vitalij - AdobeStock. Microsoft Office bringt fertige Designs mit, die angepasst oder neu definiert werden dürfen.

Schriftarten: Tolle Typen

Manchmal darf es schöner sein: Um das Word-Dokument zum Hingucker herauszuputzen, auf Präsentationsfolien einen extravaganten Schriftzug zu verwenden oder in E-Mails die Firmenschrift zu nutzen. Besondere Schriftarten – und wie man sie optimal einsetzt.

Dokumente aufwändig formatieren, das hat oft einen konkreten Anlass, zum Beispiel ein Gratulationsschreiben. Doch auch im Korrespondenzalltag, in „normalen“ Business-Dokumenten also, wirkt Formatierung Wunder. Textformate sind nun einmal ideal, um lesefreundliche und kundenorientierte Schriftstücke zu kreieren. Besondere Schrift-Typen werden gebraucht: Für den Firmenslogan, oder für eine ins Auge springende Zeile im Angebot. In Microsoft Office sind manche Gestaltungsmöglichkeiten versteckt oder erschließen sich nicht von selbst.
 

So funktioniert Gestaltung in Microsoft Office

Die Office-Designs werden oft stiefmütterlich behandelt. Dabei setzen sie Standards zum Aussehen von Dokumenten und gelten ebenso für Folien oder Tabellenblätter. Microsoft Office bringt fertige Designs mit, die angepasst oder neu definiert werden dürfen. So kann man ein Design in Word erstellen und es später in einer Präsentation nutzen. Ein Design ist ein Paket aus mehreren Farbsätzen, Schriftarten und Effekten, die miteinander harmonieren. Alle Geschäftsdokumente und die Elemente werden darin durchgängig formatiert, ohne dass Sie viel tun müssen.

In Word finden Sie die Designs unter Entwurf, Dokumentformatierung, Designs. Öffnen Sie Dokument mit Überschriften oder erstellen Sie ein Probeschreiben. Wählen Sie ein anderes Design als das momentan verwendete und wechseln eventuell zusätzlich rechts daneben die Formatvorlagen. Ihr Dokument sieht nun anders aus. Die Überschriftenfarbe, die Schriftart oder -größe variieren. Alle vorhandenen Designs lassen sich individuell anpassen, das gilt für Farbe, Schrift, Schattierung oder Rahmen. Drücken Sie zum Schluss auf die Schaltfläche Als Standard festlegen. Der bestimmt nun das Aussehen aller künftigen Dokumente.

Wollen Sie ein eigenes Design erzeugen, klicken Sie auf den Auswahlpfeil unter Designs und hier auf Aktuelles Design speichern. Es taucht als Benutzer-Design in der Auswahlliste auf und ist genauso in Excel oder PowerPoint vorhanden. In Firmen wird das Standarddesign für alle Firmenmitarbeiter vom Administrator in Office erzeugt und verwaltet. Oft werden auch lediglich Vorlagen – Muster-Dateien mit der Endung dotx – als Basis für neue Dokumente bereitgestellt. Sie sparen Handarbeit, denn die fertigen Dateien enthalten neben den Gestaltungsmerkmalen häufig bereits Text, etwa den Briefkopf.

Vor Pannen ist man auch dabei nicht gefeit. Es kann passieren, dass die Standardschriftart in einer Vorlage ungewollt verändert wird – und zwar nicht nur für das aktuelle Dokument, sondern für alle. Das setzen Sie ruck-zuck zurück:

  • Klicken Sie auf dem Register Start den Programmstarter-Pfeil in der Gruppe Schriftart links unten an.
  • Der Dialog Schriftart öffnet sich.
  • Stellen Sie die Schriftart, -größe und Attribute ein, die Sie benötigen.
  • Klicken Sie unten auf Als Standard festlegen.
  • Wählen Sie für den Geltungsbereich Alle Dokumente auf Basis der Dokumentvorlage.dotx aus und drücken Sie OK
     

Titel, die auffallen

Zwischenüberschriften machen es dem Leser leichter. Optimal gestaltet sind sie, wenn sie sich gut vom restlichen Text abheben. Überschriften-Formate sind ein effizientes Werkzeug und werden von Word mitgebracht. Man weist sie zu, indem man den Cursor in den Absatz setzt und ALT+1 bzw. 2 oder 3 drückt. Die entsprechende Formatvorlage wird zugewiesen.

Nehmen wir an, Sie möchten die Überschrift 2 wirkungsvoller gestalten. Zum Beispiel sollen eine besondere Schriftart, -größe und eine Absatzschattierung zugewiesen werden. Das erledigen Sie nur einmal und binden die Änderung in die Formatvorlage ein. Vorteil: Alle Überschriften der Ebene 2 passen sich an.

  • Im ersten Schritt weisen Sie einer vorhandenen Überschrift der Ebene 2 ganz wie gewohnt die gewünschten Formatierungen zu. Der Cursor bleibt in der Überschrift.
  • Öffnen Sie den Formatvorlagen-Katalog unter Start, Formatvorlagen. Drücken Sie auf den nach unten weisenden Winkel. Die aktuell verwendete Überschrift ist umrahmt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Rahmen.
  • Ein Kontextmenü klappt auf. Wählen Sie den ersten Befehl: Überschrift 2 aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen.


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