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Reisekostenabrechnungen sind aufwendig und teuer

Reisekostenabrechnungen zählen heute zu den großen Kostenverursachern und Zeitfressern in Unternehmen. Zu dieser Erkenntnis kommt eine aktuelle Studie der GBTA Foundation und HRS, bei der weltweit über 500 Reiseverantwortliche aus Unternehmen befragt wurden.

Der Studie nach nimmt jede Reisekostenabrechnung für eine Geschäftsreise mit Übernachtung im Unternehmen durchschnittlich 20 Minuten Zeit in Anspruch und verursacht Prozesskosten von 53 Euro. Zudem sind die Abrechnungen fehleranfällig: Etwa jede fünfte Abrechnung ist falsch und es fallen somit noch einmal 18 Minuten und 47 Euro für die Korrektur an.

Bezogen auf Deutschland, wo laut VDR Geschäftsreiseanalyse im vergangenen Jahr 175,8 Millionen Geschäftsreisen erfolgten, ergeben sich damit alleine hierzulande Prozesskosten in Milliardenhöhe - und ein erheblicher Zeitaufwand für reisende Mitarbeiter.

Das Tückische an diesen Zahlen ist, dass sie als indirekte Kosten oft nicht erkannt werden. "Auf der Suche nach Einsparpotenzialen schauen die meisten Unternehmen nur auf die direkten Kosten, also etwa die Preise für Bahnticket, Flug oder Hotelübernachtung. Dabei bietet eine Prozessoptimierung in der Reisekostenabrechnung erheblich mehr Einsparpotenzial. Schlüssel hierfür ist ein automatisierter und digitalisierter Prozess, der manuelle Eingaben und das Anheften von Belegen überflüssig macht", sagt Tobias Ragge, Geschäftsführer von HRS. So konnte ein Kunde von HRS durch digitale Abrechnungsprozesse Kosten von rund 50 Prozent einsparen. 



Europa setzt noch auf Papier - Nordamerika bereits digital

Gerade in Europa ist die Einreichung von Papier-Quittungen bei 81 Prozent der Abrechnungen noch weit verbreitet. Mobile Belege, etwa mit dem Smartphone abfotografierte Quittungen, die in Nordamerika mit 61 Prozent von der Mehrheit der Unternehmen unterstützt werden, sind in Europa noch eine Nische (16 %). Gescannte Quittungen, mit 84 Prozent ein Standard in Nordamerika, werden in Europa nur bei vier von zehn Unternehmen eingesetzt. Auch bei elektronischen Quittungen, wie etwa via E-Mail, liegt Europa mit 33 Prozent weit hinter Nordamerika (62 %), Lateinamerika (56 %) und Asien-Pazifik (41 %).

 

Aufholbedarf bei zentraler Bezahlung von Hotelübernachtungen

Professionell gehen die meisten Unternehmen hingegen mit der Buchung von Flügen um: Bezahlmethoden, die direkt über das Unternehmen laufen (z. B. Unternehmens-Kreditkarte), kommen hierbei doppelt so häufig zum Einsatz wie bei Hotelbuchungen. Hier sind Bezahlmethoden gängiger, bei denen der Mitarbeiter in Vorleistung tritt und die Kosten nachträglich vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Mit digitalen Bezahllösungen entfällt die unpopuläre Vorauszahlung und die Daten werden direkt in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingespielt. Durch detaillierte Informationen und eine hohe Datenqualität können Firmen weitere Einsparpotenziale bei ihren Ausgaben identifizieren. Tobias Ragge: "Unternehmer sollten den Hotelaufenthalt holistisch betrachten - von der Buchung über den Check-in, die Bezahlung bis hin zur Abrechnung und Archivierung. In den einzelnen Prozessschritten steckt ein enormes Einsparpotenzial."

 

Das Whitepaper kann hier kostenfrei heruntergeladen werden.


Zur Umfrage

Die GBTA Foundation und HRS haben 533 Reiseverantwortliche (Travel Manager) in Unternehmen weltweit (42 % Europa, 38 % Nordamerika, 12 % Lateinamerika und 8 % Asien/Pazifik) befragt. Die Befragung fand vom 22. September bis 6. Oktober 2015 statt. Die GBTA Foundation ist die Forschungsorganisation der internationalen Geschäftsreisevereinigung GBTA.

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