UNTERWEGS Reiserichtlinien
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UNTERWEGS Reiserichtlinien

WEGWEISER Die Pandemie-Maßnahmen haben den Aufwand für die Planung und die Realisierung von Geschäftsreisen drastisch erhöht. Doch gewisse Reisen sind je nach Branche weiterhin nötig, und insgesamt wird die Reisetätigkeit wieder anziehen, wenn die Situation sich normalisiert. Allerdings werden Risikoabschätzung und einzelne Maßnahmen wohl bleiben: welche, das verrät eine Geschäftsreise-Expertin.

Reisen, die aufgrund der Gefahrenlage zurzeit nicht stattfinden, werden wohl nicht zu 100 Prozent auch in Zukunft ersatzlos entfallen. Eine aktuelle Befragung der GBTA in sieben europäischen Ländern ergab, dass rund 50 Prozent der Unternehmen davon ausgehen, dass Geschäftsreisen dringend notwendig sind und wieder stattfinden werden, sobald es einfacher möglich ist. Laut der fortlaufenden Corona-Befragung des VDR erwarten 60 Prozent der Befragten eine dauerhafte Reisereduzierung um bis zu 30 Prozent. Weitere 30 Prozent erwarten eine Reduzierung von bis zu einem Zehntel.

Wie wird sich die Anzahl der Geschäftsreisen Ihres Unternehmens im Vergleich zur Situation vor der Corona-Pandemie zukünftig verändern? (Stand 6. April 2021)

Die Zahl der Geschäftsreisen wird auf das Niveau von vor der Pandemie zurückkehren3,0 %
Die Zahl der Geschäftsreisen wird um bis zu 10 Prozent abnehmen28,8 %
Die Zahl der Geschäftsreisen wird um bis zu 30 Prozent abnehmen60,6 %
Die Zahl der Geschäftsreisen wird um bis zu 50 Prozent abnehmen7,6 %

(Quelle: https://www.vdr-service.de/corona/ergebnisse-der-vdr-barometerumfrage-zum-coronaviruscovid-19-corporates-2021)

Welche Änderungen sind bei Geschäftsreisen zu erkennen?

Wichtig ist die Differenzierung in Regelungen, die nur während der Pandemie greifen sollen und solchen, die auch nach der erhofften Herdenimmunität beibehalten werden sollen. Für zeitlich befristete Regelungen ist eine Corona-Sonderrichtlinie das passende Mittel.

Reiseantrag und Genehmigung

Mögliche Gefahren und Risiken sind von Reisenden abzuwenden. Dies gilt während der Pandemie für alle Reisen und danach wieder für Reisen in bestimmte Risikogebiete. Empfehlenswert ist ein digitaler Prozess, sodass die zuständigen Fachbereiche für alle entsprechenden Reisen die notwendigen Maßnahmen einleiten können. Eine Genehmigung ist dafür nicht zwangsweise notwendig, es bleibt abzuwägen, was mit Genehmigungen erreicht werden soll, um unnötige Bürokratie zu vermeiden. Neben den Informationen zum Reiseziel ist es wichtig, gerade jetzt mögliche Zusatzrisiken durch Umsteigeverbindungen zu berücksichtigen.

Verkehrsmittel: Pkw oder doch Zug oder Flugzeug?

Der GBTA-Befragung zufolge hat die Hälfte der befragten Travel Manager die Richtlinien für Verkehrsmittel überarbeitet.

Die Pandemie hat der Umwelt gut getan, doch im Geschäftsreisebereich zeichnet sich ein unschöner Trend ab. Bedingt durch die Angst vor Ansteckung reisen über 75% der Geschäftsreisenden verstärkt mit dem Pkw. Poolfahrzeuge haben eine geringere Auslastung, da sie nach jeder Nutzung umfänglich desinfiziert werden.

Der Pkw kann bei einer Besetzung mit mindestens zwei Personen je nach Fahrzeugtyp aus Kosten- und teils auch aus Umweltgründen sinnvoll sein. Grundsätzlich sollte der Trend zum Auto aus Umwelt- und Kostengründen nach Corona nicht fortgesetzt werden. Auch mit Blick auf die Ruhezeiten im Zug vor und nach Geschäftsterminen ist dem Zug zeitnah wieder der Vorzug zu geben. Daher gehört die Freigabe oder sogar Anweisung zur Nutzung des Pkw in eine „Corona-Sonderrichtlinie“, um unnötige Rückfragen durch verunsicherte Reisende zu vermeiden. Regelungen zu Fahrgemeinschaften sind spätestens nach Corona wieder eine sinnvolle Vorgabe, denn sie sind eine Möglichkeit, das Risiko von zu langen Lenkzeiten mit der Entlastung der Umwelt und dem Einsparen von Kosten zu verbinden (aktuell natürlich unter Beachtung der Hygienemaßnahmen).

Flugreisen in Zeiten von Corona

Für innerdeutsche Flüge sollte nach Corona möglichst dauerhaft auf die Bahn umgestiegen werden.

Bei Umsteigeverbindungen muss für jeden Stopp eine eigene Corona-Risikobewertung erfolgen. Das führt aktuell, trotz damit verbundener Mehrkosten, zum Verzicht von unnötigen Umsteigeverbindungen. Durch die hohen Kosteneinsparungen aufgrund stark reduzierter Reisevolumen fallen Entscheidungen für Direktflüge aktuell nicht stark ins Gewicht. Nach einem Restart wird sich das rasch ändern. Daher ist zu entscheiden, wie lange Unternehmen solche Ausnahmeregelungen beibehalten wollen.

Eine Anpassung der Reiseklasse, um durch größeren Abstand eine Reduzierung der Ansteckung zu erzielen, hat sich bisher nicht durchgesetzt. Einige Airlines lassen den Mittelplatz frei oder haben Plexiglastrennungen eingeführt. Es gilt, Reisende zu informieren, welchen Entscheidungsspielraum sie während Corona haben, und zu klären, an welchen Kriterien das Unternehmen die Rückkehr zu vorherigen Regelungen festmachen wird.

Verkehrsmittel am Reiseziel

Immer mehr Reisende nutzen die sogenannte Mikromobilität, also Fahrräder, eBikes und E-Roller zur Miete, statt sich in Busse, Bahnen oder Taxen zu setzen. Die Branche gehört zu den Corona-Gewinnern. Soweit es das Wetter und das Gepäck zulassen, nimmt das Interesse an dieser Mobilitätsform zu und sollte dauerhaft in Richtlinien integriert werden. Laut der GBTA-Umfrage sagen zwischen 31 bis 57 Prozent (je nach Land unterschiedlich) der Reisenden, dass sie ein Interesse an der Nutzung dieser Mobilitätsmöglichkeit haben. Aktuell untersagen viele Unternehmen die Nutzung aufgrund von Sicherheitsbedenken. Aus Kosten- und Umweltgründen kann es Vorteile mit sich bringen, die Mikromobilität freizugeben. Dabei ist gezielt auf die Einhaltung von Sicherheitsvorkehrungen (Tragen von Helmen etc.) hinzuweisen. Bei Firmenverträgen ist sicherzustellen, dass die Fahrer während der Nutzung versichert sind, alternativ sind die firmeninternen Versicherungen für Geschäftsreisen sinnvollerweise anzupassen. Die Einbindung von Mobilitäts-Apps wie DB Navigator, FreeNow, Moovit, ReachNow, RideAlly für die Multimodale Mobilität kann ein positiver nachhaltiger Effekt dieser Zeit sein.

Unterkunft

Eine Unterkunft zu finden, ist während Corona erschwert. Viele Hotels und Unterkünfte sind geschlossen. Diese Situation macht die Einhaltung von vorgegebenen Preisgrenzen teilweise schwer bis unmöglich. Dies gilt es für die Reiseziele des Unternehmens zu prüfen und – wenn die Anzahl der Rückfragen zu hoch wird – eine zeitlich befristete Anpassung der Preisgrenzen vorzunehmen.

Sofern die Unterkünfte die Einnahme des Frühstücks im Hotelzimmer ermöglichen, sollten Unternehmen die dafür anfallenden Mehrkosten übergangsweise tragen.

Eine weitere Maßnahme kann die Freigabe der Nutzung von (Serviced-)Appartements sein. Denn einige Reisende  halten sich in der aktuellen Zeit gern in „geschützten“ Räumen auf und nutzen die umfassenden Services in Hotels, wie die tägliche Zimmerreinigung gar nicht.

Reisebuchung und Lokalisierung von Reisenden

Noch nie war es so wichtig, Informationen zu geplanten und aktuellen Reisen zentral abrufbar zu haben. Nur wenn diese Daten vorliegen, kann im Falle einer geänderten Pandemie-Situation oder anderer Krisensituationen reagiert werden. Die Lokalisierung der Reisenden muss bekanntgegeben und mit Betriebsrat und Datenschutz abgestimmt sein, doch ist sie im Moment unabdingbar und wird es wohl auch bleiben. Daher ist es sinnvoll, dies dauerhaft in einer Reiserichtlinie zu verankern.

Was passiert, wenn man vor Ort erkrankt oder in Quarantäne muss?

Nicht wenigen Geschäftsreisenden passiert das im Moment, geplant oder auch unverhofft. Sie werden direkt nach der Einreise von Beamten in ein Quarantäne-Hotel gebracht und dürfen diese Unterkunft für mehrere Tage oder Wochen nicht verlassen. Qualität und Ausstattung der Unterkunft sind sehr unterschiedlich. Wichtig ist ein Arbeitsplatz und die Möglichkeit, mit der Firma und der Familie Kontakt halten zu können. Eine zentrale Stelle als Ansprechpartner für Reisende, auch außerhalb der deutschen Arbeitszeiten, ist festzulegen und Kontaktdaten sind bekanntzugeben.

Weitere Anpassungen können je nach Reisezielen und Reiseverläufen in Unternehmen notwendig werden.

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