Generelle Reiseorganisation
Lange Wartezeiten, schlechte Unterkünfte, fehlende Ruhezeiten: Die Stressquellen während der Dienstreise sind vielfältig. Der Grund für eine stressige Dienstreise ist aber meist eine mangelnde Planung im Vorfeld. Aus diesem Grund sollte die Zeit für eine sorgfältige und frühzeitige Organisation investiert werden, um Stressfaktoren minimieren. Dabei sollte beispielsweise darauf geachtet werden, eine bequeme Unterkunft zu finden; schließlich ist eine erholsame Nacht wichtig, um die Energiereserven wieder aufzutanken. Bei der Wahl der Unterkunft lohnt es sich auch, auf eine gute Lage zu achten. Ist die Unterkunft entweder in der Nähe des Flughafens bzw. des Bahnhofs oder befindet sie sich in der Nähe der geschäftlichen Termine, können nervenaufreibende und langwierige Fahrten durch die Stadt umgangen werden. Sollte sich eine Fahrt dennoch nicht vermeiden lassen, sollten die Termine im besten Fall zusammengelegt und so vereinbart werden, dass nicht während den Stoßzeiten gereist werden muss.
Reisekosten im Blick behalten
Bei einer Dienstreise kommt es in jedem Fall zu Ausgaben für die Verpflegung, die Nächtigung, den Transport oder zu sonstigen Reisekosten. In vielen Fällen müssen Dienstreisende diese Kosten aus eigener Tasche vorstrecken und bekommen sie anschließend über eine Spesenabrechnung zurückerstattet. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern kostet auch Nerven. Firmenkarten von Moss gestalten diesen Prozess einfacher und flexibler. Die ganzheitliche Ausgabenlösung erlaubt es, unbegrenzt viele physische und virtuelle Kreditkarten zu erstellen. Dadurch kann jede Karte mit einem dezidierten Zweck und bestimmten Limit versehen werden. So kann beispielsweise für die nächste Dienstreise ganz einfach eine eigene Karte erstellt werden. Die Dienstreisenden können dann alle anfallenden Ausgaben wie für die Verpflegung, Übernachtung oder den Transport mit der Kreditkarte bezahlen. Durch die weltweite Akzeptanz steht auch bei Dienstreisen ins Ausland einer problemlosen Bezahlung nichts im Weg. Die Transaktionen werden dann zentral in einer Plattform gesammelt und können für die steuerliche Geltendmachung ganz einfach hergeholt werden.
Wichtige Dokumente organisieren
Die Einreisebestimmungen in Ländern außerhalb der Europäischen Union können ganz unterschiedlich ausfallen. Nicht selten werden zahlreiche Dokumente benötigt, die bereits im Vorfeld beantragt werden müssen. Dienstreisende müssen hier meist noch mehr beachten als Touristen. Denn abhängig vom Zielland müssen neben den Einreisedokumenten auch oft Arbeitsbewilligungen beantragt werden. Hierbei handelt es sich meist um ein spezielles Arbeitsvisum, für das die genauen Absichten der Geschäftsreise dargelegt werden müssen. Die Dokumente sollten dabei frühzeitig und nur bei offiziellen Behörden beantragt werden.
Arbeitsvisum
Der deutsche Reisepass gehört zu einem der stärksten Reisepässe weltweit. Über 177 Staaten können ohne Visum besucht werden. Dies gilt allerdings nur für touristische Aufenthalte – wenn es um die Arbeitsberechtigung geht, gibt es oft strikte Sonderregelungen. Unterschieden wird dabei zwischen einer Geschäftsreise und einem Arbeitsaufenthalt. Insbesondere Arbeitsaufenthalte sind nahezu immer visumpflicht. Ob ein Meeting, eine Vertragsunterzeichnung oder der Besuch einer Messe aber als Arbeitsaufenthalt oder eine Geschäftsreise gilt, ist von Land zu Land unterschiedlich. Die jeweiligen Einreisebestimmungen und erforderlichen Dokumente sollten stets zeitnah über das Auswärtige Amt in Erfahrung gebracht werden. Denn die Visumausstellung kann oft mehrere Wochen in Anspruch nehmen und es sollte genügend Zeit für Rückfragen oder die Nachreichung erforderlicher Dokumente einkalkuliert werden.
A1-Bescheinigung
Obwohl private und geschäftliche Reisen innerhalb der Europäischen Union einfacher denn je sind, gibt es bei Dienstreisen dennoch Vorschriften, die beachtet werden müssen – allen voran die A1-Bescheinigung. Bei der A1-Bescheinigung handelt es sich um ein Dokument, womit Dienstreisende nachweisen können, dass sie dem Sozialversicherungssystem im Heimatland unterliegen. Grundsätzlich müssen nämlich in jenem Land Sozialversicherungsabgaben getätigt werden, in welchem die Erwerbstätigkeit besteht. Mit der A1-Bescheinigung laufen Dienstreisende nicht Gefahr, doppelt besteuert zu werden. Das Dokument muss dabei bei jeglicher Auswärtstätigkeit innerhalb der EU mitgeführt werden – egal, ob es sich um eine Reise von wenigen Stunden oder mehreren Tagen handelt.
Erfahren Sie in diesem Video wie Sie mit Moss einen schnellen Überblick über alle Ausgaben im Unternehmen haben!
Fazit
Unterkunft, Transport, Verpflegung: Dienstreisen erfordern einiges an Vorarbeit und Planung. Damit die Dienstreise nicht zum Stressfaktor und zur Zerreißprobe wird, empfiehlt es sich, alle Reisedokumente frühzeitig zu beantragen und genügend Zeit für die Suche nach optimalen Übernachtungs- und Transportmöglichkeiten zu investieren. Neben der generellen Reiseplanung und der vorzeitigen Beschaffung aller wichtigen Dokumente, ist die Einführung von physischen oder virtuellen Firmenkreditkarten ein essenzieller Bestandteil für eine erfolgreiche Dienstreise ins Ausland.
