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Reisekostenabrechnung optimieren

Das Reisekostenrecht ist kompliziert - Fehler bei der Reisekostenabrechnung scheinen daher vorprogrammiert. Doch mit einer zeitgemäßen Softwarelösung sind auch Unternehmen mit individuellen Regelungen für jede Steuerprüfung gewappnet.

Die meisten Fehler bei der Reisekostenabrechnung liegen im Bereich der Verpflegungspauschalen. Das

Unternehmen Viatos nennt vier typische Fehlerquellen, die erfahrungsgemäß bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen erfolgen.

 

Fehlerquelle 1: Zahlt ein Unternehmen höhere Pauschalen, als vom deutschen Einkommensteuergesetz vorgesehen, so ist dies durchaus legitim, es muss aber unbedingt auf eine vorschriftsmäßige Kürzung geachtet werden. Der freiwillige zusätzliche Anteil, der vom Arbeitgeber gezahlt wird, ist komplett steuerpflichtig und darf in der Reisekostenabrechnung nicht gekürzt werden.

 

Fehlerquelle 2: Erhalten Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen, die geringer sind als die im EStG verankerten Sätze, werden die Werbungskosten oft falsch berechnet. Die Kürzung muss immer auf Basis der gesetzlich verankerten Sätze erfolgen und NICHT auf Basis der individuell niedrigeren Pauschalen.

 

Fehlerquelle 3: Bei der manuellen Abrechnung von zwei getrennten Geschäftsreisen an einem Tag kommt es auch häufig zu Fehlern, die mit einer professionellen Softwarelösung wie Viatos vermieden werden können. Hier dürfen nur Verpflegungspauschalen von maximal 12 Euro zur Auszahlung kommen, fälschlicherweise  werden oft 2x12 Euro ausgezahlt.

 

Fehlerquelle 4: Für eintägige Geschäftsreisen (ohne Übernachtung), die erst nach Mitternacht enden, werden häufig fälschlicherweise zusätzlich 12 Euro, also insgesamt 24 Euro als Verpflegungspauschale für den begonnenen Folgetag angesetzt. Korrekt ist lediglich die Abrechnung von insgesamt höchstens

12 Euro, die dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden, wenn die Abwesenheitsdauer größer als 8 Stunden war. Der Folgetag darf bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung gar nicht berücksichtigt werden.

 

Mit professionelle Softwarelösungen können solche Fehler vermieden werden. Mehr Informationen zum Thema finden Sie unter www.viatos.de.

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