Reisekosten, Dienstreise, Business-Trip, Steuern
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Der nächste Business-Trip kommt bestimmt

Zum 25.11.2020 hat das Bundesministerium der Finanzen eine überarbeitete Version des Dokuments „Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern“ herausgebracht. Wichtige Aspekte und Tipps rund um die Reisekostenabrechnung.

Verpflegungsmehraufwendungen und Abzüge bei Inlandsreisen

Bereits seit dem 1.1.2020 gelten im Inland erhöhte Verpflegungsmehraufwendungen. Dabei werden für eintägige Reisen mit einer Dauer von mehr als 8 Stunden und bei mehrtägigen Reisen für den An- und Rückreisetag ohne Berücksichtigung der Abwesenheitszeiten von 14 Euro steuerfrei anerkannt. Für sogenannte Zwischentage, also die Tage, an denen ein Reisender 24 Stunden unterwegs ist, ohne seine Wohnung oder den Arbeitsplatz aufzusuchen, sind 28 Euro ansetzbar. An diesen Werten hat sich für 2021 nichts geändert. Unverändert ist auch die Regelung zu den Abzügen: Für ein Frühstück sind 20 % und für ein Mittag-/ Abendessen jeweils 40% von der für die „Zwischentage“ (24-stündige Abwesenheit) geltenden Verpflegungspauschale in Abzug zu bringen. Für Inlandsreisen bedeutet dies bei 28 Euro maximalem Pauschalsatz für ein Frühstück 5,60 Euro und für ein Mittag- und Abendessen je 11,20 Euro Abzug. Bei einer sogenannten Vollverpflegung bleibt kein Restbetrag für den Reisenden. Wichtig: Eine Kürzung ist auf maximal 0 Euro vorzunehmen.

In Fällen, da Mitarbeiter kostenfreie Mahlzeiten erhalten, ohne dass ihnen eine Verpflegungsmehraufwendung laut Gesetz zusteht, also vor allem bei einer Mahlzeit ohne Reise oder bei Reisen mit einer Dauer von unter 8 Stunden, sind anstelle der Mahlzeitenabzüge die Sachbezugswerte in Ansatz zu bringen. Diese können lohnversteuert werden oder alternativ auch durch die Mitarbeiter in der Reisekostenabrechnung zum Abzug gebracht werden. Diese Sachbezugswerte werden jährlich angepasst.

Sachbezugswerte für kostenfreie Mahlzeiten

Art der Mahlzeit

Sachbezugswert 2020

Sachbezugswert 2021

Frühstück

1,80 Euro

1,83 Euro

Mittag- bzw. Abendessen je

3,40 Euro

3,47 Euro

Diese Werte gelten für Inlands- und Auslandsreisen gleichermaßen.

Was zählt als Mahlzeit?

Auch nach vielen Jahren der Gültigkeit der Regeln gab es weiterhin Diskussionen und Unstimmigkeiten darüber, was als Mahlzeit bzw. Imbiss im Sinne der Abzugsnotwendigkeit gewertet wird. Das BFH Urteil vom 3. Juli 2019, VI R 36/17, BStBl II 2020 hat dies geklärt und ist nun Bestandteil des neuen BMF Schreibens geworden. Kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder ähnliche Knabbereien die in Flugzeugen, Zügen oder zu anderen Anlässen angeboten werden, gelten nicht als Mahlzeit. Gleiches gilt für unbelegte Brötchen, Laugenstangen oder andere Backwaren. Diese Snacks entsprechen laut dem BFH nicht den Kriterien für eine Mahlzeit, somit entfällt ein möglicher Abzug.

Wie werden Mahlzeiten in Verkehrsmitteln gewertet?

Weiterhin kommt es von Reisenden immer wieder zu der Rückfrage, woran man es festmacht, welche Art der Mahlzeit in Abzug zu bringen ist. Ist die Uhrzeit der Mahlzeit ausschlaggebend oder die Mahlzeit als solches, also deren inhaltliche Gestaltung. Insbesondere auf Langstreckenflugreisen ist das ein beliebtes Thema. Das BFH Schreiben sieht vor, dass der Reisende selbst am besten bewerten kann, welche Mahlzeit durch die kostenfrei gestellte Nahrung ausgeglichen wird. Hier gibt das BMF also einen Freiraum. Wie sollte es auch anders sein? Wer kann schon sagen, um welche Uhrzeit ein Essen serviert wurde, wenn der eine Reisende seine Uhr schon beim Abflug auf die Ortszeit des Ziels umstellt und der andere dies erst bei der Ankunft macht? Letztlich würden dann in einem Flugzeug die Reisenden ein und dieselbe Mahlzeit mal als Frühstück und mal als Abendessen definieren. Die Vertrauensbasis ist hier also das Mittel der Wahl. Allerdings bleibt es wichtig, die Mahlzeiten auch tatsächlich in Abzug zu bringen. Sollten jetzt Reisende der Ansicht sein, „das bisschen reicht mir nicht als Nahrung oder Abendessen-Ersatz“, dürfte das auf Dauer ein Problem darstellen. Aus diesem Grund gibt es in Reiserichtlinien teils klare Anweisungen, wie viele Mahlzeiten bei Flügen abzuziehen sind, beispielsweise machen Unternehmen dies an der Dauer des Fluges fest. Sollten in Unternehmen also zu viele Reisende eher dazu neigen, keine Abzüge vorzunehmen, ist eine Regelung innerhalb der Reiserichtlinie angeraten.

Was ist mit nicht eingenommenen Mahlzeiten?

Ein weiterer Dauerbrenner an Fragen und Diskussionen in den Reisekostenabrechnungsstellen sind Mahlzeiten, die nicht eingenommen werden. Beispielsweise, wenn das Hotel nur Übernachtung inklusive Frühstück anbietet oder im Flugzeug eine Mahlzeit angeboten wird, die der Reisende ablehnt oder verschläft. Ein Urteil dazu erging am BFH dazu am 7.7.2020. Fazit: Es ist nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich einnimmt. Und ergänzend gab es die klare Entscheidung: Aus welchen Gründen der Arbeitnehmer eine ihm von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht einnimmt, ist ebenfalls unerheblich.

Die aktuellen Auslandspauschalen

Meist werden jedes Jahr rund 20% der Pauschalsätze überarbeitet. Die Liste des BMF umfasst rund 180 Länder, und für einige Länder noch separate Städtepauschalen. Für Länder, die nicht aufgeführt sind, gelten grundsätzlich die Sätze von Luxemburg. Bei Übersee- oder Außengebieten gelten die Sätze des Mutterlandes. Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Wichtig ist der Hinweis auf den Tätigkeitsort, eine reine Zwischenlandung oder Übernachtung auf einer Anreise/Heimreise zählen also nicht! Dies ist auch wirksam, wenn Reisende im Ausland tätig sind, aber grenznah im Inland übernachten. Sie erhalten dann die Auslandspauschale des Tätigkeitsortes, der Abzug für das Hotelfrühstück im Inland wird, anders als manche Reisenden sich das wünschen, nicht mit 5,60 Euro wie im Inland üblich, sondern eben mit 20 % des Auslandsgeldes für die 24-stündige Abwesenheit bewertet. Der Abzug richtet sich also nach der Pauschale, die gezahlt wird und nicht nach dem Land, in dem die Mahlzeit eingenommen wird. Gleiches gilt, wenn der Reisende grenznah wohnt und den Tag im Ausland tätig ist: Hier erhält er auch die Auslandspauschale, ein Frühstücksabzug entfällt natürlich, wenn er zuhause übernachtet. In diesem Fall gelten bei mehrtägigen Auslandstätigkeiten allerdings jeweils die geringeren Pauschalen, da die Geschäftsreise nicht über mehrere Tage stattfindet, sondern immer wieder abends in der eigenen Wohnung endet. Handelt es sich um An- oder Rückreisen ohne Tätigwerden, bestimmt sich das Auslandstagegeld nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Wurde der Reisende tätig, wird bei An- und Abreise in der Reisekostenabrechnung die Pauschale des jeweils letzten Tätigkeitsortes angesetzt.

Für sogenannte „Zwischentage“, also ganze Tätigkeitstage, die nicht auf einen Anreise- oder  Abreisetag fallen, gilt immer die Pauschale des Landes, das der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Für Tage, die komplett in einem Verkehrsmittel, zum Beispiel Flugzeug oder Schiff verbracht werden, sind die Sätze von Österreich in Ansatz zu bringen.

Wichtig zu wissen: Zwischenstopps werden nicht berücksichtigt.

Ein Beispiel: Flugreise von Frankfurt nach Sydney. Abreise um 14 Uhr am 1.2. und Ankunft in Sydney am 3.2. um 7 Uhr.

1.2. – Inlandspauschale

2.2. – Auslandstagegeld für Österreich

3.2. – Auslandstagegeld für Australien/Sydney

Für 2021 haben sich nur rund 10% der Pauschalen geändert, das ist erstaunlich wenig. Möglicherweise war es in einigen Ländern aufgrund von Corona schwierig, Antworten zu erhalten, denn die Auslandspauschalen werden nach einem recht aufwendigen System ermittelt, u. A. mit Abfragen in den jeweiligen Ländern/Konsulaten/Behörden. Die genauen Pauschalen sind dem BMF Schreiben zu entnehmen.

Änderungen für folgende Länder

China: für die Städte und China (bis auf Hongkong) wurden die Pauschalen teils um 6 Euro (Chengdu, Kanton) bzw. 8 Euro (Shanghai) erhöht, während sie für Peking von 46 Euro auf 30 Euro reduziert wurde. In China allgemein wurde die Pauschale um 2 Euro gesenkt.

Irland: Die Pauschale wurde deutlich erhöht, von 44 auf 58 Euro.

Schweiz: Hier wurde die Pauschale für Genf und die Schweiz allgemein um 2 Euro erhöht.

Weitere Änderungen gab es für Albanien, Andorra, Botsuana, Burundi, die Elfenbeinküste, Gambia, Kenia, Republik Kongo, Republik Korea, Kuwait, Liechtenstein, Nepal, Niger und Rumänien.

Umsetzung der neuen Auslandspauschalen

Sollte die Abrechnung in Ihrem Unternehmen über eine Reisekostensoftware abgewickelt werden, sollten Sie prüfen, ob zum Jahreswechsel die Werte korrekt aktualisiert wurden. Dies ist nicht bei allen Tools eine Selbstverständlichkeit, und auch nicht bei allen im Service enthalten. Einige Tools stellen eine Tabelle zur eigenen Pflege zur Verfügung, andere bieten ein Update-Dokument zum Einlesen an. Viele Anbieter haben die Jahres-Updates aber als Standardservice. Dann ist es wichtig, im Unternehmen zu entscheiden, ob die Veränderungen 1:1 übernommen werden sollen. Wenn Sie andere Entscheidungen treffen, ist das entsprechend zu kommunizieren und in der Software einzurichten, damit die Differenzen zu den steuerlich festgelegten Pauschalen entsprechend ermittelt und korrekt behandelt werden kann. Einige Unternehmen übernehmen beispielsweise zwar die Verpflegungsmehraufwendungen, nicht jedoch die maximalen Übernachtungspauschalen, weil diese teils höher ausfallen als die möglichen Hotelkosten. Um zu verhindern, dass die Mitarbeiter sich die Übernachtungspauschale auszahlen lassen, obwohl sie im Hotel übernachten, untersagen Unternehmen teilweise die Erstattung über Übernachtungspauschalen im Ausland. Andere Unternehmen legen eine eigene „Auslandsübernachtungspauschale“ fest, Beträge zwischen 50 und 80 Euro sind häufiger zu finden. Sie sind als Arbeitgeber frei, die Werte festzulegen, sofern kein Tarifvertrag gegen eine firmeneigene Lösung spricht.

Auf jeden Fall ist bei individuellen Lösungen darauf zu achten, dass bei jeder Pauschale, die von den Tabellen des BMF abweicht, eine mögliche Überzahlung entsprechend an die Gehaltsabteilung für die Lohnversteuerung übermittelt wird. Geringere Werte bei Verpflegungsmehraufwendungen können Mitarbeiter bei der Einkommensteuererklärung in Ansatz bringen, doch Achtung: Dies gilt nicht für die Übernachtungspauschalen im Ausland, hier hat das BMF die Erstattung im Rahmen der Einkommensteuererklärung untersagt. Immer wieder gibt es Diskussionen mit Mitarbeitern oder Betriebs-/Personalräten, weil die Auslandspauschalen meist deutlich höher sind als die 14 und 28 Euro in Deutschland. Der vom BMF immer wieder genannte Grund lautet: In seinem Heimatland kennt man sich aus, fühlt sich zuhause (zumindest sprachlich) und kann daher günstiger für die eigenen Mahlzeiten sorgen als im Ausland. Daher erhält ein Reisender in Österreich beispielsweise maximal 40 Euro gegenüber 28 Euro in Deutschland. Es ist müßig, darüber zu diskutieren. Wenn sich Unternehmen an die steuerlichen Regelungen halten, kann sich die Abrechnungsstelle darauf zurückziehen, dass es staatlich festgelegte Werte sind. Sobald ein Unternehmen Ausnahmen macht, kann das zu einer ständigen Diskussion über die Höhe der festgelegten Pauschalen führen. Daher sollten Unternehmen die Auswirkungen solcher firmenindividuellen Pauschalgestaltungen genau überdenken.

Mehrwertsteuerregelungen in 2021

Zum 31.12.2020 ist die grundsätzliche Reduzierung der Mehrwertsteuer von 19% auf 16 % und von 7% auf 5% aufgehoben worden. Bei den Reisekostenabrechnungen ist auf das Leistungsdatum zu achten, damit sichergestellt ist, dass der ausstellende Dienstleister die korrekten Mehrwertsteuersätze in Rechnung gestellt hat.

Wichtig: Die Reduzierung der Mehrwertsteuer für Gaststätten von 19 % auf 7% (bis 31.12.2020 auf 5%) hat bis zum 30.6.2021 Gültigkeit! Bitte bedenken Sie dies bei der Bearbeitung von Bewirtungsrechnungen.

Steuersätze und Zeiträume im Überblick

1.7.2020 - 1.1.2021

5 % Mehrwertsteuer für Speisen in der Gastronomie

1.1.2021 - 30.6.2021

7 % Mehrwertsteuer für Speisen in der Gastronomie

1.7.2021 - 31.12.2021:

Rückkehr zur Regelbesteuerung 19% Inhouse und 7% TakeAway

Über die Expertin

Andrea Zimmermann ist seit über 25 Jahren spezialisiert auf die Prozessoptimierung im Bereich Geschäftsreisen und Veranstaltungen. Sie ist Inhaberin der Unternehmensberatung btm4u in Darmstadt, Trainerin und Coach sowie VDR-Fachausschussleiterin.

Endlich Durchblick

Für kleine und mittlere Reisevolumen bietet btm4u mit Smart Consulting eine Analyse der bisherigen Kosten und Prozesse im Rahmen einer schriftlichen Befragung und Workshops mit einem Gesamtaufwand von wenigen Tagen an. Mehr Infos unter www.btm4u.net.