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Gut unterwegs

So könnte das Inhaltsverzeichnis Ihrer Reiserichtlinie aussehen

Beim Erstellen einer Reiserichtlinie für Ihr Unternehmen können Sie sich an folgender Liste orientieren. Diese Punkte sollten enthalten sein:


Vorwort der Geschäftsleitung

Allgemeine Regelungen

Geltungsbereich

Zweckmäßigkeitsprinzip

Genehmigungsverfahren

Vorteils-/Nachteilsregelung

Risikostreuung bei der Transportmittelwahl

Begriffsbestimmungen 

        - Was ist eine Dienstreise?

        - Was ist eine "regelmäßige Arbeitsstätte"?

        - Was ist die Dreimonatsfrist?

Besonderheiten bei Einsatzwechseltätigkeit

Besonderheiten bei Fahrtätigkeit

Beleganforderungen

Verbindung von Geschäfts- und Privatreisen

Mitnahme von Ehegatten/Lebensgefährten

Folgen bei Zuwiderhandlung

Reisevorbereitung

Alternativen zur Geschäftsreise 

         - Webmeetings

         - Videokonferenzen

         - Telefonkonferenzen

Bestellung der Reiseleistungen

Gruppenreisen/Meetings/Konresse/Events

Zahlungsarten

Auslieferung der Reiseunterlagen

Reisestornierungen und Umbuchungen

Reisekostenvorschüsse

Dauerhafte Reisekostenvorschüsse/Fremdwährungen

Mitarbeiterkreditkarten/Corporate Card

Visumanträge

Versicherungen

Zollabwicklung, außenwirtschaftliche Vorschriften

Geldwäschegesetz 


Abrechnungsfähige Reisekosten:

Flug 

         - Abhängigkeiten

         - Allgemeine Regelung

         - Sondertarife

         - Entscheidung zu Low Cost Airlines

         - Reisefenster

         - Umsteigeverbindungen

         - Ausnahmegenehmigungen

         - Bevorzugte Fluggesellschaften (Preferred Airlines)

         - Bonusprogramme (z. B. Miles & More)

         - Firmenspezifische Besonderheiten

         - Elektronische Tickets (ETIX)

         - Gepäckbeschädigung/-verlust

         - Entschädigungen für Verspätungen oder Umbuchungen

         - Verlorene Flugscheine ("Lost Documents")

         - Einsatz von Privat- /Firmen- und Charterflugzeugen

Zug 

         - Abhängigkeiten

         - Sondertarife

         - BahnCard

         - Firmenkundenabonnement (FIA)

         - Elektronische Tickets (BahnTIX)

         - Bahn-Online Ticket

         - Stornierungen / Umbuchungen  

Mietwagen

         - Anmietung an Flughäfen/Bahnhöfen

         - Betankung

         - Winterreifen

         - Preferred Card-Programme

         - Versicherungen

         - Haftungsfragen

         - Internetangebote und Nebenkosten Fuhrpark

Privatwagen

Übernachtungskosten  

          - Kriterien für die Hotelwahl

          - Hotelfrühstück

          - Übernachtung ohne Beleg

          - Stornierungen/Umbuchungen

          - Langzeitbuchungen

          - Kosten für No-Shows

Verpflegungsmehraufwendungen

          - Abzüge für das Hotelfrühstück

          - Abzüge bei Vollverpflegung     

Sachbezugswerte

Sonstige Reisekosten

Telefon

Öffentliche Verkehrsmittel

Taxis

Gepäckbeförderung/Übergepäck

Flughafen-/Ausreisegebühren

Visum- und Paßgebühren

Impfungen

Trink-/Bedienungsgelder

Straßengebühren

Parken

Motorschaden

Diebstahl

Unfallkosten

Wäsche

Nicht abrechnungsfähige Reisekosten

Überzahlungen (lohnsteuerpflichtige Anteile)

Geschäftsessen/Bewirtungen

         - Unterscheidung: Bewirtung oder Arbeitsessen?

         - Abrechnung

Doppelte Haushaltsführung und Umzugskosten

         - Probezeit

         - Übernachtungspauschale

         - Pauschalerstattung

         - Familienheimfahrten

         - Maklerkosten/Doppelte Mietbelastung/Zweitwohnung

         - Wohnungssuche

         - Umzug mit Spedition

         - Umzug mit Mietfahrzeugen

         - Relocationservice

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