Reisen in Ausnahme-Zeiten
Die Planung und Buchung von Dienstreisen ist durch die Pandemie weitaus aufwändiger als vorher.

Reisen in Ausnahme-Zeiten

Auch wenn viele Länder ihre Grenzen wieder geöffnet haben, bedeutet das noch nicht Business as usual. Worauf müssen sich Unternehmen einstellen, wenn sie Mitarbeiter derzeit auf Geschäftsreise schicken? working@office hat sich umgehört und gibt Tipps für alle, die im Travel-Management zu tun haben.

Manche Firmen lassen schon wieder reisen, andere zögern noch. Der Nachholbedarf ist jedenfalls groß. Das zeigen Umfragen des Geschäftsreiseverbands VDR e. V. unter seinen Mitgliedern. Während 2019 190 Millionen Business-Trips gezählt wurden, fanden 2020 drei bis vier Monate lang wegen der Corona-Pandemie nur absolut unverzichtbare Dienstreisen statt. Flüge und Kundengespräche wurden durch Telkos und Video-Calls ersetzt.

Laut einem Whitepaper des Verbands Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR) bleiben „… Geschäftsreisen für eine der größten Volkswirtschaften weltweit und eine starke Exportnation ein notwendiges Erfolgsinstrument. Ein sicheres und schnelles Hochfahren der Geschäftsreisetätigkeit ist eine wichtige Voraussetzung für eine positive Wirtschaftsentwicklung“. Entsprechend fordert der Verband von der Bundesregierung Planungssicherheit für Unternehmen und Dienstleister.

FÜRSORGEPFLICHT DER UNTERNEHMEN

Ein Wust aus unterschiedlichen Regelungen und Restriktionen sorgt vielerorts für Verwirrung. Regeln und Vorschriften können sich außerdem täglich ändern, sobald in einem Land die Neuinfektionsrate über einen gewissen Schwellenwert ansteigt. „Es ist nicht auszuschließen, dass Grenzen akut dicht gemacht werden und Ihre Kollegen im Ausland festsitzen. Reiseverantwortliche sollten sich am besten schon im Vorfeld überlegen, wie sie die Kollegen dann nach Hause holen“, rät Inge Pirner, Vizepräsidentin des VDR. „Selbst wenn fast alle europäischen Länder die Grenzen wieder untereinander geöffnet haben, wird ‚einfach so‘ auf Geschäftsreise zu gehen, wie es vor Corona üblich war, nicht mehr möglich sein. Das gebietet schon die gesetzliche Fürsorgepflicht der Unternehmen gegenüber ihren Beschäftigten.“

Oliver Hirt von Litehouse Consulting ist Spezialist für Travel Risk Management. Der ehemalige Vertriebsleiter Zentraleuropa von International SOS befürchtet, dass es durch die Lockerungen der Reisebestimmungen zu einer Art Dammbruch kommen könnte: „Für viele wird die Öffnung der Grenzen in Europa ein Freibrief sein, ihre Leute auch auf andere Kontinente zu schicken, obwohl dafür die Reisewarnungen noch bis Ende August gelten. Da sind leider manche Unternehmen noch zu sorglos.“ 

ERHEBLICHER MEHRAUFWAND

Doch auch ohne den worst case kommt auf Reiseorganisatoren jede Menge Arbeit zu. Oliver Hirt, dessen Unternehmen für Kunden wie Haribo und Stihl individuelle Gefährdungsanalysen erstellt, hat den Überblick, wie viel Arbeit aktuell für Planung und Buchung von Dienstreisen anfällt: „Der Aufwand hat sich vervier- bis verfünffacht, je nachdem, um welche Destination es sich handelt.“ Das reicht vom Besorgen zusätzlicher Dokumente, über Abfragen beim Mitarbeiter (Landes- und Sprachkenntnisse, Vorerkrankungen, Medikamentenbedarf ...) bis zur Recherche aktueller Reiserestriktionen, der erforderlichen Gefährdungsanalyse sowie der Transport- wie Unterbringungsmöglichkeiten, die noch nicht wieder in gewohntem Ausmaß vorhanden sind.

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